În lumea e-mailurilor, chiar și cea mai mică schimbare vă poate transforma mesajul bine într-unul fantastic. Aducerea scrisului tău poate fi doar diferența dintre o conexiune importantă apăsând pictograma coșului de gunoi sau făcând clic efectiv pe „Răspuns”.
În calitate de cineva care conduce o organizație virtuală cu mai mult de 120 de membri ai personalului, am văzut mai mult decât partea mea corectă de e-mailuri grozave - și cu totul total subpar - și am observat că, de multe ori, profesionalismul mesajului (sau lipsa) este ceea ce mă determină să ajut dacă expeditorul este sau nu.
Deci, care sunt aceste mici modificări care pot face ca e-mailurile dvs. să fie mult mai profesioniste (și, prin urmare, sunt mult mai multe șanse să vă obțineți ceea ce doriți)? Iată nouă lucruri cheie de care trebuie să ții cont.
1. Au o linie de subiect scop
Indiferent cine trimiteți e-mailul, nu lăsați niciodată subiectul necompletat sau vag (te privesc, „Întrebare” sau „Mesaj important”). Trucul este să fii cât se poate de specific, dar să îți păstrezi linia în jur de patru până la nouă cuvinte. Mai puțin este mai mult, dar faptul că trebuie să începeți ceva este crucial - va ispiti cititorul să dea clic pe e-mailul dvs. și să vă ajute să îl găsiți mai târziu în căsuțele dvs. de e-mail.
Linia de subiect poate fi, de asemenea, un loc minunat pentru a lămuri care sunt următorii pași. Încercați să adăugați (Necesitate până marți) dacă există un termen limită, (Nu este urgent) dacă nu este sensibil la timp sau (Nu este nevoie de răspuns) dacă este un e-mail FYI la care nu aveți nevoie de răspuns.
2. Scrieți-vă e-mailul înapoi
Probabil știți că fiecare e-mail ar trebui să aibă un apel la acțiune. Fie că vă trimitem prin e-mail înapoi la o anumită perioadă de timp sau că aranjați o întâlnire, doriți să vă ușurați cititorul să știe ce trebuie să facă în continuare.
Dar mulți oameni lipesc asta în ultima propoziție a mesajului. În schimb, pentru a vă digera mai ușor e-mailurile, puneți întrebarea specifică în prima propoziție, apoi adăugați orice informație de care aveți nevoie pentru a o face backup în alineatele următoare.
3. Dați contextul
Când efectuați apelul la acțiune, asigurați-vă că includeți un fel de propoziție care stabilește contextul e-mailului („Acesta este raportul despre care am discutat ultima ședință” sau „Acesta este urmărirea evenimentului nostru de luni trecut”).
4. Utilizați distanțarea
Cu siguranță acest lucru pare a fi lipsit de idei, dar de fapt nu este neobișnuit să primești e-mailuri fără pauze între diferite paragrafe sau gânduri noi. Nimic nu este mai obișnuit decât să primești un e-mail care arată ca un zid de text în care scriitorul nici nu s-a deranjat să descompună propozițiile în mici paragrafe mai ușor de gestionat. Facilități cititorului: dați-vă un e-mail un început, un mijloc (scurt) și un sfârșit.
5. Lipiți un singur font
Utilizarea unui neon Comic Sans într-un e-mail nu vă va face memorabil, ci vă va face ciudat. Cu alte cuvinte, păstrați întotdeauna fontul și culoarea de e-mail implicite. De asemenea, nu utilizați mai multe fonturi în e-mailul dvs. Acest lucru se întâmplă adesea întâmplător atunci când oamenii copiază și inserează informații de pe alte site-uri, deoarece clienții de e-mail precum Gmail nu elimină formatarea. Pentru a evita acest lucru, apăsați „shift + command + v” în loc de „command + v”, ceea ce va determina ca textul să corespundă formatării din e-mail.
6. Îndrăzneț sau subliniat - dar numai atunci când este într-adevăr nevoie
Dacă e-mailul dvs. conține mai mult de un punct sau o întrebare foarte importantă, utilizați cu caractere aldine sau subliniate pentru a face ca acele părți ale mesajului dvs. să iasă în evidență. Aveți grijă să mergeți peste bord cu formatarea fontului - nu doriți un e-mail complet completat, îndrăzneț și subliniat, până la urmă.
7. Dovediți totul
Toată lumea știe să verifice greșelile de ortografie și de gramatică în e-mail-uri, dar ați verificat să vă asigurați că datele, titlurile evenimentelor, termenele și numele sunt corect corelate? În cazul meu, mă simt întotdeauna ușor enervat când oamenii pun acea „l” în plus în „Lily” pentru a o face „Lilly”.
8. Păstrează semnătura simplă
Este frumos să ai o semnătură care să fie mai mult decât numele tău, dar nu ar trebui să preia jumătate din e-mail. Lasă afară orice citate lungi, paragrafe cu povestea ta de viață, reluă fragmente, primești ideea. Numai numele dvs., poziția dvs. actuală și una sau două modalități de a vă contacta (cum ar fi o adresă de e-mail și o manieră Twitter cu hyperlink-uri) sunt numeroase.
O altă notă laterală: am văzut un număr surprinzător de profesioniști care pun citate religioase la sfârșitul semnăturilor lor de e-mail, iar acesta este cu siguranță ceva la care să mă gândesc cu atenție. Amintiți-vă, probabil că nu cunoașteți sistemele de credințe ale majorității persoanelor pe care le trimiteți prin e-mail și nu doriți ca cineva să fie eliminat din cauza unui lucru total sub controlul dvs.
9. Folosiți BCC când este necesar
În loc să păstrezi pe cineva care nu mai face parte din conversație pe un fir, mutați persoana respectivă la BCC (și asigurați-vă că îl anunțați când o veți face!). Un simplu „Mutare la BCC” la începutul e-mailului ar trebui să fie suficient pentru a vă asigura că toată lumea se află pe aceeași pagină.
Trimiterea de e-mailuri excelente înseamnă să stăpânești micile nuanțe pe care cititorul tău nu le poate observa, dar le va aprecia în mod inconștient. Înarmat cu această listă, ești cu un pas mai aproape de a fi un maestru al căsuței de e-mail.
