Sunteți conștienți când vine vorba de e-mail. De fapt, încercați întotdeauna să răspundeți în 24 de ore. Scratch that - în câteva momente ale unui mesaj primit.
Și mai des că nu, este grozav. Însă, uneori, trimiterea primului e-mail care îmi vine în minte ar putea face furori - timp mare. Iată câteva semne că ar trebui să vă îndepărtați de computer și să reveniți la mesaj ulterior.
1. Răspunsul dvs. este foarte lung
Din păcate, nu este posibil să-i spui pe cineva că crezi că este un idiot. Așadar, dacă compuneți un e-mail care dansează strălucitor în jurul faptului că disprețuiți gândurile colaboratorului dvs., vă pot promite că e-mailul se traduce aproximativ în: „Iată câteva propoziții pufoase. PS Cred că ideea ta e nașpa. ”
Dacă ați putea scrie ceea ce gândiți într-o singură propoziție (de exemplu, „nu aș lua niciodată această abordare”) și e-mailul dvs. are încă trei paragrafe, aveți probleme. S-ar putea să credeți că este indicat să dedicați o secțiune pentru modul în care înțelegeți de ce cealaltă persoană ar putea fi confuză și o altă pentru modul în care știți despre ce vorbiți și o treime pentru modul în care planul dvs. este mai bun. Cu toate acestea, este cu adevărat doar mai multe linii pe care cealaltă persoană le-ar putea înșela în eroare (sau, vedeți direct).
În schimb, încercați să fiți cât mai succinti. Dacă nu sunteți de acord cu cineva, un scurt „Nu sunt sigur că suntem pe aceeași pagină” sau „Am avut o lectură diferită” este de fapt mult mai frumos - și mai eficient.
2. Răspunsul dvs. este debordant de punctuație
Cu excepția cazului în care spuneți cuiva că ceva este cea mai bună veste pe care ați auzit-o - și chiar este - ar trebui să vă preocupați de un e-mail plin de accent. Dacă orice alt cuvânt este cu caractere aldine sau cu caractere italice sau în toate caracterele, iar punctuația este triplicată; cealaltă persoană va presupune că sensul tău este extrem. (Într-o lucrare anterioară, am avut un client care și-a scris toate e-mailurile, chiar și cele mundane, în toate rubricile. Personalul s-a referit cu drag la corespondența sa ca notă de răscumpărare.)
Dar nu este totul distractiv și jocuri. Dacă sentimentele dvs. nu sunt pozitive, cealaltă persoană ar putea crede cu ușurință că încercați să transmiteți furie - spre deosebire de o simplă confuzie. De exemplu, „nu sunt sigur ce înseamnă asta ??? !!!!” pare absolut ostil. Din fericire, soluția aici este destul de ușoară. Limitarea la un semn de punctuație și nici o cursivă („nu sunt sigur ce înseamnă asta”) exprimă totuși că nu sunteți neclar în legătură cu ceva, dar într-un mod mult mai măsurat.
3. Răspunsul dvs. este neclare (chiar și pentru dvs.)
Numărați minutele până când se termină ziua de lucru. Sau ești plin de muncă și încearcă doar să îți ții capul deasupra apei. Oricare ar fi motivul, ești necunoscut și ai citit e-mailul pe care îl compui de șase ori.
Și sigur, puteți să-l verificați pentru a șaptea oară și apoi să apăsați trimite. Dar dacă tot vă întrebați dacă această linie are sens, este un semn că nu, probabil că nu.
Dacă puteți reveni la e-mail, spuneți, după ce ați luat ceva prânz sau după următoarea ședință care pune în pericol toată energia voastră, așteptați. Dacă trebuie să răspundeți ASAP, trimiteți un răspuns scurt care promite să trimiteți mai multe detalii mai târziu. Adesea, o notă rapidă care confirmă primirea și anunțând pe cineva că veți fi în legătură cu mai multe informații menține liniile de comunicare deschise - și vă oferă spațiu de respirație pentru a compune răspunsul dvs. când aveți mai multă lățime de bandă.
4. Răspunsul tău te implică depășind îndatoririle
Știi ce tipuri de mesaje sunt de obicei în căsuța de e-mail. Dar, din când în când, ceva îți vine în cale și crezi ceva de la „Hmm, este ciudat…” până la „Așteaptă, este treaba mea?”
Poate doriți să trageți înapoi o replică rapidă din mai multe motive. Poate nu credeți că problema merită timpul supraveghetorului dumneavoastră. Poate îți vine în minte un răspuns strălucit și te duci pur și simplu, considerând că va fi considerat inițiativă.
De exemplu, spuneți că un client vă trimite prin e-mail despre un proiect care nu se află în volumul de muncă. Așadar, vă dați seama că puteți găsi răspunsul și, dacă nu, trimiteți-o înapoi cu numele persoanei care îl gestionează. Este util, nu? Ei bine, nu dacă există un backstory de care nu știți. Deși aveți intenții bune, puteți să vă puneți colegul sau șeful într-un loc dificil.
O opțiune bună este să trimiteți e-mailul către persoana corespunzătoare din casă, cu o ofertă care să vă ajute. Se pare că „Arthur din ABC Corporation a întrebat dacă pot transmite informațiile dvs. de contact. Ar fi bine? ”Sau, „ Mark a întrebat despre detaliile proiectului XYZ. Ar fi util pentru mine să-l conectez cu tine sau să împărtășesc cronologia noastră? ”S-ar putea să întârzie răspunsul tău, dar știi că vei trimite cel potrivit.
Nu sunteți sigur dacă un e-mail lovește nota corectă? Faceți o pauză și reveniți la ea.
