În timp ce conduceam o călătorie de cercetare în Bali, mi-am sorbit ceaiul și am urmărit răsăritul când a fost întreruptă dimineața calmă: colegul meu a alergat până la mine și mi-a spus: „Avem o problemă serioasă.” Trei membri ai echipei mele nu au putut găsi pașapoarte și bani lipseau, de asemenea. După o inspecție rapidă a camerelor, am observat că încuietorile ușilor au fost afectate și cineva a intrat în cameră în timp ce dormeau rapid.
După o călătorie rapidă la consulat și mutat la un hotel mai sigur, totul părea să fie în ordine, dar sentimentul de a fi încălcat a rămas în echipă și a fost nevoie de câteva zile pentru a ne concentra din nou pe muncă.
Avem tendința de a evidenția momentele incredibile când călătorim, dar uneori uităm să luăm în considerare și modul în care momentele dificile ne modelează experiența. Dacă luați o echipă în străinătate, trebuie să știți cum să gestionați imprevizibilul și să luați decizii puternice atunci când este necesar. Și nu este doar o chestiune de a deține asigurarea de călătorie potrivită sau de a cunoaște oamenii potriviți. Să știi cum să gestionezi o situație dificilă poate însemna diferența dintre un sughiț mic și o criză plină de suflete.
De-a lungul călătoriilor mele, m-am ocupat de toate, de la a mă îmbolnăvi periculos până la a fi blocat în țară din cauza protestelor politice, până când membrii echipei au fost jefuiți pe teren. Dar doar pentru că s-au întâmplat aceste lucruri, asta nu înseamnă că am încetat să călătoresc sau chiar mă tem. În schimb, am devenit mai puternică în situațiile de navigare pe măsură ce se întâmplă și am ajutat echipele să rămână împreună, deoarece depășesc probleme majore.
Deci, ce faci când ceva nu merge bine și ești departe de casă? Iată care sunt lucrurile cheie de amintit atunci când se întâmplă imprevizibilul.
Au un plan în loc
Am ambalat întotdeauna două pungi: una valiză cu toate hainele și accesoriile mele de călătorie, și un bagaj „să fie acolo mâine geantă”, pe care aș putea să trăiesc încă pentru o săptămână de întâlniri și aventură, dacă este necesar. Geanta aia m-a salvat prin bagajele pierdute, întârzieri și în situații de criză când trebuie să fiu în mișcare rapidă.
Aceeași abordare ar trebui să se aplice planificării călătoriei dvs.: Înainte de călătoriile dvs., prezentați o situație de urgență pentru un plan pentru mai multe scenarii diferite. Există câteva mari dimensiuni de luat în considerare: dacă vă pierdeți documentele, dacă rămâneți blocați în țară, dacă un membru al echipei se îmbolnăvește, dacă sunteți jefuit sau sunteți sub un fel de amenințare și dacă există un accident sau un dezastru. Sună un pic intimidant, dar rularea în prealabil a acestor scenarii vă poate ajuta să răspundeți eficient și rapid.
Mai exact, asigurați-vă că aveți 2-3 exemplare color ale pașapoartelor tuturor și schimbați-le cu diferiți membri ai echipei dvs., astfel încât cel puțin o persoană să aibă o copie dacă ceva nu merge bine. Ar trebui să obțineți întotdeauna o asigurare de călătorie și de sănătate (intervalele de calitate, dar pentru o călătorie de afaceri vă recomand opțiunile de top, inclusiv asigurarea medicală de evacuare). Puneți copii ale cărților de asigurare originale, precum și ale cărților de asigurare de călătorie.
De asemenea, este important să știți din timp unde să mergeți într-o situație de urgență. Dacă pierdeți documentele, de exemplu, va trebui să vă adresați celei mai apropiate ambasade și consulat pentru a le înlocui, deci știți exact unde se află.
În caz de boală sau accident, știți la ce spitale sunt cele mai sigure și mai de încredere. De multe ori, asigurarea dvs. de călătorie vă poate ajuta (și puteți primi îngrijiri serioase în multe părți ale lumii - consultați lista Forbes de spitale de top din lume. S-ar putea să vă surprindă!).
De asemenea, sfătuiesc să transportați un portofel „manechin” cu o sumă mică de numerar local (poate în valoare de 20 USD și unele carduri de credit expirate), în caz de furt sau jaf. Oamenii sunt probabil să apuce orice pot accesa mai întâi, așa că păstrați-vă portofelul real într-un loc sigur și portofelul manechinului ușor accesibil.
Aceste mici acțiuni merg mult pe teren, iar planificarea în față și știind la ce să vă așteptați vă pot ajuta să vă mențineți calmul într-o situație dificilă.
Păstrează-te calm, acționează rapid
În timp ce conducea un grup în India, o excursie de o zi la un palat istoric din munți s-a oprit din program, iar călătoria de șase ore înapoi în oraș trebuia finalizată noaptea. (Gândiți-vă că șoseaua curbește drumurile de munte fără faruri, și conduceți la traficul fără cap pentru cea mai mare parte a călătoriei.) Dacă am rămâne, ar trebui să ne lipsească întâlnirea cu potențiali finanțatori din oraș și dacă am face călătoria la noaptea, siguranța ar fi în pericol. Oamenii de la echipa mea au început să se dezvăluie și să se învinovățească unii pe alții că au stat prea mult timp.
Când lucrurile nu merg așa cum este planificat, este ușor să reacționezi prea repede și să începi să îndrepți degetele. Încercați însă să vă asigurați că echipa dvs. evită să joace jocul de vină cu orice preț - nu ajută niciodată să conteze și aproape întotdeauna agravează lucrurile. Și indiferent de situație, nu lăsa emoțiile să-ți încurce judecata. Uneori, a fi într-un loc nou poate face ca lucrurile să pară mai muncitoare decât sunt.
De îndată ce aflați despre o problemă potențială, ascultați și lucrați pentru a înțelege ce s-a întâmplat și circumstanțele care o înconjoară. După ce ai toate detaliile și o imagine clară a situației, rămâi calm, consultă-ți echipa și apoi începe să iei deciziile. Dacă vi se prezintă o decizie dificilă - cum ar fi dacă un coleg bolnav ar trebui să stea în țară sau să se întoarcă acasă - nu uitați că nu trebuie să mergeți singuri. Veți dori să discutați cu medicii, persoana fizică, familia sa și orice companie de asigurări de sănătate sau de călătorie și să lucrați pentru a strânge cât mai multe informații posibile.
În cazul nostru, am decis că siguranța este cea mai importantă pentru echipă și am lucrat pentru a stabili o conferință video cu finanțatorii noștri și am urmat cu o cină personală mai târziu în călătorie. Cu siguranță a fost decizia corectă - luată prin a fi calmă și flexibilă.
Contactați oamenii potriviți
„Bună mamă, sunt în carantină în Japonia.” Aceste cuvinte sunt ceea ce niciun părinte nu vrea să audă, dar protocolul pentru călătorii bolnavi m-a obligat să stau în țară timp de patru zile, până când un doctor a semnat că sunt bine suficient pentru a călători. În timp ce rapoartele de acasă mi-au făcut părinții nervoși, reprezentantul asigurării mele de călătorie a comunicat cu familia că am fost bine îngrijit și că totul va fi în regulă.
Când se întâmplă ceva, trebuie să știți cine să informați înapoi acasă - cum ar fi șeful, colegii de muncă sau membrii de familie ai însoțitorilor dvs. de călătorie. Acestea sunt decizii dificile de luat și devine un echilibru fin; folosiți-vă discreția pentru a informa și sfătui oamenii înapoi acasă. Într-un mic snafu, cum ar fi cineva care pierde un telefon mobil, este cel mai bine să îl înlocuiți și să așteptați până ajungeți acasă pentru a anunța oamenii. Dacă există un accident (oricât de mic), o criză națională sau o crimă, ar trebui să sunați și să anunțați oamenii ce s-a întâmplat (și să vă asigurați că situația este sub control).
Când iau studenți în străinătate, folosim adesea rețelele de socializare pentru a ajunge la prieteni și familie („Mașina noastră s-a blocat un pic, dar suntem din nou pe drum!”). Sau în momente în care evenimente precum proteste politice sau dezastre naturale se întâmplau în țară, care făceau știrile să se întoarcă acasă, ținându-și prietenii postați prin e-mail și Facebook sau se dovedeau suficiente.
Și nu vă bazați doar pe smartphone-ul dvs. pentru numere de telefon - ar trebui să transportați încă o carte neagră atunci când călătoriți cu informațiile de contact ale tuturor. Înainte de a pleca în orice călătorie, îi recomand pe toată lumea să întocmească o listă de părinți, soți și alții importanți, precum și o listă de hoteluri, poliție, ambasade și companii de asigurări.
Ar trebui să știți și pe cine să contactați la sol în caz de incident. Mai ales dacă ați suferit infracțiuni sau hărțuire, este important să știți când să depuneți un raport la autoritățile locale și când nu. Câteva linii directoare: Dacă ești jefuit sau cineva încearcă să te rănească, ar trebui să mergi la poliție. Dacă aveți de-a face cu hărțuirea de zi cu zi sau ați fost preluat de câțiva dolari, probabil că nu merită. De asemenea, știți că uneori, în special în țările aflate în zone de conflict, poliția poate fi ineficientă și de multe ori cere un cadou pentru munca lor (citiți: mită). Dacă trebuie să depuneți un raport, este întotdeauna bine să rugați un coleg sau un prieten local de încredere să vină cu dvs., astfel încât lucrurile să nu se piardă în traducere.
Oferiți sprijin și încurajare
Nu voi uita niciodată o călătorie în Birmania, în timpul unei perioade deosebit de stângace pentru mine (în care fusesem șocat de un curent electric neîntemeiat și susținut o emoție în câteva zile). Colegii mei, simțind că nu a fost săptămâna mea, au organizat o cină de grup și toți au venit să-mi ofere un kit de prim ajutor, precum și câteva mici cadouri. Chiar dacă acestea au fost lucruri pe care le-am putea obține atât de ușor în state, aceste obiecte și sprijinul lor au însemnat lumea. Și am avut un râs grozav în privința greșelilor mele.
Încurajează-ți colegii să cultive activități care mențin moralul ridicat în timpul unei crize, indiferent dacă asta facilitează o discuție de grup, o cină sau sărbătorești un succes pe care echipa ta l-a făcut. Este greu să fii cel care trebuie să îți concentrezi echipa într-un moment de criză, mai ales dacă se simte în jos sau se supără de ceva ce s-a întâmplat. Asigurați-vă că vă alocați timp pentru a discuta cu echipa dvs. și vorbiți despre strategii pentru a merge mai departe și a finaliza munca pe care ați propus să o faceți în timp ce totul este sortat.
Dacă este o situație de urgență pe termen scurt, încercați să nu vă lăsați, asigurați-vă că învățați de la ea, apoi terminați-vă munca pe teren. Încercați să mențineți moralul ridicat, asigurându-vă confortul în a ști că sunteți cu toții în acest sens.
Este ușor să vă răsturnați cum să răspundeți în situații de urgență, dar trebuie să aveți încredere în intestinul dvs. și să luați cea mai bună decizie pe care o puteți în acest moment. A fi pregătit pentru o criză nu înseamnă că trebuie să trăiești în frică sau să crezi mereu că cel mai rău se poate întâmpla, ci înseamnă doar să știi ce să faci și cum să răspunzi în funcție de circumstanțele și cultura în care te afli., puteți gestiona orice provocare care vă vine în teren.
