In cele din urma! cele 23 de reguli nescrise de e-mail

Abia când l-am ajutat pe fratele meu, în vârstă de colegiu, să-și pirateze meseria de poștă și i-am explicat câteva dintre nuanțele acestei metode de comunicare omniprezente, am realizat cât de multe reguli de scrisori nescrise s-au dezvoltat de-a lungul anilor.

Unele dintre ele sunt destul de evidente, dar merită repetate (pentru că încă văd oameni rupându-i din când în când). Și altele nu sunt imediat intuitive, dar, dacă sunt urmate în mod universal, ne-ar ajuta pe toți să trimitem și să răspundem mai bine la e-mail.

Deci, le pun în scris. Examinați lista și repetați după mine: „Jur în mod solemn că voi respecta regulile e-mailului pentru totdeauna.”

Linia de subiect trebuie să fie întotdeauna descriptivă. „Introducere” nu este suficient de descriptivă. „Introducere: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)” este mai bun.
Păstrați orice e-mail cât mai scurt; vă economisește timp și, mai important, respectă timpul destinatarului.
Cu cât răspundeți mai repede, cu atât va fi mai scurt răspunsul.
Includeți întotdeauna o linie de context dacă destinatarul nu se așteaptă la acest e-mail. Acest lucru este la fel de relevant pentru e-mail-urile pentru prima dată („Aici ne-am întâlnit”), cât și pentru e-mailurile cu cineva cu care lucrați în mod regulat („Acest e-mail este despre următoarea fază a acelui proiect la care lucrăm împreună”).
Puneți „cerere” sau „articole de acțiune” mai întâi în e-mail, nu ultima, și faceți-le explicite. Ar trebui să fie clar imediat destinatarului ceea ce doriți.
Dacă există un termen limită, spuneți asta. Dacă cererea nu este urgentă, spuneți acest lucru.
Dacă nu aveți nevoie de răspuns și un e-mail este doar FYI, spuneți asta.
Puneți orice întrebări cât se poate de specifice. „Ce părere aveți despre propunere?” Nu este o întrebare bună. „Putem merge mai departe cu propunerea vânzătorului de 20.000 de dolari până vineri?” Este mai bine.
Utilizați gloanțe sau liste numerotate atunci când este posibil. Acestea sunt mai ușor de degresat decât blocurile de text.
Când ceva este cu adevărat important, îndrăznește-l.
Nu folosiți prea tare în e-mailuri.
Folosiți fonturi lizibile. Comic Sans nu este un font lizibil.
Dacă primiți o întrebare de la altcineva, dar nu pot răspunde imediat, răspundeți, lăsându-i să știe când veți ajunge la ea. Acest lucru vă va salva e-mailurile de check-in și va ajuta cealaltă persoană să planifice.
CC întotdeauna numărul minim de persoane necesare pentru a finaliza munca. Cu cât sunt mai mulți oameni în lanțul de email, cu atât este mai scăzut sentimentul de responsabilitate de a răspunde.
Folosiți „Răspundeți la toate” numai atunci când este cu adevărat necesar. Nimeni nu-i place acea persoană care înfundă inbox-ul întregului departament.
Dacă cineva este pe un fir de e-mail, el sau ea nu mai trebuie să fie activat, mutați persoana respectivă la BCC în următoarea dvs. răspuns și spuneți-o în prima linie a e-mailului. („Sam, mulțumesc că mi-ai prezentat-o pe Mary și pe mine - te voi muta la BCC și o voi lua de aici.”)
Faceți întotdeauna informații opt-in dublu. Dacă nu, oamenii vor începe să se temă să audă de la tine.
Nu deturnă un fir pe un subiect pentru a discuta un alt subiect. În schimb, începeți un nou thread de e-mail, cu linia de subiect relevantă și destinatarii.
Nu te înghesui. Nimeni nu are nevoie de un al 20-lea e-mail „Acest lucru mi s-a părut extraordinar!”.
Dacă trimiteți un e-mail în scopuri de afaceri, aveți informațiile de contact și titlul în subsol. Cu cât este mai simplu, cu atât mai bine.
Dacă trimiteți prin e-mail o persoană foarte ocupată, este total acceptabil și oarecum este de așteptat să îi trimiteți e-mailul inițial înapoi către el sau ea cu un mesaj de urmărire după o săptămână sau două. Cei mai mulți oameni ocupați necesită cel puțin unul dintre acestea. Nu face mai mult de trei.
Nu este acceptabil să urmăriți un e-mail în 48 de ore, cu excepția cazului în care este cu adevărat urgent. Multe persoane tratează e-mailul ca o formă de corespondență și pot avea pur și simplu priorități mai mari decât să vă răspundă imediat.
Dacă primiți sau doriți să trimiteți un e-mail furios, așteptați-l. Dacă este urgent, accesați telefonul în schimb.