Ați experimentat vreodată sentimentul de teamă în după-amiaza târzie, când priviți lucrările pe care le-ați finalizat până acum și gândiți-vă: „De ce mă ocupă asta mult mai mult decât ar trebui?” Atunci, când ziua se termină doar o oră sau două mai târziu, te-ai zbuciumat că nu l-ai cheltuit mai productiv. Am fost acolo. Câteva zile am simțit că aș fi muncit atât de mult, dar am făcut foarte puține lucruri.
Apoi, într-o zi m-a lovit: există o mare diferență între a fi ocupat și a fi productiv. Da, da, am auzit cu toții asta înainte. Dar chiar te-ai gândit la asta și ai avut în vedere acele vremuri în care stai la computer toată ziua, dar nu sfârșești cu multe de arătat pentru asta?
Da? Iată care sunt motivele cele mai frecvente care vi se întâmplă (din nou și din nou):
Problema 1: Setați prea multe priorități
Cine nu a răspuns la „Cum sunteți?” Cu „Ocupat!” Nu este atât o lipsă de priorități (ceea ce duce mai des la o nelegiuire), ci la prea multe dintre ele. Când puneți același accent pe muncă, viața de familie, masa de prânz, exerciții fizice, agățare cu prietenii, voluntariat, actualizarea profilurilor de social media, citirea a trei ziare în fiecare dimineață - sfârșiți începând o mulțime de proiecte și terminați foarte puține.
Soluție: tăiați lista
Însuși cuvântul „prioritate” implică faptul că ați decis că ceva este mai important decât orice altceva. Traducere: nu puteți avea 20 de „priorități”. Dacă aveți doar trei sau patru elemente importante pe lista dvs., vă va ajuta să realizați multe altele. Veți începe să vedeți că productivitatea se măsoară prin câtă muncă reală faceți în câteva proiecte, mai degrabă decât prin cât de multe progrese superficiale sunt realizate pe mulți. Aveți probleme să identificați ce ar trebui să puneți pe primul loc? Acest articol este un bun punct de plecare.
Problema 2: Încercați să vă încadrați în toate întâlnirile
Rulați întotdeauna cu întârziere și schimbați orele de întâlnire (sau le anulați cu totul!) În ultima clipă? Probabil se datorează faptului că exagerați și încercați să-l echilibrați aruncând angajamente în intervale de timp realiste. Știți ce vreau să spun: rezervarea a trei întâlniri de stare înapoi, cu doar cinci minute între ele, chiar dacă conversațiile pot trece și te duci de la un capăt al biroului la celălalt. Se pare că vă profitați la maxim de timp, dar, în final, sunteți atât de ocupați că sunteți lipsiți de oportunitățile valoroase pentru a duce cu adevărat un proiect înainte.
Soluție: Spune „Nu” Mai mult
Primul pas aici este să recunoaștem că „nu” nu este cel mai rău lucru pe care îl puteți spune. De fapt, „Da, voi fi acolo”, urmată de „Îmi pare rău, alerg cu 20 de minute târziu!” Face o impresie mai proastă. Dacă îți petreci întreaga zi amestecând de la o întâlnire la alta, iar apoi pierzi timpul scuzându-te și explicând, vei încheia după-amiaza epuizată și vei simți că nu ai realizat tot ce ai propus să faci.
Fiți sincer cu dvs. în legătură cu termenele limită, cu privire la angajamentul necesar, modul în care se încadrează setul de abilități și detalii similare pentru a determina la ce ar trebui să vă dedicați timpul. Vei învăța să spui da strategic, mai degrabă decât să spui da la toate.
Problema 3: sunteți distras constant de internet
Cât a trecut de când ați verificat e-mailul sau Facebook-ul? Fii sincer: Aceste site-uri sunt deschise într-o altă filă chiar în acest moment? De fapt, persoana obișnuită are cinci conturi de social media și petrece aproape două ore pe aceste rețele în fiecare zi. Având în vedere faptul că majoritatea oamenilor lucrează opt zile, acesta este aproape un sfert din zi!
Soluție: exersați autocontrolul (sau, instalați mai realist aplicațiile pentru a reduce utilizarea)
Modul suprem de a vă proteja de distragerile online este practicarea autocontrolului. Dacă jobul tău nu necesită să fii în permanență accesibil prin e-mail, stabilește-ți un timp specificat pentru a le verifica, de preferință nu în timpul „orei tale de aur”. Pentru mine, aceasta este după-amiaza când încep să mă simt obosită să scriu și să mă străduiesc să rămâi motivat. Atunci am petrecut aproximativ 30 de minute răspunzând la e-mailuri neesențiale pe care le-am ignorat mai devreme, făcându-mă la ochi pe site-urile mele de știri sociale și citesc câteva postări pe blog.
Desigur, în câteva zile vreau doar să stau pe e-mail și să verific Facebook și să nu fac altceva. În acel moment, voi folosi un sistem de blocare care mă împiedică să accesez anumite site-uri web în anumite momente ale zilei. Îmi place pluginul browserului Focus, dar există nenumărate alte sisteme de blocare, gratuite și plătite, care vor face trucul.
Problema 4: Ești multi-tasking
Saltul între sarcini, uitarea la lungi liste de răspunsuri și încercarea de a îndeplini mai multe sarcini simultan, toate duc la o viață ocupată. Este dificil să obții ceva când încerci să faci totul dintr-o dată. Când ai atât de multe lucruri în jurul tău, nu este de mirare că simți că te-ai înecat.
Soluție: Încercați o altă strategie
În timp ce durează câteva minute în plus pe partea frontală, abordarea fiecărei sarcini cu accent și claritate va avea ca rezultat un produs final mai bun. Ori de câte ori vă simțiți tentat să treceți la o altă sarcină, întrebați-vă: este o idee bună să comutați modurile chiar acum? Trebuie să fac o pauză? Sau mă aflu acum în zonă și mă las să mă distrag de lista mea de activități mereu în creștere?
Având în vedere ceea ce știm despre pierderea de timp cu mai multe sarcini, este probabil mai bine să testăm o metodă de productivitate, cum ar fi Tehnica Pomodoro sau Metoda de acțiune, dacă simțiți că trebuie să realizați multe lucruri diferite în doar câteva ore.
Problema 5: așteptați productivitate la Just Happen
Ne pare rău, dar nu este atât de simplu. A merge la muncă și a fi productiv par să fie identificat fals ca sinonime. Oamenii presupun că, atunci când intră pe ușă, se vor simți motivați să facă lucrurile la bun sfârșit.
Soluție: Găsiți un sistem care funcționează pentru dvs.
Există mai multe modalități de a organiza o listă de activități. Chiar și diferite aplicații de planificare au scopuri diferite (de asemenea, doar folosind Wunderlist pentru a scrie fiecare lucru din mintea dvs. nu este cel mai eficient mod de a gestiona toate proiectele).
Pentru a vă da seama dacă funcționează un nou sistem, păstrați un jurnal de productivitate în care urmăriți ce oră a zilei ați lucrat cel mai bine, ce v-a ajutat să vă îndepliniți diferitele sarcini și cum v-ați simțit când ați părăsit biroul. Odată cu trecerea timpului, puteți să priviți înapoi, să găsiți tipare și să identificați unde sunt necesare îmbunătățiri. Există atât de multe sisteme și aplicații acolo, încât trebuie doar să fie unul pentru tine. Fie că este la fel de de bază precum redarea zgomotului ambiental pe căștile care blochează zgomotul, sau la fel de complex ca mai multe suplimente de browser.
Productivitatea este la fel de bună ca efortul pe care ești dispus să îl depui. Însă, după cum spune antrenorul de baschet John Wooden, „Nu greșiți activitatea pentru realizare.” Pe măsură ce vă puneți în muncă pentru a deveni un individ mai productiv, țineți cont de obiectivul final: trebuie să depuneți timpul și efortul pentru a face tot sfaturi și trucuri pe care le auziți de lucru.
