Majoritatea oamenilor acceptă faptul că întâlnirile fac parte din muncă - dar asta nu înseamnă că le place. Așa cum arată această infografie, managerii petrec între 35-50% din timpul lor în ședințe și până la patru ore pe săptămână doar pentru actualizări de stare. Și aceiași șefi consideră că 67% din ședințe sunt eșecuri.
Încercați cum puteți să scăpați de ele, de asemenea, sunt extrem de importante pentru cariera dvs. Întâlnirile sunt o etapă profesională - este locul în care alții vă văd capacitatea de leadership. Cum îți poți pune problema, să gestionezi întrebări dificile și să facilitezi o discuție, vorbește volume despre capacitatea ta. Oamenii folosesc acest timp pentru a evalua și judeca pe alții. Chiar dacă stai liniștit și asculți, trimiți un mesaj.
Indiferent de motivele pentru care se luptă cu întâlnirile, profesioniștii experimentați știu că trebuie să găsească o modalitate de a-i folosi pentru a-și câștiga și a-și extinde credibilitatea. În loc să încercați să vă îndepărtați sau să vă atârnați, iată cinci moduri de a profita la maximum de fiecare întâlnire în care vă aflați.
1. Ia-ți vocea în cameră din timp
Dinamica întâlnirilor este stabilită din timp de către cei mai vocali vorbitori. Așadar, încearcă să vorbești în primele cinci minute pentru a arăta încredere și a-ți stabili vocea. Nu numai că beneficiați de ideile dvs., în timp ce toată lumea este încă proaspătă și acordă atenție, comentariile dvs. sunt, de asemenea, mai susceptibile de a fi trimise mai târziu, oferindu-vă alte deschideri pentru a fi ascultate.
2. Construiți pe gândurile altora
Dialogul în ședințe poate merge repede, ideile fiind aruncate rapid. Dacă alți oameni iau punctele pe care ai vrut să le spui, este posibil să simți că trebuie să aștepți un gând cu adevărat original și creativ pentru a vorbi. Dar aceasta este o bară înaltă și vă poate ține pe margine (poate pentru întreaga întâlnire).
În schimb, observați ce spun alții și căutați fire comune care pot duce conversația înainte. Poate fi cât se poate de simplu să spui: „Am auzit trei persoane care menționează modificări ale produsului, cum ar putea arăta asta?” Sau „Dacă facem un pas înapoi, singurul punct în care suntem blocați este calendarul.” poate fi, de asemenea, un mod util de a împiedica oamenii să vorbească între ei și să îi încurajeze să găsească domenii de acord.
3. Puneți întrebări puternice
O critică obișnuită a întâlnirilor este aceea că vorbesc prea mult și nu ascultă suficient. Atunci când oamenii sunt concentrați excesiv pe ieșirea unui baraj de idei, vă puteți separa încurajând grupul să se asculte unul pe celălalt. Acesta este un rol rar jucat, dar necesar și apreciat - dă dovadă de încredere pentru a face pe toată lumea să facă pauză și să reflecte.
Un mod simplu de a face acest lucru este de a pune întrebări puternice. Acestea sunt întrebările „cum” și „ce” și nu „de ce”. Deoarece nu îi pun pe oameni în apărare sau nu aduc cercetări, ei încurajează oamenii să se deschidă și să gândească în mod expansiv.
De exemplu, puteți întreba:
- Care este cel mai important aspect al acestei decizii?
- Cum vom măsura succesul acestui lucru?
- Ce este diferit la această sugestie decât la ce am mai încercat înainte?
- Care sunt temele pe care le vezi în curs de dezvoltare?
4. Fii pregătit (dar rămâne flexibil)
Dacă te pregătești pentru întâlniri, intri instantaneu dintr-o poziție de forță. Asta ar putea însemna să citiți în ordinea de zi, să faceți cercetări în avans sau să vă prezentați idei dinainte.
Cei mai mulți dintre noi știm că, dacă dorim să ne construim credibilitatea, având gândurile noastre înainte de timp ne va ajuta să ne arătăm cu încredere. Cu toate acestea, trebuie să avem în vedere și variabilitatea întâlnirilor. Pentru toată pregătirea noastră, este de fapt mai probabil ca lucrurile să nu meargă exact așa cum a fost planificat cu atât de mulți oameni și factori implicați (expirarea timpului, tehnologia nu funcționează, jucătorii-cheie care nu apar).
Deci, ar trebui să vă pregătiți amândoi pentru întâlnire și să vă pregătiți să fie flexibili.
De exemplu, dacă aveți programat 15 minute de prezentare, pregătiți atât o prezentare completă, cât și una condensată, în cazul în care timpul dumneavoastră va fi scurs. Dacă faceți cercetări de fond pe subiectul întâlnirii, de asemenea, căutați subiecte tangențiale care pot apărea. Dacă subiectul pe care doriți să îl abordați este aruncat sub tabel, întrebați dacă puteți contacta separat participanții pentru a discuta mai departe.
A fi pregătit îți arată gândirea strategică, iar flexibilitatea arată că ești rapid pe picioare - ambele atribute-cheie ale unui mare lider.
5. Subliniați pașii următori
În activitatea mea de antrenor, cea mai mare plângere pe care o aud despre întâlniri este că nu se întâmplă nimic din partea lor. Cu siguranță, toată lumea știe că ar trebui să se termine cu responsabilități, dar puțini o fac. Deoarece dorim ca timpul întâlnirii noastre să fie util, este util când cineva ia inițiativa de a cere următorii pași și misiunile înainte de a o încheia.
Dacă conduceți întâlnirea, acest lucru este simplu de făcut. Dacă ești doar un participant, se poate simți mai dificil.
Nu lăsa asta să te oprească. Acesta arată că conducerea afirmă: „Nu sunt clar care sunt următorii pași pentru fiecare dintre noi; ar fi util să ne lămurim înainte să terminăm. ”Puteți oferi chiar și urmărirea următoarelor etape pentru grup, dacă este cazul, ceea ce vă oferă o ocazie de vorbire suplimentară pentru următoarea ședință.
În timp ce este posibil să nu aștepți niciodată cu nerăbdare o viitoare întâlnire, folosindu-le ca o oportunitate de a găsi mai mult ca lider, ei vor începe să se simtă mai valoroși (și mai productivi).
