Când un colaborator mi-a atras atenția asupra unui articol mai vechi de producție de e-mail de George Kao care făcea din nou rundele, m-a făcut să conștientizez că lupta inbox este reală. Tocmai m-am întors dintr-o lună de miere de trei săptămâni în Japonia, așa că știu de la prima mână cât de adevărat este acest lucru. Există o adevărată abordare în gestionarea căsuței de e-mail și, dacă nu chiar o artă, atunci o educație. De-a lungul călătoriei noastre, soțul meu, care practic se străduiește în orice moment să primească inbox zero, ar fi aruncat o privire la telefonul meu, ar vedea pictograma poștală și numărul care se plimba undeva în jurul valorii de 400 și ar fi agitat.
„Asta mă stresează”, a spus el, și practic puteam să văd transpirația care i se încolăcea pe frunte. Dar, am fost în vacanță! Și aveam un respondent din oficiu - pentru contul meu de muncă și adresa personală! Nimeni nu se aștepta la nimic de la mine și am fost confortabil cu fața în jos a acestui număr tot mai mare la întoarcerea mea.
Desigur, detaliile inbox, deși uneori obositoare, sunt, de asemenea, exigente. Nu contează dacă îți verifici mesajele luni dimineață, după ce ai deconectat tot weekendul sau în mijlocul după-amiezii, într-o joi întâmplătoare. Dacă nu știți în câteva secunde dacă mesajul necesită - să nu mai vorbim, merite - un răspuns, probabil că pierdeți minute prețioase de lucru încercând să le dați seama.
Subtitlul piesei lui Kao, „Cum să ajungi în mod regulat la Inbox Zero” mi-a amintit de importanța de a ști pur și simplu la ce să răspund și când. Această conștientizare poate însemna diferența dintre o casetă de curgere debordantă și una îngrijită și ordonată. Iată câteva sfaturi rapide pentru a vă ajuta să decideți.
1. Căutați indicii
Uneori, ele sunt evidente. Unul dintre colegii mei transmite câteva e-mail-uri referitoare la evenimente, studii și rapoarte, dar mereu notează: „Simțiți-vă liber să arhivați.” La început, m-am simțit de parcă poate că am fost nepoliticos, fără să răspund cel puțin răspunzător de răspunsuri („Mulțumesc!”), dar am realizat repede că nota ei flagrantă despre arhivare însemna că nu dorește și nu avea nevoie de răspuns.
Dacă nu aveți un astfel de indiciu direct, citiți-l din nou și gândiți-vă cu adevărat la impactul răspunsului dvs. asupra notei. Dacă nu s-ar spune, o persoană din departamentul dvs. pur și simplu împărtășește un proiect la care lucrează și nu aveți în prezent nimic de adăugat, nu atinge răspunsul doar din motive de confirmare a primirii.
2. Scoateți o întrebare
Ca și în cele de mai sus, acest lucru va fi adesea simplu. Dacă există o întrebare clară la care intenționați să răspundeți, atunci, evident, este necesar un răspuns și poate unul rapid în acel moment - sau unul în 24 de ore. Deoarece nu toată lumea care vă adresează este garantată să scrie cele mai elocvente sau e-mail-uri la punct, este posibil să fiți nevoit să treceți prin paragrafe pentru a vedea dacă există ceva acolo pentru a răspunde.
Dacă ați stabilit că nu există nicio întrebare, dar aveți propriile întrebări, răspundeți pentru toate clarificările. Merită să urmăriți și să adăugați la inbox-ul cuiva dacă are potențialul de a salva neînțelegerile viitoare.
3. Vorbiți - dacă doriți să fiți auziți
Acesta este cel mai dificil din grămadă, dar odată ce veți obține atârnarea acestuia, va deveni ca a doua natură. De multe ori, veți primi e-mailuri care în mod clar nu vă solicită nimic. Puteți primi un răspuns la ceva pe care l-ați trimis, feedback despre un proiect pe care l-ați finalizat, sfaturi pentru gestionarea unei situații, intel despre un obiectiv specific departamentului. Dacă nu aveți nimic nou de adăugat la conversație sau dacă puteți să luați cu atenție comentariul și să continuați cu jobul, atunci vă puteți simți în largul dvs. că nu răspundeți.
Dar dacă, pe de altă parte, vă simțiți obligat să vă exprimați - de dragul de a vă lămuri pe voi sau de a afla o decizie pe care ați luat-o sau de a oferi o perspectivă nouă, atunci desigur ar trebui să apăsați pe butonul de răspuns. Acest lucru poate fi valabil mai ales dacă mediul dvs. de lucru este unul care încurajează gândirea independentă și contribuie la subiectele discutate.
Nu trebuie să spunem că buletinele informative, e-mailurile în masă sau orice altceva care se simte ca o lectură opțională nu necesită un răspuns. Dacă vi se pare util, puteți crea foldere în conformitate cu sugestiile Kao, iar organizarea intrării dvs. și menținerea acesteia se va simți practic automată.
Un alt lucru de luat în considerare este acesta: puneți-vă în locul expeditorului. Dacă ai fi fost cel care a trimis acel mesaj, ai căuta un răspuns? Cu toate că există cu siguranță momente în care să exprimați mulțumirile, dacă corespundeți în mod regulat cu cineva sau aveți o mulțime de întoarceri - unele dintre acestea necesită un răspuns mai gândit - probabil puteți lăsa e-mailul în siguranță și aveți grijă să nu trimiteți un un răspuns inutil cu două cuvinte pentru cineva care, ca și tine, încearcă cel mai probabil să primească inbox zero.
