Dacă ați condus vreodată la o întâlnire, probabil ați încercat, de asemenea, să încercați să trageți înapoi o sesiune care a luat rapid o întorsătură pentru haotic.
Poate aveți de-a face cu o grămadă de discuții în plus - sau cu o persoană care pare să aibă atenția unui copil de patru ani. Poate că toată lumea are o idee grozavă de împărtășit - sau poate că bebelușul regal a fost în sfârșit numit și este despre tot ce poate vorbi.
Oricare ar fi motivul, întâlnirile pot și se pot descurca sub control. Dar dacă sunteți responsabil de adunare, doriți să păreți deasupra lucrurilor și să evitați să pierdeți timpul tuturor cu întâlniri ineficiente.
Menținerea grupului pe cale poate fi mai ușor spus decât făcut, dar cu unele planificări inteligente și câteva zile de strategii, veți fi în drum spre întâlniri de echipă mai concentrate.
Începeți cu un plan
Primul pas în stabilirea controlului este pregătirea unei agende. Și vreau să spun, o agendă tipărită, de modă veche, care poate fi trimisă participanților înainte de timp (și apoi afișată sau înmânată la întâlnire ca un memento amical). Se poate părea prea evident pentru a scrie totul, dar aveți încredere în mine, având câteva detalii pe hârtie vă va ajuta să vă păstrați - și toți ceilalți - concentrați asupra a ceea ce este cu adevărat întâlnirea.
Atunci când vă pregătiți planul, gândiți-vă la obiectivul final pe care doriți să îl atingeți în cadrul ședinței (de exemplu, este o sesiune de brainstorming sau trebuie să finalizați câteva elemente cheie de acțiune?). Apoi, lucrează înapoi pentru a determina ce trebuie discutat pentru a atinge acel obiectiv, ce întrebări trebuie să fie răspunse și ce responsabilități trebuie atribuite. Asigurați-vă că oricare dintre aceste capete libere are un loc pe ordinea de zi, astfel încât toată lumea știe la ce să se aștepte înainte de a ajunge.
Pe lângă aceste subiecte de pe ordinea de zi, gândiți-vă și la persoanele care vor participa. Câți oameni vor fi? Se cunosc unul pe celălalt? Care sunt personalitățile lor? Ce le distrage de obicei? Acest lucru vă va ajuta să decideți dacă trebuie să construiți în orice timp suplimentar la începutul sesiunii. De exemplu, dacă știți că participanții la ședință vor dori să se angajeze în discuții personale înainte de a începe, planificați câteva minute pentru ca toată lumea să scoată chat-ul din sistemele lor înainte de a începe activitatea.
Facilitarea pentru focalizare
Următorul tău pas este să creezi un spațiu de întâlnire care să descurajeze distragerea și întreruperile. Începeți cu spațiul fizic, asigurându-vă că camera este închisă de zgomotul exterior și conversațiile și fără distracții vizuale, precum un ecran video sau materiale de pe masă. Și chiar înainte de începerea ședinței, puneți telefonul departe și închideți laptopul - este un semn subtil pentru alții că ar trebui să facă la fel.
Apoi, setați stadiul productivității. Asigurați-vă că agenda este disponibilă - fie prin copiere tipărite, fie prin tragerea acesteia pe ecran - și asigurați-vă că ați stabilit obiectivele pentru întâlnire în timp ce întâmpinați toată lumea (de ex: „Suntem aici astăzi pentru a finaliza detaliile pentru evenimentul de strângere de fonduri. ”). De asemenea, asigurați-vă că amintiți-le oamenilor când se presupune că ședința se va încheia. Pur și simplu spunând: „Știu că avem cu toții multe de făcut, așa că haideți să încercăm să menținem acest lucru sub 30 de minute”, le va reaminti oamenilor că doriți o întâlnire eficientă la fel de mult ca ei.
Pe mai multe note logistice, dacă aveți materiale suplimentare de întâlnire, transmiteți-le pe măsură ce mergeți mai degrabă decât la începutul sesiunii. Am auzit că alții sugerează că această abordare distrage atenția, dar am aflat că majoritatea oamenilor vor citi în viitor și vor descărca întâlniri dacă au ocazia să vadă ce se întâmplă.
Revenirea grupului
O agendă clară și un spațiu curat pentru întâlniri parcurg un drum lung pentru a ține lucrurile pe cale, dar oricât de atent vă planificați întâlnirea, distracțiile se pot întâmpla. Acolo intră în joc arta tranziției. Înainte de a merge la o întâlnire, asigurați-vă că sunteți înarmați cu câteva modalități politicoase, dar eficiente, de a redirecționa conversația înapoi către locul dorit. Iată câteva dintre preferatele mele:
Înfășoară-l
La fel ca un eseu bun (da, ne amintim cu toții), ar trebui să încheiați întâlnirea cu un scurt rezumat. Afișați clar ce s-a realizat și orice doză ulterioară, pașii următori sau responsabilitățile. Acest lucru nu trebuie să fie detaliat - de fapt, nu ar trebui să dureze mai mult de un minut sau două - dar ajută să aruncați un arc în ședința dvs. pentru a spune ceva de genul: „Mulțumesc tuturor. Am făcut progrese mari în finalizarea logisticii evenimentelor. Emily va contacta coordonatorul evenimentului cu aceste detalii și voi trimite o listă de e-mail a tuturor răspunsurilor finale ale tuturor ”.
Haideți să ne confruntăm, când puneți o grămadă de oameni într-o cameră mică, poate fi dificil să stabiliți și să mențineți controlul. Trecerea la următoarea întâlnire cu un plan, o agendă și câteva linii-cheie pentru ca toți să revină pe traseu pot face toate diferențele.
Spune-ne! Cum păstrezi controlul asupra întâlnirilor tale?
