A doua zi, am trimis un e-mail unui coleg cu câteva întrebări și am primit răspunsul: „Sunt mai mult o persoană de telefon, poți să mă suni despre asta?”
Trebuie să spun, am fost puțin șocat.
Nu deseori întâlnești pe cineva care preferă să ridice telefonul pentru a desfășura afaceri. Având în vedere alegerea, aș presupune că majoritatea angajaților de la locul de muncă tipic ar alege e-mailul prin intermediul unui apel telefonic în orice zi. Și are sens: e-mailul este rapid, eficient și nu are șanse de tăceri incomode sau de a distrage zgomotul de fond.
Dar, în ciuda preferinței copleșitoare pentru e-mail, există câteva situații care funcționează mai bine atunci când ridicați telefonul.
1. Este urgent
Aproximativ 60% dintre oameni așteaptă două zile complete pentru a răspunde la un e-mail legat de muncă. Așadar, dacă trimiteți un e-mail care are nevoie de un răspuns ASAP - chiar și cu o linie de subiect care include, „Urgent!” - există o șansă bună să vă lăsați să vă reîmprospătați cutia de poștă de mai multe ori pentru următoarele 48 de ore, încrucișând degetele pentru un raspuns.
Pe de altă parte, efectuarea unui apel telefonic în legătură cu o problemă critică vă poate ajuta să transmiteți un sentiment de urgență, asigurați-vă că cealaltă persoană știe exact ce trebuie să facă și răspunde la orice întrebare fără a apela la un lanț de e-mailuri fără încetare. . Până când te închizi, poți fi sigur că toată lumea se află pe aceeași pagină și înțelege ce trebuie să se întâmple pentru a rezolva problema.
2. Nu primiți un răspuns
Poate că ați trimis un e-mail la o solicitare care nu este tocmai urgentă, dar, la un moment dat, aveți nevoie de un răspuns - și după câteva zile de tăcere, sunteți antsy.
Există de atâtea ori că poți solicita cererea împreună cu un alt e-mail care spune: „Hei, ai vrut doar să urmărești acest lucru - ai avut șansa să te uiți la ea?”
Dacă nu primiți un răspuns după e-mailul original și un mesaj de urmărire, în mod implicit la un apel telefonic. Veți avea șanse mult mai bune de a primi un răspuns imediat - sau cel puțin de a-l pune pe radarul colaboratorului dvs. ca o problemă care are nevoie de atenția lui.
3. Durează mai mult decât puține sentințe
La un moment dat, ați primit probabil un roman al unui e-mail care v-a luat 20 de minute să citiți și totuși v-a lăsat cu întrebări de la semnare la sfârșit. Nu supune pe alții la acea tortură.
Dacă orice trebuie să transmiteți durează mai mult de câteva paragrafe - spuneți, explicați nuanțele unei misiuni sau clarificați un proces de departament cuiva din altă echipă - de multe ori este mai eficient să ridicați telefonul. Acest lucru îi va permite celeilalte persoane să-și pună întrebări, iar din tonul vocii sale, până când te închizi, poți fi sigur că ea înțelege complet.
4. Doriți feedback de candidați
Poate aveți o idee genială pentru un articol sau o ofertă de vânzări și doriți să vedeți ce crede colegul dvs. înainte de a începe.
Cu un e-mail, puteți primi un răspuns de genul „OK. Asta sună bine. ”În timp ce răspunsul este pozitiv, nu ridică niciun fel de îngrijorare și nu stârnește sugestii suplimentare. Pe scurt, nu este un feedback foarte util.
Cu toate acestea, un apel telefonic - care, prin natură, cere mai mult decât un răspuns rapid și necomitent - vă va permite să auziți tonul de voce al colaboratorului dvs., să vă afundați mai adânc în nuanțele ideii dvs., să adresați orice întrebări pe care le are colegul dvs. și În general, obțineți un feedback mai grijuliu și sincer.
5. Vrei să construiești o relație
E-mailul este excelent pentru o comunicare rapidă și eficientă. Dar, uneori, ai nevoie de o atingere mai personală - ca atunci când ajungi la un nou coleg de la distanță sau client de companie.
Sigur, puteți scrie un e-mail de introducere perfect frumos. Dar un apel telefonic vă poate ajuta să transmiteți o căldură și o autenticitate pe care e-mailul nu o poate - și asta nu vă poate ajuta să construiți o relație reală cu persoana din cealaltă parte, în loc să deveniți încă un alt contact prin e-mail în agenda sa .
6. Nu doriți o înregistrare a conversației
În bine sau în rău, e-mailurile sunt păstrate pentru totdeauna undeva acolo, gata de a fi citate sau trimise la un moment dat.
Așadar, dacă trebuie să discutați informații confidențiale sau sensibile care nu aparțin încă în scris - cum ar fi zvonurile privind o fuziune a unei companii sau un colaborator recrutat de o firmă concurentă - este cel mai bine un apel telefonic.
Acest lucru este valabil și pentru conversațiile întâmplătoare, pe care preferi să le păstrezi private, cum ar fi atunci când ai nevoie de ajutor de la un coleg pentru a răspunde unei solicitări de ultim moment și dorești să explici circumstanțele situației - cum ar fi: „Urăsc să te întreb pentru o favoare la 16:45, dar managerul meu a lăsat mingea la propunerea lui Smith și trebuie să o strângem împreună diseară. "
Acest lucru poate fi adevărat și, cu siguranță, ajută la explicarea contextului cererii, dar nu este tocmai ceva care ar trebui să-și revină managerului printr-un lanț de e-mailuri trimis. La telefon poți fi sincer, fără să-ți schimbi cuvintele ajungând la un loc nepotrivit (bine, atât timp cât închizi ușa biroului).
Aaron Kwittken, CEO și partener de conducere la Kwittken, ar putea rezuma cel mai bine: „Orice trebuie să gândești de două ori despre asta, orice crezi că ar putea fi sensibil, orice crezi că necesită abilități de relație … absolut ar trebui să ridici telefonul.”
