Vineri trecută la 16:30, am închis computerul, m-am curățat de birou și am plecat acasă. Unul dintre elementele pe care le-am aruncat în coșul de gunoi înainte de a pleca a fost lista mea de activități pentru săptămână: 150 de articole, toate verificate. N-am lucrat o singură noapte târziu sau dimineața devreme în acea săptămână. Și chiar am avut timp acasă să-mi fac mese cinstite, să văd prieteni, să plimb câinele și să mă uit prea mult la televizor.
Acum, înainte de a face presupuneri cu privire la conținutul listei mele de activități sau la importanța muncii mele în general, ar trebui să menționez că, în cursul acelei săptămâni, am condus o convocare a comitetului de administrație, a cerut o propunere de subvenție pentru USDA, m-am întâlnit cu directorul executiv al unei fundații majore, a fost prezentat unui antreprenor de frunte de un executiv Microsoft, a trimis trei propuneri de subvenții și a primit revizuirea mea anuală a performanței (ceea ce a fost foarte pozitiv, apropo).
Pe scurt, lucrez foarte mult în fiecare săptămână. Cum o fac fără să am o criză nervoasă - și cu timpul necesar să scot? Iată câteva sfaturi.
1. Știți ce trebuie să faceți
Deși pare evident, lucrurile care stresează cel mai mult oamenii sunt de obicei cele pe care nu știau să le aștepte. Așadar, pentru a începe săptămâna, treceți în revistă tot ce trebuie să faceți în detaliu. De exemplu, să zicem că știți că o propunere trebuie să vină vineri și este de datoria dvs. să faceți narațiunea, dar echipa financiară este responsabilă de buget. Pentru a vă asigura că întregul proiect va fi finalizat la timp, asigurați-vă că adăugați „check-in cu echipa financiară despre buget” în lista de activități.
Sunt destul de agnostic în legătură cu instrumentele pentru listele de făcut; listele scrise funcționează la fel de bine pentru mine ca soluții electronice, precum Evernote sau Asana. Dar am o regulă că întreaga listă trebuie să fie într-un singur loc. Puteți segmenta și rearanja tot ceea ce vă place, dar ar trebui să vedeți tot ceea ce trebuie să faceți dintr-o singură privire.
2. Știți ce trebuie să faceți mai întâi
Când am supravegheat personal mai puțin experimentat, am descoperit că cel mai mare blocaj rutier pentru ei nu a fost să știe cum să acorde prioritate și să le aranjeze ziua.
De exemplu, dacă s-a făcut un proiect mare în săptămâna viitoare, ei ar fi înaintat cu aburi pline până la termenul limită, în ciuda faptului că mai întâi trebuiau să adune informații de la un alt departament - informații care ar putea desface toată munca terminasem. Și, între timp, au existat și alte proiecte mai mici, pe care ar fi putut face un progres real.
Prioritățile dvs. se pot schimba, de asemenea, în funcție de starea de spirit sau de program. De exemplu, dacă am o zi deosebit de necreativă, știu că ar fi mai eficient să acord prioritate unui proiect de date. Dacă mă întâlnesc în cea mai mare parte a zilei, răspund la apeluri și e-mailuri între întâlniri, mai degrabă decât să încerc să lansez ceva mai mare într-un interval de timp atât de scurt.
Veți fi mult mai eficient dacă lucrați cu prioritățile și restricțiile dvs., în loc să încercați să le rezistați.
3. Cere ajutor
Dacă nu am câștigat altceva din munca în nonprofit, am aflat că, dacă nu întrebi, nu primești. Nimeni nu poate face munca unei organizații numai. Dacă nu aveți abilități sau timp pentru a face ceva eficient, este de datoria dvs. să solicitați ajutor.
Din fericire, lucrând pentru non-profit, pot găsi de obicei un voluntar care să mă ajute cu sarcini mai banale. Dacă am nevoie de un nivel mai înalt de expertiză, îmi scot agenda de adrese și văd dacă cunosc pe cineva care poate sugera o soluție. Recent, de exemplu, am agonizat un raport provizoriu pentru un donator. Eram la mijlocul unui program nou, așa că, deși știam că am făcut multe, nu știam cum să transmit asta în formularul de raport. Așadar, mi-am scos unul dintre prietenii mei de comunicare pentru o cafea și mi-a sugerat să concentrez întregul raport pe poveștile clienților și modul în care au interpretat noul program.
A fost un progres - unul pe care nu l-aș fi avut niciodată pe cont propriu. Donatorul i-a plăcut și m-a pus în legătură cu departamentul său de comunicații pentru a face public și mai mult programul. Odată ce am avut ideea, mi-a luat o săptămână să termin raportul - același timp pe care l-am petrecut să-mi fac griji înainte să mă întâlnesc cu prietenul meu.
4. Închideți Bucla
Știți că sentimentul satisfăcător de a verifica ceva din lista de sarcini? Nu se simte bine; este un mod important de a indica faptul că ați terminat o sarcină și puteți trece acum la altceva.
Dar înainte de a merge mai departe, veți dori să vă asigurați că aveți o înregistrare a sarcinilor finalizate undeva, astfel încât să puteți urmări dacă … AHM - nu sunt atât de eficiente ca tine. Când termin o propunere de finanțare, de exemplu, întotdeauna am pus un memento în calendarul meu pentru a urmări cu finanțatorul în opt săptămâni. Până atunci, cei mai mulți finanțatori își vor lua deciziile și, dacă nu ar fi făcut acest lucru, ar putea fi interesați să afle puțin mai multe despre organizație. În mod similar, șeful tău ar putea să nu-ți revină în legătură cu un proiect timp de câteva săptămâni dacă îl lași la dispoziție, dar un prompt după câteva zile îl poate determina să arunce o privire mai devreme.
Sunt un credincios ferm în lucrul mai inteligent, nu mai greu. Slujba mea este prea importantă pentru mine și oamenii pe care organizația mea îi servește pentru a accepta orice, în afară de cel mai bun. Dar știu, din experiență, că alergând cu mine, lucrând 60 de ore pe săptămână nu va ajuta pe nimeni până la urmă. A lucra mai eficient înseamnă rezultate mai bune și un weekend - ce ar putea fi mai bun decât atât?
