În urmă cu câteva săptămâni, am scris despre regulile nescrise ale e-mailului și am fost aruncat la ochi de cât de mulți oameni au considerat că este util. Se dovedește, există o mulțime de reguli de care am putea beneficia cu toții de a obține pe hârtie!
Cu asta în minte, voi mai face câteva alte liste, începând cu cel de-al doilea punct de durere la birou: întâlniri. Citiți mai departe regulile obligatorii despre cum să desfășurați o întâlnire de succes, iar colegii de pretutindeni vă vor mulțumi.
Asigurați-vă că aveți nevoie într-adevăr de o întâlnire înainte de a o programa. Ar putea fi rezolvat cu 10 minute la telefon sau prin e-mail?
Fiecare întâlnire ar trebui să aibă un scop: fie trebuie să luați o decizie, fie să finalizați o acțiune împreună. Acordarea unei actualizări se poate întâmpla aproape întotdeauna prin e-mail.
Nu programați mai mult timp decât aveți nevoie. Cele mai multe întâlniri sunt programate pentru o oră întreagă, când ar trebui să fie de 20 de minute, 30 de minute sau 45 de minute - maxim .
Începeți la timp. Nu așteptați pentru persoanele străvechi, ci doar îi încurajează.
Terminați la timp. Spunând: „Știu că avem toate multe de făcut, așa că haideți să încercăm să menținem acest lucru sub 30 de minute”, le va reaminti oamenilor că doriți o întâlnire eficientă la fel de mult ca și ei.
Invită doar persoanele care au nevoie să fie acolo. Cu cât sunt mai mulți oameni într-o întâlnire, cu atât mai puțin se face asta.
Fiecare întâlnire ar trebui să aibă pe cineva clar atribuit înainte de timp pentru a-l conduce. Dacă nu ești tu, numește pe altcineva (și asigură-te că acea persoană știe că este responsabil).
Coaceți în câteva minute pentru chit-chat la începutul întâlnirii. Suntem oameni, nu roboți, iar dezvoltarea relațiilor cu colegii ajută activitatea să funcționeze mai bine.
Dacă doriți ca oamenii să citească ceva înainte de timp, trimiterea acestuia cu cel puțin trei ore înainte de timp este bună, iar cu o zi înainte este mai bună. Trimiterea acestuia cu 20 de minute înainte este inutilă.
Rezervați-vă spațiul de întâlnire înainte de timp sau acordați-vă cu 10 minute înainte de întâlnire pentru a-l descoperi. Rătăcirea sălilor cu toată lumea în tractare risipește timpul tuturor.
Stabiliți o agendă și împărtășiți-o la începutul ședinței pentru a ține toată lumea pe cale.
Dacă doriți ca oamenii să acorde atenție, nu le oferiți câteva fișe la începutul întâlnirii. Vor începe să răsfoiască și vor fi distrași.
Nu verificați telefonul sau e-mailul în timpul întâlnirii. Toată lumea poate spune ce faceți și vor începe să facă la fel.
Urmăriți pașii următori pe măsură ce ședința continuă. Orice elemente de acțiune ar trebui trimise ca amintire după reuniune.
Un element de acțiune fără cineva atribuit acestuia nu are valoare. În cele mai multe cazuri, este necesar un termen limită.
Dacă cineva vorbește prea mult, tăiați-l (sau frumos). La fel, dacă cineva vorbește prea puțin, încearcă să-l angajezi pe el sau ea.
Dacă conversația este pe subiect, este acceptabil și necesar să o reîncărcați. Un simplu, „Să programăm timp pentru a discuta asta mai târziu, dacă va fi util, deoarece ne mai rămân doar 10 minute”, funcționează perfect.
Dacă întâlnirea are o durată de peste o oră, programează-ți timpul pentru pauze și anunță participanții despre ele înainte de timp. Știind că își pot verifica e-mailul în 45 de minute va ajuta la menținerea lor concentrată acum.
Urmăriți limbajul corpului. Puteți spune cu ușurință dacă oamenii sunt plictisiți, dezactivați sau simțiți că timpul lor este pierdut, atât timp cât îl căutați.
Dacă este necesar, alocați un preluator de note, astfel încât să vă puteți concentra pe rularea ședinței.
Evaluează regulat dacă sunt necesare deloc întâlniri repetate din calendarul tău și, dacă da, dacă formatul, lungimea și participanții contribuie la eficacitatea lor. Dacă nu? Schimbă-le!
