Confruntarea (în special confruntarea cu munca) nu este niciodată distractivă pentru nimeni. Dar chiar și mai incomod decât să încerci să spui ceva neplăcut feței cuiva este să încerci să exprimi aceste sentimente prin e-mail.
În calitate de co-fondator al unei organizații complet virtuale care are peste 120 de colaboratori în toată lumea, am avut partea mea corectă de e-mailuri de confruntare incomode. Deci, ce ar trebui să faci dacă te afli într-o situație de e-mail? Iată câteva sfaturi.
1. Nu recurgeți la e-mail decât dacă trebuie
Acest lucru ar trebui să se înțeleagă, dar este important: e-mailul nu ar trebui niciodată înainte de prima alegere pentru comunicarea de confruntare. De fapt, ar trebui utilizat doar ca ultimă soluție.
Nu trimiteți un e-mail de confruntare cuiva decât dacă ați încercat să luați legătura cu el sau ea în orice alt mod posibil fără succes, sau dacă problema este atât de urgentă, încât trebuie să i se spună imediat și singurul disponibil opțiunea este e-mail. În plus, e-mailurile de confruntare trebuie utilizate doar pentru probleme mai mici, nu pentru evenimente mari, care se schimbă viața (cum ar fi concedierea cuiva; în mod ideal, cel puțin ar fi făcut pe Skype sau pe o platformă unde puteți vedea chipul cuiva).
Există două motive principale pentru această justificare. În primul rând, interacțiunea față în față (chiar dacă se face prin Skype sau Google Hangout) permite ca cealaltă persoană să se ridice pe indicii faciale și limbajul corpului într-un anumit grad, ceea ce vă poate ajuta să vă orientați mai bine punctul. În al doilea rând, cuvintele dintr-un e-mail pot fi scoase din context foarte ușor (la fel și contextul e-mailului în sine) și nu doriți o situație care să-ți explodeze fața (cu cealaltă persoană care merge la șeful tău să se plângă email-ul tau).
Cu toate acestea, cu siguranță vor fi momente în care va trebui să folosiți e-mailul și, în încredere, în mine, în aceste situații, este mai bine să comunicați prin e-mail decât deloc.
2. Fii cât mai simplu și specific pe cât posibil
Cea mai importantă parte a scrierii unui e-mail este să spui doar ce vrei să spui. Scoateți comentariile sau alte gânduri laterale (nu se presupune a fi un roman) și ajungeți direct la acest punct. Întregul dvs. e-mail de confruntare ar trebui să fie doar câteva propoziții, iar obiectivul ar trebui să fie mutarea comunicării offline și în viața reală cât mai repede posibil.
Ce inseamna asta? Nu bătați în jurul arbustului, nu vorbiți tot ce vă vine în minte și, cu siguranță, nu vă cereți scuze pentru ceea ce spuneți. Puteți face acest lucru fără a fi înțeles - ca exemplu, consultați e-mailul de mai jos pe care l-am trimis unuia dintre scriitorii mei contribuitori.
De asemenea, dacă simțiți că nu puteți explica cazul dvs. în șase propoziții sau mai puține, poate că subiectul este prea mare și păros pentru e-mail. La urma urmei, nu vrei să minimalizezi o situație delicată. Un e-mail scurt care se adresează la termenele ratate, calitatea misiunii, absența sau progresul este în regulă - dar vă puteți imagina cât de groaznic ar fi să trimiteți un e-mail care să spună: „Hei so-and-so, dorești doar să te anunț sunt redactate. Rece."
3. Oferta de a fi disponibil pentru chat
O altă problemă care apare atunci când te confrunți cu cineva prin e-mail este că comunicarea online este foarte unilaterală. Altcineva nu poate fi de acord imediat cu tine; în schimb, primesc e-mailul dvs., îl citesc, răspund și așa mai departe. Astfel, poate dura un timp pentru ca ambele părți să-și obțină punctele și, de obicei, nu se realizează multe.
Chiar dacă ați trimis confruntarea prin e-mail, ar trebui să oferiți celeilalte persoane opțiunea de a răspunde printr-un alt suport. Finalizând o scrisoare cu ceva de genul: „Lasă-mă să știu dacă aveți întrebări și dacă doriți să discutați acest lucru în continuare, putem să luăm absolut masa de prânz sau să plecăm pe Skype.”
4. Gândește-te înainte de a trimite
Înainte de a-ți trimite e-mailul scârțâind prin cyberspațiu, gândește-te, dacă superiorii mei ar vedea asta, ce ar gândi ei ce am spus? Dacă faceți acest lucru, vă puteți împiedica să trimiteți un e-mail prea dur sau care emană o atmosferă diferită decât ați sperat. Dacă credeți că șeful dvs. ar primi mesajul greșit privind e-mailul dvs. fără context, atunci este timpul să vă întoarceți la tablă.
Dacă este posibil, încercați să scrieți e-mailul dvs. pe zi (sau cel puțin câteva ore) înainte de a-l trimite. Dacă îți scrii corespondența în mijlocul furiei, vei dori ceva timp să se răcorească înainte ca acea altă persoană să-ți vadă mesajul. Nu multe decizii mari sunt luate în plină furie și, cu siguranță, nu doriți ca reputația voastră să fie pusă în pericol, deoarece ați trimis un e-mail care nu a fost atât de atent.
5. Fii pregătit pentru răspuns (sau nu)
Desigur, e-mailurile sunt o stradă cu două sensuri; asigurați-vă că sunteți gata pentru orice reacție atunci când trimiteți orice fel de confruntare. În plus, ia-ți ceva timp să te gândești la ce vei face în diferite scenarii, cum ar fi dacă persoana de pe celălalt capăt nu răspunde sau dacă te va arunca în aer 10 minute mai târziu.
De exemplu, dacă scriitorul pe care l-am trimis e-mailul de mai sus pentru a nu răspunde în trei sau patru zile, voi trimite un e-mail de urmărire cu un termen limită sau un ultimatum (ceva de genul: „Dacă nu aud de la tine prin, Voi presupune că nu mai sunteți interesat să scrieți pentru The Prospect ”). Acest lucru pune un pic mai multă presiune pe cealaltă persoană să răspundă.
Și în cazul în care primiți un răspuns nepoliticos sau furios, luați ceva timp (cel puțin câteva ore) înainte de a răspunde. Poate fi tentant să dai foc înapoi și, de asemenea, foarte ușor pentru un mesaj să se transforme într-o zonă de război prin e-mail. Și din nou, obiectivul tău principal ar trebui să fie să ieși din spatele scutului de e-mail și să vorbești lucrurile față în față.
