În ultimele luni, am încercat să pregătesc programul organizației mele pentru 2015. Cel mai important lucru pe care trebuia să-l fac a fost să mă asigur că știu când se vor întâmpla toate evenimentele noastre. Dar înainte de a-i putea să-i încadrez în calendarul meu, a trebuit mai întâi să înțeleg ce evenimente aveam nevoie cu adevărat să planific.
Pentru non-profit, evenimentele pe care le găzduiești sunt principalele modalități prin care comunitatea ta va interacționa cu organizația ta. Și deci, este vital să te reprezinte bine. Un eveniment aruncat în grabă va arăta - și va face să pară că organizația dvs. este incompetentă. Pentru a vă asigura că găzduiți cele mai bune evenimente posibile, este important să acordați prioritate evenimentelor dvs. și să le planificați să fie cât mai eficiente.
În ultimii 10 ani în plus pe care i-am petrecut lucrând pentru non-profit, mi-am dezvoltat patru întrebări cruciale pe care să mi le pun înainte de a decide să planific un eveniment.
1. Ce are nevoie organizația noastră de la acest eveniment?
Practic, de ce aveți în vedere găzduirea acestui eveniment în primul rând? Încerci să strângi bani? Dacă da, cât de mult? Încercați să întâlniți noi suporteri sau să creați conexiuni noi? Dacă nu este o strângere de fonduri, poate încercați să atrageți noi clienți sau să educați oamenii care fac deja parte din organizația dvs. cu privire la o nouă inițiativă.
Dacă acest eveniment nu face nimic pentru tine, de ce o faci? Trebuie să stabiliți ce miză are organizația dvs. în rezultatele evenimentului înainte de a-i angaja timp și resurse pentru aceasta. Acest lucru vă va ajuta, de asemenea, să acordați prioritate evenimentului în contextul tuturor celorlalte activități.
2. Ce au nevoie oaspeții tăi de la acest eveniment?
Deși ar trebui să aveți în vedere nevoile dvs. mai întâi, evenimentul este de fapt despre oaspeții dvs. Pentru ca dvs. să vă atingeți obiectivele (pe care le-ați conturat folosind întrebarea de mai sus), trebuie să atrageți participanții să interacționeze cu dvs. în mod corect.
Vorbește cu oaspeții trecuți și potențiali despre ce le place despre evenimentele tale și despre ce le-ar plăcea în viitor. Le place să se simtă un „privilegiat” sau să fie recunoscute public pentru generozitatea lor? Unii ar putea spune că le plac evenimentele puternice și pline de viață; alții ar putea prefera o noapte mai moale. Un beneficiu bonus al acestei strategii este că persoanele intervievate vor dori cu siguranță să vadă cum le-ați luat sfaturile la următorul dvs. eveniment.
3. Cum vom face acest lucru?
Acum că aveți un sentiment de ce vor avea nevoie oaspeții dvs., trebuie să vă gândiți cum să le oferiți ceea ce vor. De exemplu, dacă oaspeții tăi trebuie să înțeleagă mai bine programul tău, poate decizi ca un client să vorbească în cadrul evenimentului despre experiența sa cu acel program special, sau arăți un videoclip și distribuie materiale de citire despre modelul tău. Sau, dacă aveți un obiectiv major de strângere de fonduri și un public iubitor de distracție, poate o licitație live este calea de urmat.
Întrucât acesta este doar un contur, nu trebuie să vă aruncați prea adânc în detalii sau să vă angajați pe deplin cu nimic. Cu toate acestea, dacă vă dați seama că nu aveți capacitatea de a organiza un eveniment care să răspundă nevoilor organizației și invitaților dvs., acum este momentul să vă dați seama. Nu trebuie neapărat să renunțați la idee, dar această întrebare vă va ajuta să vă dați seama dacă trebuie să reduceți dimensiunea sau să recrutați ajutor suplimentar.
4. Cum diferă acest eveniment de celelalte evenimente?
Nu este nimic mai rău decât să mergi la același eveniment de două ori într-un an și nimic nu poate fi mai costisitor pentru gazdă. Dacă vă gândiți să planificați un prânz, o cină și o excursie de golf pentru același grup de donatori în același an, vă puteți aștepta la oboseala donatorilor și la reducerea randamentului investițiilor. În schimb, luați în considerare să planificați un eveniment important pentru acești donatori și apoi un eveniment mai mic pentru potențialii dvs. sau pentru cei mai buni voluntari.
În acțiune
Pentru a vă ajuta să începeți, iată un exemplu de strategie pentru un eveniment pe care l-am creat recent folosind aceste patru întrebări:
De ce avem nevoie?
- Ridicați 50.000 de dolari
- Actualizați cinci donatori
- Atrage 10 noi donatori, trei la 5 K $ sau mai mari
- Introduceți o nouă campanie de capital
De ce au nevoie oaspeții?
- Să se simtă încrezători că banii lor sunt investiți cu înțelepciune
- O șansă de a vedea programul de primă mână
- Justificare pentru a da mai mult - peste prețul biletului
Cum mergem să facem asta?
- Angajează consiliul de administrație pentru a invita noi donatori
- Setați prânzuri pre-eveniment cu donatorii actuali pentru a face upgrade
- Invitați un participant la program să vorbească
- Angajați un nou designer pentru invitație și program
- Hrăniți-le bine - luați în considerare să întrebați bucătarii locali
- Configurați capacitatea de a oferi text
- Angajați o trupă
- Măriți acoperirea presei
Cum este diferit acest eveniment?
- Singura noastră cină de relaxare
- Singur eveniment vizat donatorilor noștri majori (anii 60-70, majoritatea pensionari, majoritatea voluntari trecuți sau actuali)
- Numai evenimentul la care participă de obicei toți membrii consiliului
- De obicei programat pentru primăvară, în același timp cu absolvirea clientului
Planificarea evenimentelor poate fi o sarcină istovitoare, consumatoare de timp - cu atât mai mult dacă evenimentele tale își îndeplinesc de fapt obiectivele. Pune-ți însă aceste patru întrebări și vei putea strategia mai bine pentru evenimentele tale și vei determina care sunt cu adevărat necesare și care merită organizarea ta.
