Permiteți-mi să încep prin a admite ceva jenant. Când am auzit „slab” și „standup” menționat în echipa de conducere a companiei mele în urmă cu doi ani, m-am gândit că urmează să începem o nouă inițiativă de resurse umane despre sănătatea și postura angajaților.
Am fost foarte greșit în privința asta. (Colegii mei mă vor trona la nesfârșit despre asta când vor vedea acest articol.)
Ceea ce a implementat compania mea a fost o nouă rutină de întâlniri zilnice de 15 minute numite „standups”, în care membrii echipei oferă scurte actualizări la următoarele întrebări:
- Ce ai completat ieri?
- Ce este în curs de azi?
- Ceva te blochează să termini ceva?
Fiecare membru al echipei stă în picioare în timpul acestei reuniuni, deoarece se consideră că această postură asigură o concentrare mai bună decât să stea jos. În teorie, standup-urile sunt perfecte pentru productivitate, deoarece reduc grăsimea întâlnirilor lungi în care nimeni nu acordă atenție și toată lumea este atrasă de munca reală. Și nu înseamnă doar a da rapoarte de stare. Echipele identifică prioritățile și provocările la începutul zilei, astfel încât să poată planifica să elimine orice blocante și să se asigure că calea pentru restul activității zilei este clară.
Este logic că companiile mici influențate de gândirea „Lean Startup” (tl; dr: face mai mult cu mai puțin) experimentează cu standup-uri. Când ești mic și agitat, pur și simplu nu ai timp pentru o mulțime de capete. La compania mea, Bureau Blank, avem șase echipe de bază - strategie, design, web, servicii pentru clienți, operațiuni și dezvoltare de afaceri - și, în orice moment, lucrăm la până la 20 de proiecte pentru 10 sau mai mulți clienți. Echipa noastră este de asemenea doar 10 persoane, așa că purtăm ocazional mai multe pălării. O companie ca a noastră are nevoie de ceva pentru a-i menține pe toți organizați și informați.
Când lucrează
Deci, funcționează? Am văzut că standup-urile sunt foarte utile când …
Termenele limită se termină
Ați auzit vreodată această zicală: „Când faceți un plan, Dumnezeu râde?” Ei bine, Dumnezeu trebuie să dea lovitura managerilor de proiect care încearcă să controleze timpul cu estimări și termene. Când inevitabil sunt acele momente în care două termene critice se ciocnesc în aceeași zi, standup-urile sunt utile, deoarece echipele privesc calendarul împreună, în timp ce își dau actualizările. Puteți vedea reperele care vin înainte de a ajunge și puteți face planuri pentru a ajusta prioritățile sau volumul de muncă în consecință.
Îți plac listele de făcut
De când deținem standup-uri, am folosit și sisteme de management de proiect precum Basecamp și JIRA. Aceste sisteme permit tuturor să vadă toate casetele (literal) care trebuie verificate înainte ca un site web sau logo să poată fi livrat unui client. În timpul standup-urilor, membrii echipei pot evidenția rapid sarcinile la care lucrează, iar ședința a luat sfârșit.
Doriți să aflați mai multe despre ce face o altă echipă
Unul dintre avantajele de a fi într-o companie mică este că oportunitățile de a învăța sunt mereu prezente. Stand-up-ul fiecărei echipe este înregistrat în sistemul nostru de management de proiect, așa că pot vedea întotdeauna cum contribuie membrii unui alt departament la un proiect în care lucrez.
Iată un scenariu posibil: Pentru dezvoltarea site-urilor web, echipa mea de strategie va efectua cercetări în industria clientului nostru pentru a căuta tendințele și vom observa, de exemplu, că mai mulți organizații nonprofit includ site-uri web responsive. Când dezvoltatorii noștri încep să construiască site-ul, îmi pot trece în revistă standup-ul pentru a vedea pașii pe care aceștia îi fac pentru a afișa site-ul pe ecrane de mai multe dimensiuni și să le rog să participe cu mine. Acesta este un câștig câștigător pentru că ajung să învăț ceva nou, precum și manifest interes pentru colegii mei (ceea ce merge mult pentru moralul individual și al companiei).
Ce să fii atent
Standurile pot dezvălui, de asemenea, provocări care ar trebui să promoveze acțiuni din partea echipelor și managerilor. Iată ce ar trebui să ai în vedere:
Muncă care nu este distribuită în mod uniform sau realizată
Standurile vor dezvălui rapid cât de multă muncă are toată lumea. Când toată lumea raportează la ce lucrează, este posibil ca, ocazional, să ai membrii echipei cu sarcini care par să se lase „în curs”. Amintiți-vă că „ocupația” nu este obiectivul standup-ului, comunicarea este. Indiferent dacă ești managerul sau colegul său, lucrează cu el pentru a înțelege profunzimea sarcinii. Vedeți dacă este prea mult pentru o singură persoană să se descurce singură sau dacă puteți ajuta să descompuneți sarcina în pași mai mici.
Cineva pare a fi pe o altă pagină
Standup-urile sunt cunoscute și sub denumirea de „scrums”, un termen care provine din formarea de rugby a echipelor care se leagă pentru a obține controlul asupra mingii. La locul de muncă, ca în sport, dacă vreun membru al echipei nu este aliniat la obiective sau care îi trage greutatea, restul echipei suferă pentru asta. Dacă experimentați cu standup-uri, urmăriți membrii echipei care par să nu acorde atenție atunci când alții vorbesc sau care oferă actualizări vagi despre ce lucrează. S-ar putea să nu fie deconectat. Este posibil să nu înțeleagă contextul, obiectivele sau responsabilitățile la ceea ce lucrează. Faceți timp pentru o întâlnire individuală pentru a aborda direct provocările.
Nu există suficient de mult lucru
Standurile, precum listele de activități, sunt create pentru satisfacția instantanee. Când te arunci prin sarcini și faci progrese în munca ta, se simte grozav! Dar dacă nu există suficientă muncă pentru compania dvs. sau pentru echipa dvs., standup-ul se poate simți ca ridicând în fiecare zi aceeași gantere ușoară la sală. Sigur, păstrezi rutina, dar nu devii mai puternic. Ca să nu mai zic, te plictisești din minte. Dacă volumul de muncă al echipei dvs. este ușor, standup-ul poate deveni o supărare, ceea ce îi determină pe membrii echipei să-și piardă interesul. Odată pierdut interesul pentru un membru al echipei, productivitatea și angajamentul față de companie se pot estompa, de asemenea.
Dacă ați lovit o perioadă lentă de muncă, luați în considerare dacă ar trebui să puneți standup-uri în așteptare și să adăugați alte tipuri de activități de team building.
Standurile, precum software-ul sau mașinile, sunt instrumente. Nu rezolvă singuri problemele. Dar necesită o desfășurare atentă și o atenție atentă la elementul uman pentru a vă asigura că creați un mediu deschis și vocal, unde echipele lucrează împreună pentru a finaliza treaba.
