Sunteți la coadă la Starbucks. Ești primul care ajunge la o întâlnire. Doar te trezești.
Ce au în comun toate aceste situații?
De asemenea, îți verifici e-mailul și gemi la gândul că trebuie să treci prin toate.
Cine nu-și petrece o porțiune semnificativă din timp departe de gestionarea biroului - sau ar trebui să spun că încearcă să administrez - e-mailul la un telefon? Este imposibil să te îndepărtezi. Totuși, în loc să lăsați să vă streseze numărul mic de notificări (care continuă să fie din ce în ce mai mare), puteți pur și simplu să schimbați modul în care vă ocupați.
Iată patru metode pe care le-am învățat să mă ajute să rămân puțin mai înțelept.
1. Faceți telefonul să vă citească mesajele
Pentru a utiliza pe deplin naveta dvs. către și de la muncă, luați în considerare utilizarea Talkler. Este o aplicație care îți citește e-mailurile. Și nu se oprește doar acolo, ci vă permite, de asemenea, să le ștergeți pe măsură ce mergeți sau să răspundeți cu înregistrări. Asta înseamnă că puteți ține ambele mâini pe volan (sau să țineți stâlpul metroului) și să fiți totuși productivi în drum spre birou. Și o veste bună: funcționează pe platformele de schimb, precum și la majoritatea furnizorilor de e-mail de companie.
2. Citiți și acționați imediat
Imaginează-ți asta: stai la coadă așteptând cafea. Deci, aruncați o privire pe e-mailul dvs., dar apoi, înainte de a putea termina chiar de citit, este rândul dvs. la comandă. Apoi vă aruncați din nou o privire în timp ce așteptați să o ridicați - de fiecare dată citiți aceleași cuvinte. Dar, desigur, nu ai timp să răspunzi, așa că verifici același e-mail atunci când te întorci la birou.
Citiți e-mailuri repetate nu vă economisesc. În schimb, presupunând că nu este urgent, mut mesajele care necesită răspunsuri într-un folder numit „sarcini de e-mail”. Dacă acțiunea necesară trebuie să fie gestionată de altcineva din echipa dvs., le transmit mesajul chiar atunci. Și dacă mesajul nu necesită nicio acțiune, îl șterg imediat sau îl arhivez. Dacă nu aveți timp pentru niciunul dintre pașii de mai sus - lăsați-vă telefonul deocamdată.
3. Configurați filtrele
În plus față de a arhiva totul singur, ar trebui să-ți faci timp și pentru a configura un sistem care îți filtrează automat mesajele în anumite dosare. (Dacă aveți nevoie de ajutor pentru a începe, verificați acest lucru sau acest lucru). Nu există niciun motiv pentru a sorta manual e-mailurile întreprinderii din notele urgente când telefonul dvs. este gata să acționeze ca asistentul personal. Deși vă recomand să faceți acest lucru în general - într-adevăr face o diferență între telefonul dvs., deoarece încercați să minimizați într-adevăr e-mailurile primite.
4. Creați o semnătură de e-mail dedicată
Semnătura dvs. de e-mail mobil poate fi atât un agent de gardă, cât și un țap ispășitor. Dacă se folosește un telefon, veți gestiona așteptările celuilalt. Îi avertizează că orice dactilografiere este probabil autocorectă și că nu puteți trimite un atașament care locuiește pe desktop.
Acum nu este o scuză pentru a tasta „ur” sau „eu 2” - dar o explicație dacă faci o greșeală minoră. Puteți merge cu elementul de bază, „Vă rugăm să scuzați orice dactilografiere. Acesta este un răspuns mobil rapid ”, sau chiar mai succint, „ Trimis de pe telefonul meu ”.
Chiar dacă începeți să utilizați una dintre aceste metode, veți vedea o îmbunătățire imediată a modului în care reacționați la e-mailurile primite. Dintr-o dată, în loc să te simți stresat când altceva îți intră în inbox, vei putea continua așa cum este normal, știind că există un sistem puternic.
