Când s-a făcut corect, întâlnirile video virtuale - în special Google Hangouts - pot reuni echipe îndepărtate, asigurați-vă că toată lumea se află pe aceeași pagină și să permită tuturor să fie implicați fără atmosfera slabă a sălii de conferințe (căruia nu îi place să se răcească pe canapea pentru o întâlnire?).
Dar când a greșit? Google Hangouts poate fi o pierdere de timp uriașă, ca să nu vorbim de extrem de distractiv și incomod (pauzele de 15 secunde nu sunt niciodată distractive).
Doriți să aveți un Hangout Google eficient și de succes, care nu îi înnebunește pe toți? Iată câteva lucruri cheie de care trebuie să ții cont.
1. Planificați-vă exact cum v-ați dori pentru orice altă întâlnire
În general, doar pentru că nu trebuie să fiți fizic la birou pentru o întâlnire, nu înseamnă că puteți să vă lăsați pe pregătiri. La urma urmei, îți dorești totuși ca întâlnirea ta să funcționeze cât mai repede (și dureros).
Înțeles: Faceți un plan de joc. Dacă executați Hangout, trimiteți o agendă scurtă tuturor înainte, astfel încât să știe la ce să se aștepte și la ce să se pregătească. Dacă nu efectuați întâlnirea, sugerați-i persoanei care face acest lucru, pentru a trimite un e-mail scurt cu punctele principale de discuție. Odată m-am așezat într-o întâlnire virtuală în care persoana care o conducea a uitat să-i spună altui personal să găsească un document specific (și vital) în prealabil, astfel încât acea persoană a petrecut 20 de minute în timpul întâlnirii căutându-și căsuța de intrare. Urmărește-i pe ceilalți, stângaci, stând la calculatoarele noastre, fără să știm ce să facem.
Dar puteți evita cu ușurință acest timp pierdut, asigurându-vă că fiecare știe ce ar trebui să „aducă” cu ei în timp și este gata să participe de îndată ce se înscriu.
Un mic sfat: utilizați funcția de chat Google Hangout din partea dreaptă a ecranului pentru a scrie rapid o agendă la care toată lumea poate face referire. Nu trebuie să fie detaliat, dar poate acționa ca un indiciu pentru a menține toată lumea pe cale și concentrat.
2. Discutați formatul dinainte
Google Hangouts poate fi mult mai penibil decât întâlnirile în persoană. Atunci când tu și o grămadă de oameni stau fizic într-o cameră, este ușor să te ridici pe indicatoarele corpului pentru a-ți da seama despre cine va vorbi în continuare sau care este sentimentul general al întâlnirii. Dar când stai la un ecran al computerului incapabil să vezi nimic, cu excepția feței unei persoane? Este destul de greu.
Din nou, mult din stânjeneala poate fi redusă dacă toată lumea cunoaște în prealabil formatul întâlnirii. O persoană va vorbi mult mai mult decât toată lumea? Rugați alți membri ai întâlnirii să vină la Hangout cu microfoanele lor mutate. Ședința este o ploaie rotundă de creier? Lasă-i pe oameni să știe în ce ordine li se va cere să se prezinte, astfel încât să nu ai de a face cu toți care vorbesc între ei sau cu acele lungi, incomode „Deci, cine vrea să meargă mai departe?”. (Acestea sunt cele mai rele.)
3. Utilizați aplicațiile Google Hangout
Mulți oameni nu știu că câteva icoane pot fi salvatoare într-o întâlnire, mai ales dacă încercați să o faceți să funcționeze cât mai repede posibil.
Vedeți pictograma microfon? Acesta este un buton mut. Folosiți-l dacă împrejurimile dvs. sunt zgomotoase sau dacă tastați ceva în timp ce alții vorbesc. Este o mare amabilitate pentru ceilalți oameni din Hangout.
În plus, dacă vă aflați într-o întâlnire în care încercați cu toții să priviți un document sau o pagină web în același timp, utilizați opțiunea de captare a ecranului Google Hangout. Am fost în prea multe Hangouts Google, unde o mulțime de oameni încearcă să privească aceeași pagină web pe propriile computere (și astfel, fără să acorde atenție Hangout-ului), iar în aceste situații, acesta este un zeu.
De asemenea, Google are o mulțime de alte aplicații special pentru Hangout, așa că asigurați-vă că aruncați o privire și vedeți ce ar putea funcționa cel mai bine pentru echipa dvs. De la o tablă virtuală pe care colegii tăi se pot baza pentru o sesiune de brainstorm la o mică aplicație ciudată, care oferă tuturor mustăți și pălării amuzante, puteți găsi orice aveți nevoie pentru a face Hangout-ul mai productiv și distractiv.
În general, întâlnirile Google Hangout pot fi la fel de eficiente (dacă nu chiar mai mult) decât întâlnirile în persoană; ei iau doar un pic de practică și planificare în prealabil. Dar dacă îi puteți face pe toți pe aceeași pagină, va fi o navigare lină, neplăcută.
