Cei mai mulți dintre noi am fost acolo: aveți opt milioane de lucruri de terminat, dar nimic nu pare să se facă. Realizați lista de activități după lista de activități și simțiți că adăugați mai multe articole în listă decât verificați. Înseamnă asta că ești îngrozitor în managementul timpului sau este altceva?
Iată un fapt terifiant (dar ciudat de reconfortant): Un procent de 89% dintre oameni nu își termină regulat listele de activități zilnice. Deci, nu vă faceți griji, nu sunteți singuri!
Un alt motiv să nu vă faceți griji: Există strategii simple pe care le puteți folosi pentru a obține mai mult și pentru a face lista de sarcini mai ușor de gestionat. Iată un rezumat al celor mai bune sfaturi de pe lista noastră de a face - pentru că este timpul să devii unul dintre cei 11% care termină de fapt ceea ce și-au propus să facă.
1. Luați serios regula 1-3-5
Pe parcursul zilei, este ușor să fii prins de toate lucrurile mici care apar. Sigur, ai vrut cu adevărat să termini acel gigantic raport al comisiei care te cântărește de săptămâni întregi, dar trebuia doar să completezi lista de sarcini cu încă 17 lucruri care necesită atenția ta imediată.
Sau ei?
Iată că regula 1-3-5 vine la îndemână: Prin trasarea unui lucru mare, a trei lucruri medii și a cinci lucruri mai mici pe care doriți să le realizați în ziua respectivă (și, da, acesta este, în general, numărul de sarcini pe care le puteți face în mod rezonabil termină într-o zi), vei ști imediat unde se află prioritățile (și ce poate aștepta). Și dacă prioritizarea este de fapt cea mai mare problemă a ta atunci când vine vorba de productivitate, aceasta te va ajuta să te îmbunătăți.
Dacă lucrați într-un loc de muncă în care lucrurile apar cu adevărat și trebuie să vă ocupați de ASAP, lăsați unul dintre mijloacele dvs. și unul sau două dintre micile dvs. sloturi deschise în fiecare zi pentru a completa cele mai importante nevoi imediate.
Pentru a face acest lucru și mai ușor, am creat o foaie de calcul foarte simplă (și drăguță) pentru a vă putea afișa 1-3-5 de articole, pe care le puteți descărca aici.
2. Utilizați metoda Eisenhower
Alex Honeysett face o defalcare excelentă a metodei Eisenhower, dar ideea este că trebuie să începi să înțelegi două lucruri despre fiecare dintre cei care trebuie să-ți administreze: Cât de important este și cât de urgent este? Marea lecție aici este că ceea ce este important nu este întotdeauna urgent și invers.
Ideea de prioritizare a sarcinilor poate fi descurajantă (mai ales dacă nu știi unde ar trebui să se afle prioritățile tale), astfel încât acest sistem creează o grilă foarte simplă pe care să îți bazezi lista de activități. Căutați lucrurile care sunt deopotrivă urgente și importante și faceți-le pe cele întâi. Nu-ți petrece timpul prevestindu-te de lucruri care apar doar urgente și blochează anumite bucăți de timp din programul dvs. pentru cele care sunt importante, dar nu trebuie efectuate chiar în acel moment. Și tot ce determinați nu este urgent sau important? Fă tot ce poți pentru a-ți scoate lista de sarcini prea pline.
3. Angajați-vă pentru o singură aplicație de listă
O bună prietenă de-a mea s-a plâns odată cu privire la modul în care nu a fost niciodată în stare să se apropie nici măcar de a-și face lista de activități și, odată ce a deschis computerul, am văzut de ce: avea nouă productivități diferite sau o listă de activități. aplicații care merg în același timp pe desktopul ei!
Mulți oameni fac greșeala de a crede că termenul „cu atât mai mult meritor” se aplică aplicațiilor (în special celor de productivitate), dar pentru marea majoritate a oamenilor, nu. Vă veți petrece jumătate din zi încurcându-vă cu tot și nu puteți învăța informațiile despre fiecare aplicație.
În schimb, luați puțin timp pentru a examina opțiunile aplicației pentru productivitate (aici este o listă bună pentru a vă începe) și alegeți doar una pentru care să vă angajați. Descărcați-l, citiți funcțiile și angajați-vă o lună întreagă să utilizați doar aplicația respectivă pentru nevoile dvs. de listă. Veți fi șocat de cât de mult veți putea obține atunci când nu vă lăsați să vă lăsați cu atâtea lucruri diferite tot timpul.
4. Fiți specifici despre ce trimiteri ale fiecărui obiect de listă
Nu ar trebui să acordați aceeași cantitate de greutate completării unui raport care vă va lua cinci ore pentru a scrie și a trimite un e-mail care are nevoie doar de două minute din timpul dvs. În schimb, descompun pașii pe care fiecare articol de listă trebuie să îi facă până când aceștia necesită aproximativ același timp și efort (un expert sugerează că fiecare sarcină ar trebui să dureze nu mai mult de 10 minute) și gândiți-vă la aceștia ca la propriile lor sarcini lista elementelor.
Vizualizând efectiv cât de mult va dura munca, este mai ușor să planificați restul listei de activități și a programului dvs. zilnic în consecință. Dacă spuneți doar „scrieți raportul comitetului” poate să pară ușor, trasarea celor șase pași care urmează să facă acest lucru vă va permite să blocați timpul potrivit și să mutați alte elemente de listă pentru a face la o dată ulterioară, dacă este necesar .
5. Creați o listă „Gata”
Am un prieten care se lipește de o listă clasică de hârtie și pen-uri de făcut, iar unul dintre motivele pentru care îi place atât de mult este pentru că îi place aspectul de a avea articole încrucișate pe o foaie de hârtie după o zi lungă. Există un sentiment de realizare acolo care nu există cu o mulțime de aplicații de listă de făcut.
Crearea unei liste „Done” (mai multe pe aici) nu numai că îți oferă același sentiment de realizare atunci când ești în stare să te uiți înapoi la tot ceea ce ai făcut în acea zi, dar dacă arunci o privire asupra listei și îți dai seama că într-adevăr nu a reușit nimic, este, de asemenea, un apel extraordinar de trezire pe care trebuie să-l schimbați din nou și să vă regândiți ceea ce vă petreceți ziua.
Rețineți când încercați orice nou truc de productivitate, care necesită timp pentru ajustare, așa că dacă lucrurile par să nu funcționeze după o zi, nu renunțați. Oferiți orice truc nou de listă de făcut cel puțin o lună. Vei fi o mașină de productivitate în cel mai scurt timp!
