Nu mă consider neapărat un multitasker grozav. De fapt, mi se pare destul de dificil să fac mai multe lucruri la un moment dat. Să spunem doar că pătrunderea capului și frecarea stomacului meu nu este trucul meu de petrecere.
Un buncăr de proiect, totuși? Aceasta este o reputație pe care o voi lua cu siguranță. Conturez un articol, răspund la un e-mail aleatoriu, apoi pornesc la un proiect - totul înainte de a mă îndrepta înapoi la căsuța de e-mail pentru a răspunde la încă un mesaj. Nu abordez sistematic un lucru simultan. În schimb, sări de la o sarcină la alta pentru a continua să mă tăiați la lista mea de aparent fără sfârșit.
Cu toate acestea, am realizat recent ceva care m-a determinat să vreau să-mi schimb metodele. Da, zilele mele de muncă s-au simțit nesimțite. Dar nu s-au simțit neapărat productivi . Aș ajunge la seară cu proiecte mari, viitoare, care încă mai sunt pe lista mea. Știam că am petrecut ultimele opt ore tastând febril la computer. Deci, cum nu am reușit să termin lucrurile alea? Unde mă duceam timpul?
Tocmai din acest motiv am decis să încerc o metodă numită „lot”. Este un cuvânt amuzant, dar un concept incredibil de simplu. Practic, înseamnă că grupezi sarcini similare și apoi ai grijă de ele într-o singură bandă. Această metodă îți crește productivitatea ajutându-te să eviți acea schimbare frenetică a angrenajelor care apare întotdeauna atunci când urci de la proiect la proiect. În schimb, puteți să vă concentrați și să vă zonificați asupra sarcinilor la îndemână, să vă micșorați distragerile și să le cuceriți pe cei care trebuie să-i dozați în mod strategic.
Inutil să spun, a sunat ca o tactică care a fost proiectată doar pentru mine. Așadar, am încercat acestui sistem o săptămână solidă pentru a vedea dacă a fost ceva care a ajutat de fapt să-mi dau productivității și concentrării o lovitură atât de necesară în pantaloni. Curios despre ce credeam? Ei bine, haideți să rămânem la tema „gruparea lucrurilor împreună” și să aruncăm o privire la unele argumente pro și contra.
Pro-uri
Chiar am pierdut mai puțin timp
În timp ce Tehnica Pomodoro a reușit să mă învârt puțin, totuși mă consider un sceptic atunci când vine vorba de diferite blocaje de productivitate care promit să îmi maximizeze orele de lucru. Deci, am ezitat cu privire la acest experiment. În orice caz, am presupus că voi pierde doar un timp prețios încercând să descopăr cum să faceți acest lucru în mod eficient.
Totuși, am sfârșit surprins de cât timp m-a salvat efectiv această tactică. În primul rând, abordarea unor sarcini similare în aceeași bucată de timp m-a ajutat să mă simt mult mai puțin frazat și stresat. În plus, nici măcar nu pot explica în mod adecvat câte minute am economisit prin faptul că nu a trebuit să deschid și să închid o grămadă de documente și file din browser. În schimb, aș avea acces la ceea ce aveam nevoie, să am grijă de toate acele sarcini relevante și apoi să traversez un întreg bloc de lucruri de pe lista mea. A fost cu adevărat un mod inteligent de a lucra!
Am fost mai puțin intimidat de proiecte mari
Cu toții suntem familiarizați cu proiectele și sarcinile mari care găsesc o casă permanentă pe listele noastre de activități, mai ales pentru că suntem prea copleșiți și intimidați pentru a începe lucrurile.
Dar, folosind această tehnică de lot, am decis să împărțesc sarcini mai mari în obiecte de acțiune mai mici, cu dimensiuni de mușcătură. De exemplu, anterior aș fi scris „Scrie un articol pentru The Muse” pe lista mea. Cu toate acestea, pentru a grupa lucrurile mai eficient împreună, am rupt acea însărcinare în mai multe etape mai mici, cum ar fi adunarea cercetării mele, conturarea piesei mele, redactarea și editarea și apoi trimiterea.
Am făcut asta pentru toate articolele sau proiectele mai mari la care lucram în acea zi. Apoi, aș face cercetările mele pentru toate înainte de a trece la următorul pas - mai degrabă decât să încerc să abordez un articol întreg simultan.
Asta însemna că, de fapt, făceam progrese în acele lucruri pe care, de obicei, am tendința de a le impinge. Dar, întregul proces s-a simțit mult mai gestionabil.
Am făcut mai puține greșeli
Să ne confruntăm - sărind în mod constant pe tot parcursul zilei de lucru poate fi distragător și dezorientant. Desigur, nimeni nu este perfect. Dar, am constatat că această abordare disociată a activității mele a dus la prea multe greșeli și supravegheri, inclusiv dactilografii în articole și e-mailuri trimise oamenilor greșiți.
Băcându-mă, m-am trezit să fac mai puține din aceste alunecări. Nu sunt om de știință, dar voi merge mai departe și voi credite faptul că am putut să-mi dedic toată atenția pentru sarcina care se află în fața mea. Gândurile mele nu erau la fel de împrăștiate, ceea ce însemna că am putut să surprind în mod proactiv oricare dintre aceste mici erori și erori.
Contra
Lista mea de activități a durat mai mult la creare
În interesul de a fi echilibrat și sincer, nu voi încerca să pretind că această tehnică de productivitate a fost complet lipsită de orice dezavantaje. Cea mai mare pe care am întâlnit-o din nou și din nou a fost faptul că lista mea de activități mi-a luat mult mai mult timp pentru a reuni dimineața.
Sunt o persoană vizuală. Așadar, știam dacă o să mă conformez cu această metodă de lot, lista mea ar trebui să fie structurată în același mod - altfel aș termina din nou. Totuși, am aflat rapid că încercarea de a fi strategic implică unele gândiri serioase și revizii.
În cele din urmă, am făcut-o astfel:
- Aș scrie toate lucrurile pe care voiam să le realizez în acea zi într-o listă uriașă.
- Mi-aș apuca sublinieri pentru a colora codul și a grupa articolele similare.
- Apoi, din moment ce mă uitam la acea mizerie scrijelită și evidențiată m-ar fi împins direct peste margine, am scris o listă cu totul nouă - acordând atenție grupării de articole bazate pe codarea mea de culori.
După cum sunt sigur că poți ghici, asta însemna doar să mă pregătesc să lucrez în fiecare zi, m-a luat aproape de două ori mai mult. Dar, sincer, cred că acele câteva minute în plus au sfârșit să merite!
Nu a fost întotdeauna sustenabil
Întâlnirile întâmplătoare și situațiile de urgență apar de-a lungul întregii zile de lucru - lucrurile pe care nici măcar nu intenționați să le aveți grijă ajung să fie brusc priorități. Știm cu toții cum merge asta.
Așadar, deși această metodă funcționează extrem de bine în acele zile în care totul merge așa cum este planificat, nu este întotdeauna gestionabilă atunci când ești brusc cu o întâlnire neașteptată sau o criză de muncă. Și, în timp ce, în mod evident, trebuie să efectuați unele ajustări și să aveți grijă de ceea ce trebuie făcut, cu siguranță poate fi puțin frustrant și dezorientant să aveți o cheie aruncată în cele mai bune planuri. La urma urmei, nu puteți „lotiza” situații de urgență presante.
Așadar, voi continua să lotez lista mea de activități?
Ca în orice, există câteva avantaje și defecțiuni distincte care vin însoțite de această metodă. Dar, în general, aș spune că este cu siguranță ceva ce voi continua să pun în aplicare. A ajutat într-adevăr să-mi cresc concentrarea și m-a încurajat să-mi cuceresc lista de activități cu un pic de strategie.
Sigur, au existat unele lucruri care nu am putut planifica. Cu toate acestea, atât timp cât sunteți dispus să mențineți un pic de flexibilitate cu acest sistem de gestionare a timpului, cred că veți avea un succes mare cu acesta.
Ai încercat lotul? Ia legătura cu mine pe Twitter și anunță-mi cum a funcționat pentru tine!
