LinkedIn a publicat anul trecut un sondaj care a relevat faptul că listele noastre de activități profesionale au mare nevoie de o schimbare. Se pare că nu suntem prea buni să „facem” lucrurile pe care ni le spunem că trebuie să le facem. De fapt, aproape 90% dintre profesioniști au recunoscut că nu sunt în măsură să îndeplinească toate sarcinile din lista lor de activități până la sfârșitul unei zile de lucru medii.
Așadar, dacă te-ai săturat să te confrunți cu aceleași măsuri în fiecare zi, este timpul să schimbi asta. Iată cinci trucuri pentru a vă crește productivitatea și pentru a vă ajuta să faceți efectiv lista dvs.
1. Păstrați o listă unică de rezolvat pentru muncă
Să fim sinceri: dacă ați dorit să aveți o imagine completă asupra a tot ceea ce ați avut de făcut pentru muncă acum, este posibil să nu găsiți totul pe o singură listă. În schimb, aveți câteva post-aici aici, un schiță salvat în e-mail-ul dvs. acolo, stick-uri sau fișiere text pe computer și poate o aplicație sau două pe telefon.
Și deși este, în general, o practică bună să separe munca și jocul, a avea un loc unic pentru sarcinile tale legate de muncă este o necesitate. Deci alege-ți metoda de alegere și începe să te consolidezi. Poate fi oriunde: o listă scrisă de mână în planificatorul dvs. de încredere, un document pe care îl păstrați pe desktop sau o aplicație pe telefon .
Asigurați-vă, totuși, că puteți adăuga la lista dvs. de oriunde - ceea ce înseamnă că, dacă utilizați o aplicație desktop, veți dori să configurați un sistem pentru a capta do-uri suportate departe de computer, cum ar fi sarcinile pe care le primiți în timp ce într-o întâlnire. Mie personal îmi place să le notez pe note lipicioase, apoi să le șterg sau să le arunc odată ce le-am transferat pe lista principală.
2. Urmați regula 1-3-5
Acum că aveți o listă cuprinzătoare cu tot ce aveți de făcut pentru a lucra vreodată, ar trebui să definiți o listă zilnică de activități. În orice zi dată, presupunem că puteți realiza doar un lucru mare, trei lucruri medii și cinci lucruri mici. (Notă: dacă îți petreci mare parte din zi în ședințe, ar trebui să revizuiești puțin acest lucru.) Înainte de a pleca de la muncă, trebuie să iei câteva minute pentru a-ți defini 1-3-5 pentru ziua următoare, deci ești gata să lovească pământul alergând dimineața. Dacă poziția dvs. este una în care fiecare zi aduce o mulțime de sarcini neașteptate, încercați să lăsați o sarcină medie și două mici, pentru a vă pregăti pentru ultimele minute din partea șefului.
Da, știu că poate fi dificil să vă restrângeți lista de doze până la 1-3-5 - dar este important să acordați prioritate. Îți place sau nu, ai doar atâtea ore în zi și vei face doar un număr finit de lucruri. Forțându-vă să alegeți o listă 1-3-5 înseamnă că lucrurile pe care le-ați făcut vor fi lucrurile pe care ați ales-o să le faceți - și nu ceea ce tocmai s-a întâmplat.
Planificarea în acest fel înseamnă, de asemenea, că veți putea avea conversații mai informate cu managerul dvs. atunci când va arunca ceva nou asupra dvs. care trebuie făcut imediat -, precum și instrumentele pentru a vă prioritiza celelalte activități. De exemplu, când o prezentare surpriză îți cade în poală, încearcă: „Sigur, pot să-ți aduc asta până la 3 PM, dar rapoartele Q1 nu vor fi gata până mâine, de vreme ce am programat să lucrez la asta astăzi .“
Consultați lista noastră de activități 1-3-5!
3. Completați o sarcină semnificativă înainte de prânz (cel mai preferat, dacă este posibil)
Voi recunoaște că acesta este greu pentru mine, dar funcționează. Luați una dintre sarcinile mari sau medii și abordați-l în primul rând dimineața, înainte de a trimite un e-mail, chiar dacă puteți. Nu există o senzație mai bună decât să îți faci o sarcină grea înainte de prânz. Autorul Brian Tracy numește acest „mâncarea broaștei tale”, adaptat din celebrul citat al lui Mark Twain: „Mănâncă o broască vie în primul rând dimineața și nimic rău nu vi se va întâmpla în restul zilei”.
Co-fondatorul meu, Kathryn, își definește adesea „broaștele” seara pentru a se pregăti pentru ziua următoare; cu asta, este pregătită să le abordeze dimineața și o împiedică să împingă sarcini mai puțin plăcute timp de multe zile.
4. Folosiți Calendarul dvs. ca listă de făcut
Dacă descoperiți că întotdeauna supraestimați cât de mult puteți obține într-o zi, o abordare eficientă este să vă puneți dozele în calendarul dvs., la fel ca o întâlnire. În loc să-ți contorizezi doza zilnică pe o listă, programează-i, lăsând suficient timp fiecăruia. Trimiterea informațiilor de confirmare W2 către HR ar putea dura 15 minute, în timp ce pregătirea strategiei Q1 pentru echipa ta poate necesita câteva ore. Important este să fii realist.
Când încercați această abordare, asigurați-vă, de asemenea, că blocați timpul din calendar pentru a vă conecta la e-mail, la brainstorming sau la alte sarcini importante, dar care nu sunt livrabile. De exemplu, încercați să blocați o oră dimineața și o oră după-amiază pentru a lucra prin căsuța de e-mail - și nu petreceți timp între voi încercați să gestionați e-mailurile în minutul în care vin, când ați plănuit cu adevărat să lucrați pe altceva.
5. Reduceți întâlnirile pentru a crește timpul productiv
În sfârșit, dacă descoperiți că nu puteți termina ceea ce credeți că ar trebui să puteți face într-o zi, în ciuda tuturor sfaturilor de mai sus - luați în considerare dacă puteți suferi de întâlnire.
După cum a spus odată economistul John Kenneth Galbraith, „întâlnirile sunt indispensabile atunci când nu vrei să faci nimic”. De fapt, sondajele multiple făcute pe această temă au ajuns la concluzii similare, încât undeva între un sfert și jumătate din timpul petrecut la ședințe este o pierdere, ca să nu mai vorbim, nu poți să-ți faci celălalt dosar în timp ce stai vorbind cu altcineva.
Soluția: Limitați-vă întâlnirile. Înainte de a programa o întâlnire, gândiți-vă dacă acest lucru ar putea fi rezolvat cu un e-mail sau apel telefonic mai întâi sau accesând biroul cuiva timp de câteva minute. Dacă este necesară o întâlnire, enumerați elementele cheie ale agendei pentru a determina participanții necesari și cel mai scurt timp pe care îl puteți programa. Și da, este în regulă să programați o ședință de 20 de minute, nu este nevoie să rotiți până la 30! Dacă trebuie să aveți întâlniri, încercați să le grupați pentru a lăsa mari perioade de timp neîntrerupte în timpul zilei pentru ca munca reală să fie finalizată.
Da, reorganizarea și planificarea viitoare sunt ambele investiții în avans - dar gândiți-vă cât de fericit veți fi când veți obține o listă de sarcini întregi. Așadar, organizează-te, ia-ți toți dozați într-un singur loc, minimizează-ți distragerile și începe să cucerești acea listă (de o zi)!
