Ridică mâna dacă te-ai regăsit într-una din următoarele situații la locul de muncă:
- O întâlnire care se termină și te obligă să te prezinți cu întârziere la următoarea ședință, să nu poți finaliza un proiect la timp sau să ratezi un eveniment după muncă.
- O întâlnire atât de dezorganizată ai ieșit din ea gândind, ce tocmai s-a întâmplat?
- O întâlnire care ajunge să fie o pierdere completă de timp.
Văd mâinile tuturor în aer? Ma gandeam eu. Fiecare dintre aceste probleme poate fi rezolvată cu un singur lucru simplu: o agendă de întâlnire .
Care este acest concept magic, vă întrebați? Un document care acoperă următoarele elemente:
- Ce trebuie să pregătiți dinainte sau să aduceți la întâlnire
- Cine participă
- De ce vă îndepliniți și orice obiective doriți să atingeți
- Despre ce veți vorbi, despre cine va vorbi despre ce și cât timp va dura fiecare subiect pentru a discuta
- Următorii pași pe care doriți să îi faceți după întâlnire
Probabil ați folosit ceva de genul înainte, dar într-un mod mai puțin formal. De exemplu, poate că ați completat secțiunea de note din calendarul dvs. pentru a invita oamenii să știe ce documente ar trebui să facă referire. Sau, ați trimis un e-mail care conține pe scurt punctul de întâlnire de marți la care tocmai ați invitat întreaga companie.
Dar să aveți un aspect mai detaliat și concret pentru exact cum ar trebui să meargă și va merge întâlnirea dvs. poate fi atât de incredibil de util. În primul rând, este o documentare crucială - prin a scrie în scris despre ce ați vorbit și deciziile pe care le-ați luat, aveți ceva la care puteți face referire în cazul în care oricine (inclusiv șeful dvs.) va pune la îndoială deciziile viitoare.
Și, pentru un alt lucru, ajută chiar și cel mai ravagiu grup de oameni să rămână organizați și concentrați, în timp ce îi răspunde. Oamenii pot veni la conversația pregătită, ceea ce înseamnă că puteți utiliza timpul limitat împreună eficient, puteți simți încrederea că întâlnirea a fost productivă și puteți identifica mai ușor pașii următori.
Și norocos pentru tine, am creat un șablon de agendă pe care îl poți completa chiar acum și care te va economisi timp pentru a-ți scrie singur. Trebuie doar să deschideți documentul, să faceți o copie și să-l completați pe șeful de echipă.
După ce îl completați, trimiteți-le tuturor celor implicați atunci când vă programați întâlnirea. (Poate fi înțelept să includem o notă care spune: Vă rugăm să revizuiți agenda reuniunii înainte de a ne întâlni. )
O agendă este utilă pentru aproape orice fel de întâlnire. Pentru check-in-uri, oferă transparență și timp pentru a pregăti orice întrebări de urmărire, pentru întâlniri cu clienți, arată leadership, pentru brainstorms de grup, vă asigură că nu vă distrageți, iar pentru toată lumea arată că le prețuiți timpul.
Toată lumea câștigă!
