E-mailul, ca orice formă de comunicare, este un lucru personal. Modul în care verificați, gestionați și trimiteți totul, de la o singură linie la misive electronice, este adesea un amestec de preferințe și obiceiuri.
Acestea fiind spuse, există câteva reguli tăiate și uscate pe care ar trebui să le respectăm cu toții pentru a profita la maxim de comunicarea prin e-mail, de productivitatea și de timpul nostru. Citiți mai departe pentru trei greșeli comune de primire, cum vă doare la locul de muncă și cum puteți face schimbarea pentru o mai bună gestionare a e-mailului.
Greșeala nr. 1: lăsarea e-mailurilor în căsuța de e-mail
Voi începe cu cel mai controversat: lăsând toate mesajele de e-mail în căsuța de e-mail. Știu că credeți că este la fel, indiferent dacă lăsați e-mailurile în căsuța de e-mail după ce v-ați ocupat sau nu de acestea, dar creierul vostru cerșește să difere. Un studiu din 2011 realizat de Institutul de Neuroștiință al Princeton a stabilit că „atunci când mediul tău este aglomerat, haosul îți restrânge capacitatea de concentrare”. Acest lucru este valabil și pentru mediul dvs. virtual; cu cât puteți vedea mai multe e-mailuri - chiar și cele care nu mai contează - cu cât creierul dvs. va petrece în mod inconștient gândindu-se la ele.
Cercetările sugerează că reducerea aglomerării inbox vă va face mai puțin distras, mai productiv și mai capabil să prelucrați informațiile. Dacă acesta nu este un motiv bun pentru a adăuga acele 3.679 de e-mailuri vechi în căsuța de e-mail, nu știu ce este.
Cum se face schimbarea
Începeți să utilizați mesaje primite doar pentru e-mailuri noi. Dacă ați terminat cu un e-mail, acesta ar trebui să fie arhivat, arhivat sau șters (a se vedea mai jos pentru care să utilizați când). Puteți căuta oricând orice e-mail de care aveți nevoie mai târziu.
Greșeala 2: Ștergerea când ar trebui să fiți arhivat sau arhivat (și vice versa)
Așadar, acum când utilizați inbox-ul dvs. doar pentru e-mailuri noi (hurray!), Întrebarea este: ce ar trebui să faceți cu tot e-mailul cu care ați terminat?
Opțiunile sunt: a) șterge sau b) fișierul din folderul relevant (sau arhiva, pentru utilizatorii Gmail). Mulți oameni fac greșeala de a privi prea departe la extreme: fie ștergerea tuturor mesajelor, fie păstrarea tuturor. Adevărul este că un echilibru sănătos este cea mai bună soluție. Acordarea e-mailurilor de care nu aveți nevoie contribuie la cota de stocare în contul dvs. de e-mail și îngreunează găsirea e-mailurilor pe care doriți să le păstrați atunci când le căutați. Și supra-ștergerea? S-ar putea să ajungeți ca prietenul meu care a șters un e-mail de confirmare a zborului și aproape că a ratat zborul său.
Cum se face schimbarea
Când ați terminat cu un e-mail, luați două secunde pentru a vă gândi dacă poate doriți să aveți acces la el în viitor. Dacă nu: Timpul de ștergere. Dacă da: Arhivați sau arhivați!
Greșeala nr. 3: Utilizarea căsuței de e-mail ca listă de activități
Pentru persoanele care nu adoră listele de făcut, o soluție ușoară (sau așa cred ei) este să folosească inbox-ul ca unul. Acum, când vine vorba de sarcini standard legate de e-mail, cum ar fi „Răspundeți la e-mailul lui Jerry despre orele de întâlnire”, cred că acei oameni au murit. Aceste sarcini nu ar trebui să fie deloc pe o listă de activități, ar trebui doar să răspundă ca parte a desfășurării normale a activității.
Dar pentru sarcini adevărate, cum ar fi „Creați propunere pentru un nou client” sau „Chirie birou de plată”, recomand cu tărie să găsiți un sistem de liste de rezolvat, care să funcționeze pentru dvs. și să vă respectați. De ce? Pentru că, dacă doriți să faceți cele mai importante sarcini în fiecare zi, trebuie să puteți să acordați prioritate și să vă concentrați lista de sarcini. Utilizarea intrării tale ca listă de activități îți pune timpul în mâinile altora. Cu fiecare e-mail nou apare un nou lucru, indiferent dacă îți place sau nu. Dar a trebui să adăugați în mod conștient o sarcină pe lista de activități este o șansă de a determina dacă ar trebui să efectuați asta chiar acum, în loc de alte lucrări.
Încă nu ești convins? Jill Duffy, Leo Babauta și Jesse Garner fac și cazuri excelente pentru acest lucru.
Cum se face schimbarea
Accesați căsuța de e-mail și scoateți orice doză de acțiune. Dacă acesta a fost singurul lucru care face ca acea e-mail să merite inbox, arhiva, fișierul sau ștergeți e-mailul acum. Și OK, dacă insistați cu adevărat să utilizați inbox-ul ca listă de activități, încercați Mailbox, o aplicație care vă poate ajuta să transformați e-mailurile în do-dos și să le scoateți din inbox.
