Ca manager, una dintre cele mai importante resurse pe care le ai este un executiv sau asistent administrativ. El sau ea îți poate ține biroul în ordine, programul tău pe cale și să-și ia o parte din îndatoririle de zi cu zi.
Dar, eficacitatea ei are multe de-a face cu tine - cât de bine o antrenezi, împărtășește-ți așteptările cu ea și dă-i feedback. Este nevoie de gândire și de planificare pentru a crea un mediu în care un asistent să își poată face treaba bine (în special pentru cei care suntem obișnuiți să facem totul singuri!).
Așadar, indiferent dacă sunteți nou în conducere sau nu, iată câteva amintiri bune despre cum puteți profita la maximum de această resursă valoroasă.
1. Înarmați-l sau ea pentru succes
Asistenta dvs. administrativă este acolo pentru a vă ușura viața - dar nu va putea face asta decât dacă știe cum, exact, poate ajuta. Din start-go, asigurați-vă că îi oferiți suficient timp, antrenament și resurse pentru ca ea să exceleze. Oferiți instrucțiuni despre ceea ce aveți nevoie și când aveți nevoie, împreună cu exemple concrete de ceea ce căutați. Acest lucru este valabil mai ales dacă asistentul dvs. este nou - dar recunoașteți că, chiar dacă este veteran, puteți dori lucrurile făcute altfel decât a făcut-o ultimul ei șef. Să fii clar și să-ți oferi elementele de bază pentru a obține eficiență și succes.
2. Construiți o relație de încredere
Planificați să vă întâlniți în mod regulat cu asistentul dvs. pentru a discuta proiectele curente și actualizările de stare. Lăsându-i la cunoștință ce se întâmplă la alte niveluri ale companiei, o va ajuta să înțeleagă modul în care munca ei se încadrează în imaginea mai mare. Și când va putea să aprecieze mai mult despre ceea ce faci, va putea identifica modalități suplimentare de a te ajuta în îndeplinirea obiectivelor tale.
3. Dă (și ia) feedback
Dacă asistentul dvs. face ceva care nu vă îndeplinește așteptările, nu vă lăsați frustrat - arătați unde ați fost nemulțumiți și oferiți sugestii cu privire la modul în care ar trebui să fie tratat diferit în viitor.
Ceea ce este la fel de important este însă să fii deschis pentru feedback-ul ei. Compania este un loc diferit de punctul ei de vedere, astfel încât să îi permită să-și împărtășească deschis gândurile și sugestiile îți pot oferi informații valoroase. În plus, este posibil să aveți obiceiuri proaste pe care nu le realizați - oferind instrucțiuni verbale și scrise contradictorii, de exemplu, sau să nu dați suficientă notificare atunci când doriți o sală mare de conferințe rezervată - pe care o puteți modifica pentru a vă facilita ambele vieți.
4. Arată-ți recunoștința
Un asistent excelent îți ușurează volumul de muncă și te face să arăți bine, așa că fii generos cu laude atunci când este cazul. O întâlnire de personal sau un eveniment de birou este un loc minunat pentru a-ți arăta aprecierea publică, dar niciodată să nu uiți niciodată o ocazie de a-ți arăta recunoștința cu o simplă „muncă excelentă” verbală. Puteți, de asemenea, să-l tratați la cappuccino sau la o pereche bilete la film. Un angajator bun știe că angajații fericiți le fac șefii viața mult mai ușor!
5. Păstrează-l profesional
Cu excepția cazului în care a fost precizat în timpul interviului de muncă, orice lucru pe care îl solicitați unui asistent administrativ să facă ar trebui să fie direct relevant pentru misiunea corporativă. Deși oferirea ei de cafea unui client sau a ridica rechizite de birou la întoarcerea de la prânz nu este o solicitare atipică, obiecte de făcut, cum ar fi rezervarea următoarei tale întâlniri dentare sau comandarea următoarei lecturi pentru clubul dvs. de carte este responsabilitatea dvs., nu a ei . A fost angajată să te ajute pe tărâmul profesionist - deci păstrează-o așa.
Amintiți-vă, cu cât vă ajutați asistentul să își facă treaba bine, cu atât va fi mai ușor pentru ea să vă asiste cu al vostru. Fiți cel mai bun manager pe care îl puteți fi și vă veți configura pe amândoi pentru succes.
