Din orice motiv, ești în urmă cu munca ta. Lista ta de activități este în afara controlului, îți lipsesc termenele, iar inbox-ul tău este plin de e-mailuri de la colaboratori care urmăresc lucrurile pe care le-ai promis acum săptămâni.
Când lucrurile sunt într-adevăr îngrozitoare, o aplicație de rezolvare rapidă sau o listă nouă de rezolvat nu va rezolva situația. Pentru a prelua din nou controlul, este timpul să faci un pas înapoi, să evaluezi situația și să faci mișcări mai strategice pentru a-ți șterge placa.
În primul rând, trebuie să faceți ceea ce numesc o „listă cu chiuveta de bucătărie”. Blocați timpul din programul dvs. pentru o întâlnire cu voi înșivă (vă recomand un mic dejun în afara funcției). Apoi, la acea întâlnire, scrieți absolut tot ce aveți în vedere acum. Începeți prin a identifica grupurile majore de muncă (de exemplu, comunicări cu clienții, raportare internă, angajare), asigurându-vă că adăugați o găleată „Altele” pentru toate articolele diverse care inevitabil apar. Apoi, scrie tot ce ai nevoie pentru a termina pe hârtie. Niciun element nu este prea mic sau prea nesemnificativ pentru a face lista. Este important să vă confruntați cu realitatea exact a ceea ce trebuie să faceți pentru a determina seriozitatea situației - și cât de extrem de trebuie să vă puneți în aplicare o strategie.
În mod obișnuit, după ce ai făcut o listă cu chiuveta de bucătărie, te vei regăsi într-una din cele două tabere. Prima tabără este dacă te uiți la toate și se simte foarte mult, dar cu un pic de perspectivă, câteva lucruri reorganizate și câteva săptămâni de mod bestie, se poate întâmpla. Vor fi doar câteva săptămâni aglomerate.
Dar, dacă te uiți la lista cu chiuveta din bucătărie și știi că este imposibil să faci toate astea, te afli în tabăra doi. Cumva, ai mușcat mai mult decât poți mesteca și ești total copleșit și disperat în urmă. Ei bine, sunt aici să vă spun că este timpul să înfruntați această realitate și să faceți unele schimbări.
Pentru a vă face mai ușor în privința voastră fracționată, iată șapte strategii care vă pot ajuta să vă recuperați viața sub control:
1. Prune copacul
Uită-te la sarcinile din lista chiuvetei tale de bucătărie și decide care dintre acestea pot fi scoase în întregime. Știu, sună înfricoșător - chiar imposibil. Dar sunt dispus să pariez că există câteva lucruri care nu trebuie să fie realizate chiar acum (cel puțin nu de tine). Orice lucru care nu este critic ar trebui să obțină toporul.
2. Simplificați ieșirea folosind regula 80/20.
Există sarcini sau proiecte în care 20% din efort ar produce 80% din impact? De exemplu, șeful tău dorește o analiză competitivă pentru un nou produs pe care se gândește să îl lanseze. Înainte de a-i înmâna un roman pe peisajul competitiv, ar fi suficientă o pagină din fiecare concurent serios pentru a ajuta la luarea acestei decizii? Sau, dacă majoritatea veniturilor pe care le aduceți ca reprezentant de vânzări provin din oferte mai mari, dar vă petreceți jumătate din timp pentru oferte mici care abia mișcă acul, v-ați putea muta timpul și atenția asupra ofertelor mai mari? Da? Mergeți cu acele sarcini sau proiecte.
3. Automatizarea sau externalizarea
Expertul în productivitate, Stever Robbins, a scris o piesă excelentă pe regula 30/3. Acesta explică faptul că ceva care îți ia 30 de minute pe zi se adaugă la trei săptămâni pe an. Trei săptămâni întregi! Obțineți acest timp în timp ce vedeți dacă există sarcini mai mici pe care le puteți automatiza sau externaliza folosind instrumente ale unor terțe părți, cum ar fi Assistant.to, pentru a grăbi programarea.
4. Cere ajutor
Discutați cu șeful, colegii, angajații, chiar și alte departamente pentru a vedea dacă poate ajuta cineva să își asume o parte din volumul de muncă. Cine știe - poate internul tău a murit să-și ude picioarele în PowerPoint sau poate Dan de la Sales are un model Excel pe care îl puteți adapta cu ușurință pentru a vă anticipa bugetul. Uitați-vă la zonele în care există o anumită suprapunere cu munca colegilor pentru cele mai evidente eliminări. (Consultați aceste sfaturi de delegare dacă aveți nevoie de ajutor pentru a începe conversația.)
5. Începeți secvențializarea
Dacă tot ce a rămas pe lista dvs. trebuie să se întâmple și nu veți primi ajutor, atunci va trebui să se întâmple - doar nu toate dintr-o dată. Uită-te la termenele tale pentru a stabili care sunt elementele cu adevărat urgente și ce orare pot fi reduse. Managerul dvs. vă poate și ar trebui să vă ajute cu prioritizarea și secvențierea.
6. Treceți un moratoriu pentru da
Această strategie nu ajută la rezolvarea problemei dvs. existente, dar este esențială pentru păstrarea ei sub control. Până când lucrurile nu vor fi controlate din nou, trebuie să fiți regele sau regina „Nu!” Nu vă luați mai departe proiecte suplimentare până nu vă scoateți din această încurcătură.
7. Propuneți o închiriere
Dacă ați încercat toate cele de mai sus și totuși vă aflați înotând în to-dos, poate fi timpul să solicitați adăugarea cuiva la echipa dvs. În funcție de cultura și bugetul companiei dvs., luați în considerare ajutorul part-time, intern sau temporar ca o opțiune cu costuri mai mici.
Și dacă toate celelalte nu reușesc, declarați falimentul listei de rezolvare și treceți la Bali. Glumește, nu vei da greș. Veți fi doar sub un stres mai mult decât de obicei, până când veți da seama de toate acestea, dar vă promit că veți ajunge acolo.
