Permiteți-mi să vă spun o poveste: odată, un angajat a avut o dată foarte importantă după muncă. Erau pe punctul de a-și opri monitorul și de a-și îmbrăca haina atunci când colegul lor a oprit cerând „două secunde” din timpul lor. Angajatul a spus sigur, de ce nu, pot scuti două secunde. Și acele „două secunde” s-au transformat într-o ședință de o jumătate de oră care a implicat mai mulți pași și l-a lăsat pe angajat să-și ceară scuze frenetice pentru data lor pentru că s-a prezentat târziu.
Sigur, am creat această poveste specifică, dar nu este departe de realitate. De fapt, acest lucru se întâmplă tot timpul în biroul meu - și în afara biroului, de asemenea.
Problema este modul în care vorbim despre timp. Ne place să credem că solicitările noastre sunt scurte, ușoare sau necesită puțin efort, dar pentru că nu ne specificăm niciodată doar cât timp avem nevoie pentru a face ceva, de obicei totul se încheie prin a dura mai mult decât se aștepta.
Așadar, dacă doriți să începeți să plecați din timp la timp (și să vă gestionați mai bine programul în general), trebuie să încetați să permiteți oamenilor să se desprindă de a vă spune următoarele:
1. „Am nevoie de asta până la sfârșitul zilei”
Întrebați trei persoane din birou ce înseamnă „sfârșitul zilei” pentru ei. Au avut același răspuns?
Am făcut acest lucru împreună cu colegii mei și am obținut următoarele trei răspunsuri:
- 5 PM (cu o oră înainte de a pleca de la serviciu)
- 6 PM (când părăsiți efectiv munca)
- 12:00 (când ziua se încheie fizic)
Ideea este că, atunci când cineva îți spune să obții ceva până la sfârșitul zilei, asta ar putea însemna orice.
Urmăriți cu
De aici, o simplă idee de a intra pe aceeași pagină poate face minuni: „Definesc sfârșitul zilei ca 5 PM - funcționează pentru tine?”
2. „Îmi poți face asta cât mai repede?”
Din nou, ASAP poate însemna lucruri diferite pentru oameni diferiți. Aceasta implică urgență - și totuși, îl folosim adesea atunci când ceva nu este chiar atât de urgent.
Urmăriți cu
Amintește-i persoanei că nu stai doar în așteptare la foc, menționând cum se potrivește prioritățile tale. Dacă este cu adevărat o situație ASAP, ai încredere că te vor anunța.
Încercați: „Pe baza programului meu, vă pot aduce asta miercuri până la 10 dimineața. Dacă credeți că aveți nevoie mai devreme, pot face asta! Dar va trebui să-mi reglez prioritățile pentru ca acest lucru să se întâmple. ”
3. „Acest lucru va dura doar două secunde”
Hai să ne confruntăm: Nimic nu durează două secunde. Chiar și strănutul durează mai mult decât atât.
Urmăriți cu
Ceva pe linia: „Deci, dacă este cu adevărat o conversație rapidă, o pot avea acum - dar dacă nu, puteți aștepta?”
4. „Întrebare rapidă pentru tine …”
Dacă ai citit povestea mea de mai sus, știi că întrebările rapide sunt rareori rapide.
Urmăriți cu
La fel ca mai sus, întrebați-i exact cât poate dura întrebarea lor.
5. „Alerg cinci minute târziu, îmi pare rău”
Este posibil ca această persoană să nu ajungă în exact cinci minute.
Urmăriți cu
Înțelegeți unde sunt și dacă merită să așteptați: „Am dori să terminăm această întâlnire până la ora 16.00 - unde sunteți în prezent și ar trebui să începem fără voi și să vă prindem mai târziu?”
Acest lucru este valabil și în ambele sensuri. Dacă vă prindeți folosind această limbă, forțați-vă să clarificați. Deoarece cu cât începem să vorbim mai mult despre timp în termeni realist, cu atât mai bine putem colabora cu toții pentru a ne gestiona așteptările celuilalt.
