Când vine vorba de job coaching, aproape fiecare conversație pe care o am cu un client implică subiectul comunicării. Motivele pot varia foarte mult: Unii oameni doresc să fie mai asertivi, alții au nevoie de ajutor în gestionarea conflictelor, iar alții le este greu să își spună mintea într-un cadru de grup.
Pe măsură ce reflectez la toate conversațiile pe care le am, îmi dau seama că de cele mai multe ori, nu vorbim despre idei complexe. Este într-adevăr elementele de bază ale comunicării la locul de muncă care par să încurajeze majoritatea oamenilor.
Așadar, întrucât toți am putea folosi un memento bun, iată primele cinci lucruri cu care îmi ajut clienții când vine vorba de comunicare. Identificați-le pe cele pe care trebuie să le lucrați și începeți să le mutați în setul dvs. de abilități de conversație astăzi.
1. Încetați să spuneți „Dar” și începeți să spuneți „Și”
Te-ai prins vreodată spunând lucruri de genul: „Îmi place ideea asta, dar trebuie să o facem altfel?”
Imediat ce spui cuvântul „dar”, cealaltă persoană uită imediat partea despre tine iubind ideea. Pentru că l-ai invalidat complet cu „dar” și cu tot ce a venit după el.
În schimb, folosiți „și:” „Îmi place această idee și cred că o abordare ușor diferită ar fi cea mai eficientă.”
Auziți diferența?
În cartea ei Bossypants , Tina Fey încalcă regulile improvului. Una dintre aceste reguli este să spuneți întotdeauna „da, și…” Acest lucru arată respect pentru ceea ce partenerul dvs. trebuie să spună (chiar dacă nu sunteți de acord), vă ajută să păstrați o minte deschisă despre act și vă invită să contribuiți la conversație construind pe ideea celeilalte persoane sau adăugând propriile idei. Același lucru este valabil și pentru comunicarea la locul de muncă.
2. Lipiți cu faptele
De multe ori, voi auzi pe cineva făcând o declarație care, cel mai probabil, nu are rădăcină de fapt - cum ar fi: „Ea este să mă ia”, „Șeful meu mă urăște” sau „Știu că îi pare rău că m-a angajat”.
Răspund întotdeauna cu câteva întrebări: „Este un fapt? Ți-a spus asta sau tragi o concluzie pe baza observațiilor? ”
Comunicarea eficientă este destul de dificilă; nu-l adăugați creând povești care nu sunt bazate în realitate. Buni comunicatori rămân înrădăcinați în fapte.
Amintiți-vă că faptele oricărei probleme ar putea fi cu totul diferite de percepția dvs. despre aceasta. Poate felul în care vezi o situație are legătură cu stilul tău unic de lucru sau pur și simplu că șeful tău este total stresat și scoate-l pe tine. Indiferent de ceea ce, cu excepția cazului în care aveți fapte, cel mai bine este să vă abțineți de la comentarii despre culori și să vă concentrați pe a ajunge la rădăcina problemei.
3. Evitați „Apărarea poziției”
Atunci când oamenii citează probleme de comunicare la locul de muncă, de multe ori este vorba mai puțin despre comunicare și mai mult despre apărarea poziției lor.
De exemplu, să spunem că doi colaboratori, Megan și Jason, discută un proiect. Megan spune: „Acest proiect copleșește echipa; avem nevoie de mai mult ajutor. Jason spune: „Vom putea să ne descurcăm. Toată lumea va trebui doar să facă câteva ore în plus ”.
În loc să poarte un dialog semnificativ despre ceea ce definește fiecare dintre observațiile lor, Megan se frustrează, deoarece Jason „nu o aud”. Și Jason crede că Megan sună ca un record înregistrat, continuând despre cât de copleșită este.
Asta nu este comunicare. Aceasta este poziția de apărare.
Marii comunicatori, pe de altă parte, pun întrebări și se străduiesc să înțeleagă toate părțile problemei - în loc să-și repete continuu latura lor a poveștii.
De exemplu, Jason ar putea spune: „Ce părți ale proiectului vă copleșesc?” Sau, „Spuneți-mi mai multe despre ceea ce vedeți drept blocaje.”
Și Megan ar putea spune: „Pare că avem opinii complet diferite asupra proiectului. Mă întreb dacă orele suplimentare vor rezolva cu adevărat problemele pe care le văd ”sau„ Ar trebui să revizuim scopul proiectului și să ne asigurăm că orele suplimentare sunt realiste pentru resursele pe care le avem? ”
Vedeți cum explorați pur și simplu ideile celorlalți vă pot ajuta să vă ridicați deasupra frustrării și să vă ducă la un nivel mai înalt?
În tonul iconic Cele 7 obiceiuri ale oamenilor extrem de eficienți , Stephen Covey a susținut: „Caută mai întâi să înțelegem, apoi să fim înțeleși”. Toți ar trebui să fim dispuși să-l înțelegem pe celălalt, atât cât vrem ca punctul nostru de vedere să fie înțeles. .
4. Folosiți Tăcerea la fel de strategic în timp ce utilizați cuvintele
Multe conversații devin improductive, deoarece participanții sunt prea ocupați să se îngrijoreze de ce să spună pentru a se asculta într-adevăr. Pentru a remedia acest lucru, străduiește-te să profiți de momentele de tăcere.
În timp ce s-ar putea să credeți că tăcerea este negativă sau inconfortabilă, acesta servește conversației, permițând ascultătorilor să proceseze ceea ce s-a spus și oferind vorbitorilor timp să-și organizeze gândurile înainte de a răspunde - fără a se simți grăbiți.
Așadar, data viitoare când sunteți într-un dialog și merită atenția voastră deplină, găsiți o oportunitate de a practica tăcerea. Petreceți câteva momente în plus absorbind cele spuse și gândind intenționat prin răspunsul dvs. înainte de a vorbi. Învață să valorizezi și să folosești acele momente de liniște în loc să te temi de ele - ca o modalitate de a construi un dialog mai bun.
5. Implică activ celălalt punct de vedere
Când un student universitar din SUA s-a întors recent de la un stagiu cu un lanț hotelier important din Marea Britanie, l-am întrebat care a fost partea cea mai provocatoare.
El a răspuns că a fost surprins de enorma diversitate la locul de muncă din Marea Britanie Fiecare persoană părea să provină dintr-o țară diferită și vorbea cu un dialect diferit.
Cea mai mare provocare, a spus el, a fost comunicarea cu colegii săi într-un mod în care să-l poată înțelege cu adevărat. Pentru a face acest lucru, el a trebuit să înțeleagă de unde provin, cât de bine vorbeau engleza și locul de muncă alocat. Și de obicei, asta era diferit pentru fiecare persoană.
Ce exemplu excelent de comunicare performantă!
Pentru ca oamenii să te audă cu adevărat - și tu să îi auziți - trebuie să înțelegeți că toată lumea poartă filtre, credințe, presupuneri, experiențe și influențe culturale care își modelează punctul de vedere. Partea cea mai dificilă? Nu puteți vedea fizic nimic din aceste lucruri.
Pe scurt, doar pentru că spui ceva, nu înseamnă că ceilalți te aud. Comunicatorii mari își fac timp să înțeleagă de unde provin ceilalți, indiferent dacă este influențat de factori culturali, profesioniști sau personali. După ce înțelegeți aceste diferențe, puteți comunica într-un mod care vă îmbunătățește capacitatea de a fi ascultat.
S-ar putea să se nască mari comunicatori, dar sunt și ei făcuți. Încercați să utilizați cel puțin una dintre aceste strategii săptămâna aceasta și vedeți cum vă puteți îmbunătăți eficacitatea comunicării. Colegii dvs. vor observa și veți găsi încredere și nivel nou de satisfacție în munca dvs.
