Iată o situație deloc nerealistă: imaginați-vă că în ultima vreme gestiunea dvs. de primire a preluat atât de mult timp și energie încât începeți să simțiți că ar trebui să fie așa. Aceste trucuri de e-mail pe care le vedeți online nu se aplică cu adevărat situației dvs., deoarece scriitorii nu pot înțelege detaliile complicate ale jobului dvs. specific sau responsabilitățile care îi revin.
Dacă acest lucru pare familiar, există șansa de a arăta cât de scăpat de e-mail a fost controlat. De fapt, este posibil ca inbox-ul tău să fie în modul de reîncărcare completă și să te învinovățești pentru neregulitatea ei atunci când ai putea evita problema cu totul. Citiți mai departe câteva semne că nu sunteți singur în luptele dvs., plus modalități de a le rezolva!
Nu uitați: puteți prelua controlul.
1. Obțineți mai multe e-mailuri decât puteți răspunde
De ce este de fiecare dată când răspundeți la un singur mesaj, încă 10 apar? În trecut, ați petrecut ore în șir, răspunzând și răspunzând, doar pentru a rămâne în urmă cu privire la obiectele de acțiune reale din lista de sarcini care vă așteaptă atenția. Nu există un echilibru sănătos între a fi la curent și, bine, a tinde spre orice altceva în viața ta. Poate că relația dvs. cu căsuța de e-mail nu este ceea ce era înainte.
De ce se întâmplă asta?
Vă tratați e-mailurile ca și cum toate au o greutate egală. Poate aveți o politică de primă intrare, de primă ieșire, în care răspundeți la tot ceea ce ați așteptat cel mai mult timp pentru răspunsul dvs. și vă lucrați până acum. Sau poate aveți o politică de ultimă oră, de primă ieșire, unde începeți de sus și vă descurcați în jos.
Cum se remediază
Este timpul pentru tine să începi să prioritizezi mesajele de urgență. Puneți-vă aceste întrebări de fiecare dată când primiți una nouă:
- Este urgent?
- Există și alte persoane care sunt mai bine echipate pentru a face față?
- Necesită un răspuns?
- Este un răspuns pe care îl oferiți des?
Dacă nu este urgent, salvați-l pentru mai târziu. Nu este o TBD mai târziu, ci o oră reală pe care o setați în fiecare zi pentru a vă parcurge mesaje primite. Dacă este urgent, dar sunt multe persoane incluse, care sunt mai bine echipate să răspundă - acordați câteva minute și vedeți dacă una dintre ele o face. Dacă nu este necesar un răspuns: Nu răspundeți. Și, în sfârșit, dacă este un răspuns pe care îl oferiți deseori, gândiți-vă să utilizați o caracteristică precum Canned Responses pe Gmail sau să creați un document care are toate șabloanele dvs. într-un singur loc.
2. Ești mult prea multe buletine informative
Te trezești în fiecare dimineață cu tone de mesaje necitite, inclusiv nu mai puțin de 30 de buletine informative diferite (titluri de ultimă oră! Vânzări! Cele mai bune restaurante din zonă! Știri din industrie!). Te culci în pat, cu ochii abia deschiși și dai peste fiecare direct în coșul de gunoi. Aceasta este o parte necesară a experienței, vă spuneți voi înșivă. M-am înscris la acestea și acum acesta este prețul pe care trebuie să îl plătesc.
De ce se întâmplă asta?
Îl înțeleg: Buletinele informative sunt atrăgătoare. Cu atât de mulți mari acolo, te chinui să alegi ceea ce este de fapt valoros din ceea ce este pur și simplu interesant . De fiecare dată când găsiți o nouă digerare zilnică sau o scrisoare săptămânală care pare cu adevărat utilă, vă întrebați dacă sunteți cu adevărat sigur înainte de a preda cheile aurii către căsuța de e-mail - și sunteți. Deci vă abonați. Dar înainte de a-l cunoaște și chiar fără ca tu să ai sens pentru asta, abonamentul devine repede altul într-o lungă linie de ștergeri dimineața devreme.
Cum se remediază
Împiedicați acest lucru să se dezaboneze mai intenționat. De fiecare dată când vă abonați la un nou newsletter, acordați-vă o săptămână de încercare. Dacă la sfârșitul unei săptămâni nu ești încântat să-l deschizi (sau nici măcar nu ai făcut-o încă), atunci dezabonează-te. Fara intrebari. Știu ce gândești: Cine are timpul să facă toate astea? O faceți, cu aplicații precum Unroll.Me (pentru buletine informative) și BoxBe (pentru oameni).
3. Deseori pierzi fire de e-mail sau le uiți în întregime
Lucrezi cu alți cinci colaboratori la un proiect care urmează și cineva a început un fir pentru a-și da seama de orele de întâlnire pentru săptămâna viitoare. Ținând cont de toate celelalte sarcini pe care le aveți pe platou, vă dați seama că este bine să împingeți acest mic detaliu de planificare până mai târziu - încă mai departe, când conversația este mai dezvoltată și mai aveți de lucru. După câteva ore, te duci să cauți mesajele și ele au dispărut. Indiferent ce termeni de căutare încercați.
De ce se întâmplă asta?
Două posibilități: Inbox-ul dvs. este mult prea aglomerat sau este prea organizat. Vorbesc despre oamenii care fie scapă de tot ce este sub soare imediat sau aruncă mii de mii de mesaje necitite. Fiecare e-mail pe care îl primiți - de la șeful, vecinul, partenerul și bunica - sunt alungați în arhivă sau stau în căsuța de e-mail pentru totdeauna.
Cum se remediază
Este timpul să vă curățați inbox. Puneți deoparte o oră pe zi și dedicați-o să nu facă altceva decât să sorteze mesaje. Puteți: muta fire în foldere, utilizați etichete, steați orice aveți nevoie pentru a reveni mai târziu, consultați Boomerang sau încercați oricare dintre aceste instrumente nemaipomenite. Nu alege o metodă doar de dragul de a alege una, ci alege una care știi că are sens pentru tine. Este posibil să fi trebuit să testați câteva sisteme înainte de a găsi opțiunea perfectă, dar aveți încredere în mine, câteva ore petrecute pentru a face acest lucru vă vor economisi o tonă pe termen lung.
Dacă oricare dintre aceste scenarii vă sună familiar, este OK. Este normal să simți că inbox-ul îți conduce viața. Dar asta nu înseamnă că trebuie să renunți. În schimb, începeți să abordați problema, trimiteți prin e-mail, până când veți reveni la control.
Aveți orice trucuri de gestionare a e-mailului pe care ar trebui să încerc să nu le includ Tweet-mi @caroqliu și anunță-mă!
