De curând, am apelat la tot mai multe apeluri telefonice legate de afaceri care, în ciuda faptului că sunt cu oameni deștepți, m-au lăsat cu o impresie proastă. Cu siguranță, apelurile par destul de simple, dar orice lucru de la sclipirile tehnologice care ar fi putut fi evitate până la o gestionare a timpului deficitară poate avea cu adevărat impact asupra clienților și a colegilor dvs. despre impresia dvs. (ca să nu mai vorbim de productivitatea dvs.).
Așa că, la fel cum există reguli nescrise pentru e-mail și întâlniri, vă descriu liniile directoare pentru apeluri telefonice de afaceri și apeluri de conferință pe care toată lumea trebuie să le respecte. Iată apeluri mai productive (și mai puțin enervante) pentru totdeauna!
De acord înainte de apel, persoana care apelează la cine și la ce număr. Trimiterea prin e-mail la trei minute de la apel trebuia să înceapă cu „unde să vă sun?” pierde timpul tuturor.
În general, dacă întrebați ceva de la altcineva, ar trebui să vă oferiți să-l sunați. Dacă ajungi pe altcineva, roagă-l să te sune pentru a evita să alunge pe cineva.
Programează apelul pentru durata de care ai nevoie și nu uita că acesta poate fi de cinci, 10 sau 20 de minute. Nu ar trebui să vă rotunjiți la cel mai apropiat 30 de minute.
Dacă știi din timp că vei întârzia un apel, anunță cealaltă persoană prin e-mail și oferă-te să-l suni atunci când ești gata.
Dacă persoana apelată nu ridică, nu lăsați un mesaj prima dată. Încercați din nou 1-2 minute mai târziu și, dacă el sau ea nu ridică, lăsați un mesaj și, de asemenea, un e-mail, lăsându-i să știe că ați sunat și precizați cât mai mult timp veți fi disponibil. Nu suna din nou după aceea decât dacă este urgent.
Dacă vorbesc mai mult de două persoane, setați un apel în avans. Există o mulțime de servicii gratuite, precum UberConference, care vă ajută în acest sens.
Mențineți apelul la cât mai puține persoane și asigurați-vă că toată lumea este cu adevărat necesară. Cu cât sunt mai mulți oameni pe linie, cu atât toată lumea acordă atenție.
Asigurați-vă că luați apelul dintr-o locație liniștită, cu semnal bun. Utilizarea liniilor terestre ori de câte ori este posibil ajută la evitarea problemelor de semnal.
Dacă ești prins într-o locație zgomotoasă, anunță oamenii imediat că vei fi mut, decât dacă vorbești. Este lucrul respectuos de făcut.
Dacă nu sună de la un telefon pe care îl folosești în mod regulat, asigură-te că știi cum să îl operezi. Acest lucru este deosebit de important atunci când utilizați un sistem de telefon de telefon necunoscut.
Nu recomand să utilizați diapozitive pentru a prezenta ceva la apel, cu excepția cazului în care faceți o demonstrație, dar dacă sunteți, nu le trimiteți prin email. În schimb, utilizați un serviciu de partajare a ecranului, cum ar fi GoToMeeting sau Screenleap, pentru a vă asigura că oamenii nu aruncă o privire, să sară înainte și apoi să nu mai fie atenți.
Dacă utilizați un serviciu de partajare a ecranului, asigurați-vă că funcționează înainte de începerea apelului și că omologii dvs. au ceva instalat de care ar avea nevoie înainte de apel.
Dacă vă întâlniți cu oamenii pentru prima dată sau doriți cu adevărat ca oamenii să acorde atenție, luați în considerare videoconferința.
La fel ca în cazul întâlnirilor, începeți la timp. Așteptarea persoanelor străine nu le încurajează decât.
Dacă vă alăturați unui apel de conferință, prezentați-vă imediat, astfel încât nimeni nu este surprins că ați ascultat trei minute despre ceea ce credeau că este o conversație unu-la-unu.
Dacă cineva se alătură târziu, nu-l prinde. Pierde timpul tuturor. Încurajați această persoană să ia pas cu cineva la finalul apelului pentru a vedea ce a fost ratat.
Oferiți prezentarea generală a cui sunteți și de ce sunati în primele 120 de secunde de la apel, apoi stabiliți agenda sau obiectivul. Celelalte persoane aflate la apel ar trebui să știe ce doriți de la ei imediat.
În primele minute ale fiecărui apel, confirmați cât timp trebuie să vorbească toată lumea, astfel încât să puteți gestiona conversația în consecință.
Dacă aveți peste trei persoane pe linie, organizatorul ar trebui să efectueze un apel rapid pentru a vă asigura că toată lumea este acolo și să le prezinte pe scurt dacă este posibil.
Nu faceți decât să faceți introduceri individuale doar dacă vă va ajuta afacerile să se finalizeze și să-l influențați în agenda dvs. În caz contrar, vei pierde mult timp.
Cu excepția cazului în care apelul vă va împărtăși expertiza, nu ar trebui să vorbiți mai mult de 70% din timp. Dacă mulți oameni sunt pe linie, acest număr scade la 25%.
Mențineți-vă propozițiile scurte și întrerupeți regulat între idei. Acest lucru va permite oamenilor să sară sau să pună întrebări.
Dacă sunteți organizatorul de apeluri, este de datoria dvs. să chemați oamenii să participe dacă nu vorbesc și altcineva monopolizează conversația.
Utilizați butonul de mutare strategic. Dacă sunteți dezactivat pentru 90% din apel, probabil că nu sunteți pe deplin atenție.
Nu fiți persoana care verifică e-mailul și trebuie să solicite repetarea unei întrebări. Dacă vă aflați că verificați e-mailul în timpul majorității apelurilor, acestea sunt prea lungi, sunt prea multe persoane implicate sau nu trebuie să fiți pe ele.
Cu cinci minute înainte de încheierea apelului, avertizați-i pe toți că se încheie și întrebați dacă există întrebări. Nu-l lăsați să curgă, dacă este deloc posibil - este lipsit de respect față de timpul altora.
Urmăriți următorii pași pe măsură ce apelul continuă și trimiteți-i prin e-mail ulterior ca un memento.
Spune-ne! Care este regula ta preferată pentru apeluri telefonice? Aveți ceva ce ne-a lipsit?
