Depunerea rapoartelor de cheltuieli se află chiar acolo, cu canale radiculare pe scara mea de distracție. În ciuda faptului că compania mea îmi datorează în mod legitim o sumă bună de bani, aproape că mă tem întotdeauna să depun aceste rapoarte.
Probabil că aceasta își are rădăcinile în primul meu loc de muncă din facultate, când i-am cerut șefului meu câteva sfaturi cu privire la cheltuielile corespunzătoare pentru o viitoare călătorie de afaceri. Ea a spus pur și simplu, „Folosește-ți cea mai bună judecată”.
Um, mulțumesc. Având în vedere că nu am fost niciodată într-o călătorie de afaceri, am avut sentimentul că cea mai bună judecată a mea diferă probabil de a ei.
Dar cred că asta a fost ideea. Când am devenit manager și angajații mei mi-au pus aceeași întrebare, m-am trezit că dau același răspuns vag. Am vrut să-mi testez personalul pentru a vedea cum se descurcă singuri fără supraveghere - dacă plecau de porc și ar fi alungat sute de dolari la huiduieli într-o noapte, aș putea pune la îndoială abilitățile lor de luare a deciziilor (și da, aș putea să le transmit și pentru o promovare în locul persoanei care a gestionat sensibil provocarea).
Morala povestii? Când șeful tău spune „Folosește-ți cea mai bună judecată” atunci când petreci timp de banii companiei, înseamnă asta. Modul în care vă descurcați cheltuielile vă va spune multe despre dvs. ca angajat și vă poate afecta, de asemenea, reputația cu șeful.
Din fericire, am dezvoltat câteva trucuri de-a lungul anilor, iar acestea vin la îndemână pentru a mă ajuta să mă țin sub control atunci când aduc încasări.
Priveste si invata
Cel mai bun mod de a evalua cât de mult ar trebui să cheltuiți este să vă urmăriți colegii mai experimentați. Șansele sunt, vei mânca, bea și vei rămâne în aceleași locuri, așa că vei avea multe șanse să te oprești și să vezi ce fac mai întâi.
Iată un exemplu: Când tu și colegii dvs. plecați la cină, lăsați pe toți ceilalți să comande mai întâi și acordați atenție costurilor comenzii fiecărei persoane. Când este rândul dvs., asigurați-vă că alegerea dvs. este cea mai puțin costisitoare sau în aceeași gamă ca și comenzile cu prețuri mai mici din grup. Nu, doar pentru că șeful tău comandă filet mignon, nu înseamnă neapărat că ar trebui să urmezi. Dar când călătorii veterani comandă toate salatele Cobb, urmați-le, iar șeful dvs. nu va pune niciodată la îndoială costul mesei dvs.
Și ce se întâmplă dacă nu va mai exista nimeni în călătoria dvs.? Încercați să faceți o cercetare în prealabil. Întrebați alți colegi lucruri de genul „Mă îndrept spre Chicago - îmi puteți sugera câteva locuri unde să mâncați?” Aflați unde frecventează restul echipei și veți avea câteva locuri pe care știți că sunt sigure de cheltuit.
Nu fi lacom
Probabil că acest lucru pare evident, dar îți pot spune din experiență, este ușor să simți că poți trăi puțin când biroul tău te zboară, plătește hotelul și te trimite la mese cantece cu clienții. Și, deși s-ar putea să-i vezi pe ceilalți oameni care îl trăiesc, deoarece știu că altcineva va ridica fila, este un pariu mai bun să-ți menții cheltuielile la minimum, ori de câte ori este posibil.
Regula generală: Dacă nu ați cumpăra-o cu banii dvs., nu o cheltuiți. Un pahar de vin cu cină? Amenda. Un pahar de vin, plus trei cocktail-uri, câteva aplicații de cuplu și desert? „Nevoia” pentru asta nu va fi ușor de justificat.
Nu fi ieftin
Pare rezonabil că nu ar trebui să depășiți timp pentru compania - dar ce zici de articolele mai puțin costisitoare? Poți să-ți cheltuiești cartușul și bagelul de dimineață atunci când călătorești pentru muncă? Tehnic, sigur, puteți cere companiei dvs. să vă ramburseze suma de 4, 67 USD pe care ați plătit-o pentru o cafea mică și un bagel, dar vă garantez că nu veți câștiga niciun punct atunci când șeful dvs. va vedea acest lucru în raportul dvs. detaliat.
De exemplu, am avut un angajat să prezinte un raport de cheltuieli pentru o taxă de parcare de 1 USD de la o întâlnire cu clientul. Glumești cu mine? I-am dat înapoi dolarul ei, dar de atunci am simțit întotdeauna ca încerca să fugă din companie pentru tot ce a putut.
Da, compania dvs. ar trebui să plătească pentru cheltuieli rezonabile atunci când sunteți afară și despre reprezentarea companiei, dar nichetarea și diminuarea cheltuielilor dvs. vă vor face să arătați neprofesional și imatur, ca să nu mai vorbim de gresit. Iată un proces bun: dacă este ceva ce cumperi în mod obișnuit într-o zi obișnuită de muncă, nu-l cheltuiești (dar păstrează-ți chitanțele, cu șansa neplăcută pe care șeful tău le oferă să plătească și pentru micile lucruri).
Cere întotdeauna chitanțe
Pe această notă, lângă menținerea cheltuielilor dvs. în limite rezonabile, păstrarea încasărilor este cel mai important lucru de reținut atunci când sunteți în misiune în afara biroului. Nici nu pot conta de câte ori am avut angajații să prezinte rapoarte de cheltuieli fără nici o dovadă a cheltuielilor. Oricât de mult crezi că șeful tău are încredere în tine, nu poate să-ți ia cuvântul pentru asta, ai cheltuit 256 USD în ultima ta călătorie de afaceri.
Când am întrebat un angajat de ce nu și-a inclus chitanțele pentru o cheltuială relativ mică - una pe care aș fi aprobată-o în totalitate - a recunoscut că este îngrijorată că nu pot aproba articolul, așa că „a uitat” să ceară o chitanță. Avea dreptate: nu l-am aprobat. Dar nu pentru că m-am opus achiziției - pentru că nu aveam nicio dovadă că s-a întâmplat de fapt.
Sfat rapid: Glisați plicul staționar al hotelului din camera dvs. și păstrați-l în geantă sau servietă. Înfășurați o bandă mare de cauciuc în jurul portofelului pentru a vă reaminti să cereți chitanța - apoi aruncați chitanța în plic imediat ce o primiți. Și dacă există ceva neobișnuit cu privire la cheltuieli, scrieți-l pe spate înainte de a le depune.
Fiecare companie și fiecare șef au o abordare diferită în ceea ce privește gestionarea cheltuielilor, ceea ce înseamnă că nu există o regulă grea și rapidă care să se aplice fiecărei situații. Dar, respectați-vă aceste recomandări, iar șeful dvs. nu va avea niciodată un motiv să vă pună la îndoială cea mai bună judecată.
