Între setarea prin spam, crearea de răspunsuri potrivite și păstrarea filelor la mesajele care necesită urmărire, rămânerea de sus a curierului de recepție se poate simți ca un loc de muncă în sine. De aceea, am ales creierele unor profesioniști care și-au dat seama de secretul unor căsuțe de e-mail eficiente și organizate - în ciuda primirii a sute de e-mailuri pe zi. Deoarece având un sistem în loc vă poate ajuta să cuceriți chiar și cea mai neplăcută inbox.
1. Mențineți e-mailurile care necesită acțiune imediată în căsuța de e-mail
Inbox zero ar putea fi un obiectiv prea ridicat, dar, fiind nemilos despre mesajele care ajung să preia proprietăți imobiliare în căsuța de e-mail, puteți să vă apropiați destul de mult.
„În majoritatea zilelor, inbox-ul meu de e-mail are mai puțin de 25 de mesaje. Acest lucru este intenționat. Vreau să pot să-mi deschid mesaje primite și să văd imediat ce este cel mai urgent și care necesită un răspuns ”, spune Leigh Ann Newman, manager de program senior la o firmă de consultanță guvernamentală internațională. „Acest obicei mă împinge să iau măsuri într-un mod extrem de oportun.”
Nu este neobișnuit ca Newman să primească, în intervalul de câteva ore, peste peste 100 de e-mailuri, multe dintre ele fiind urgente și implică manageri la nivel înalt. În 2008, ea a avut ocazia să pornească de la zero, când compania sa a trecut la un nou sistem de e-mail în timpul unei achiziții. „A fost ca curățarea de primăvară pentru inbox-ul meu. Și, de atunci, pur și simplu nu pot funcționa cu o inbox care este inundată de e-mailuri fără răspuns ”, spune ea.
2. Creați o „Folder de așteptare” pentru e-mailuri în așteptare pentru acțiune
Deci, unde merg e-mailurile, dacă nu în curierul de intrare? Creați un „folder de așteptare” pentru e-mailurile care necesită acțiune de la altcineva înainte de a putea răspunde. „Acesta este un economisitor de timp imens”, spune Darcy Miller, un expert la locul de muncă și fondatorul Pin and Pivot, care a fost lăudat de mai mulți ani cu peste 150 de e-mailuri pe zi. „În felul acesta, e-mailurile nu vă pun la dispoziție mesaje de primire și este un loc minunat pentru a privi în fiecare zi sau săptămână pentru a vă aminti ce proiecte sunt încă în curs.”
A învățat acest truc pe calea cea grea când, în primul an de la primul loc de muncă, nu a putut găsi un atașament de e-mail de care avea nevoie. „Mi-am petrecut jumătate de zi în căutarea acestui email, printre miile de e-mailuri care erau în cutia de e-mail la vremea respectivă”, spune ea. "Am promis din acel moment că voi prelua controlul asupra curierului de bord!"
3. Creează subfoldere sau etichete BFF-ul tău nou
Peste placă, mașinile de primire recomandă crearea unei subfoldere sau a unui sistem de etichetare ușor de decodat. Nate Masterson, CEO al Maple Holistics, estimează că primește peste 250 de e-mailuri în unele zile, astfel încât organizarea este primordială. „Etichetele de e-mail sunt prietenul tău”, recomandă el. „Folosiți-le pentru a grupa lanțuri de e-mail importante, așa că atunci când trebuie să analizați ceva de referință, puteți face acest lucru cu ușurință.”
Newman spune că etichetele sale includ subiecte pe care alții le pot avea întrebări, sprijin pentru deciziile pe care le-a luat și materiale de referință pentru nevoile viitoare ale afacerii. „Am zeci de subfoldere și sute de e-mailuri arhivate în ele pentru referință”, spune ea. „Sunt capabil să găsesc ceea ce am nevoie în câteva secunde de la o solicitare, deoarece știu unde este stocată și cum să o localizez rapid.”
4. Setați Reguli de primire sau Filtre
Mulți furnizori de e-mail vă permit să setați reguli de primire sau filtre care să acționeze pentru dvs. și vă pot ajuta să categorizați rapid e-mailurile fără să epuizați puterea creierului.
Pentru a rămâne la curent cu 150 de e-mailuri care își găsesc drum spre ea în fiecare zi, Rachel Neill, CEO, Carex Consulting Group, profită de funcțiile regulilor Outlook. „Am reguli stabilite care pun e-mailurile în diferite foldere, cod de culoare și prioritizează pe baza expeditorului”, spune ea. Apoi, la sfârșitul zilei, va scana rapid orice ar fi putut să lipsească. „Regulile te asigură că urmăresc în mod constant și blochez zgomotul. Acest lucru mă ajută să mențin dezordinea la minimum. ”
5. Folosiți Calendarul dvs. pentru a urmări e-mailurile care necesită urmărire
Deoarece unele e-mailuri ar putea necesita mai mult decât o simplă replică, Newman recomandă adăugarea lor în calendar. „Dacă primesc un e-mail care necesită nu doar un răspuns imediat, ci și un fel de acțiune de urmărire, mut e-mailul într-o subfolder desemnată și introduc un memento în calendarul meu care include locația folderului și data la care urmărirea este necesară ”, spune ea.
Ea folosește Microsoft Outlook, care permite accesul la Calendarul Outlook, dar puteți face acest lucru și în Gmail. Doar faceți clic pe butonul „Mai mult” din bara de instrumente și selectați „Creează eveniment”.
6. Nu lăsați Junk Mail vorbește în căsuța de e-mail
Te simți ca și cum ai juca whack-a-mole cu e-mailuri promoționale? Fii rapid cu butonul de dezabonare. Davis Siksnans, CEO și fondator al Printful, folosește o regulă cu trei greve pentru e-mailuri și buletine informative promoționale. A treia oară când șterge un newsletter sau un e-mail promo de la un expeditor specific, se dezabonează din listă.
7. Creați șabloane pentru răspunsurile dvs.
Adaptarea unei răspunsuri diferite pentru fiecare e-mail poate fi o imensitate de timp. Dacă vă aflați că trimiteți același tip de e-mail de mai multe ori, puteți beneficia de păstrarea unor răspunsuri stocuri în schițele dvs. pe care le puteți reutiliza cu ușurință.
Betsy Fein, președintele companiei organizatoare profesionale Clutterbusters, a pus frecvent întrebări care pot fi adresate cu răspunsuri blocate și încărcate. „Am e-mailuri pre-scrise pe care le pot regla pe care le trimit la e-mailuri care întreabă același lucru, cum ar fi„ povestește-mi despre serviciile tale ”sau„ Cum îmi stabilesc o programare? ””
Dacă nu doriți să faceți acest lucru de mână, încercați pluginul MixMax Gmail sau accesați setările și activați răspunsurile din conserve. (Faceți clic pe angrenajul din partea dreaptă sus a căsuței de e-mail, alegeți „Setări” din meniul derulant, alegeți fila „Avansat” și apăsați „Activare” lângă „Răspunsuri conserve”.) Acest lucru vă va permite să salvați răspunsuri modelate.
8. Setați blocurile de timp pentru verificarea e-mailului și rămâneți la ele
Probabil că nu lăsați programul deschis pentru întâlniri cu perioade și durate nespecificate în jurul ceasului, așa că de ce să oferiți e-mailului frâu liber pentru a intri în ziua dvs.?
„Nu-mi las emailul deschis toată ziua; Am setat ore specifice în timpul zilei pentru a parcurge fiecare e-mail și pentru a răspunde, arhiva sau salva cu gândire mai târziu. În acest fel, nu fac multitask și pot să trec mai rapid prin toate e-mailurile mele, deoarece de fapt sunt concentrat pe sarcina de făcut ”, spune David Mitroff, consultant în afaceri. „Recomand oamenilor să înceapă cu trei blocuri diferite de o jumătate de oră pe zi pentru a citi și a răspunde la e-mailurile lor și pentru a menține inbox-ul închis restul zilei și pentru a se regla, după caz, de acolo.”
Pe lângă faptul că folosește blocarea timpului pentru a rămâne la curent cu e-mailurile zilnice, Justin Lavelle, directorul de comunicații al BeenVerified, recomandă acordarea timpului o dată pe săptămână pentru întreținerea primirii. „Alegeți un timp în fiecare săptămână pentru a vă menține mesaje primite. Protejați timpul așa cum ați face orice altă întâlnire importantă și organizați-vă ”, sugerează el. „Curățați irelevantul, arhivați completul și dați prioritate listei de activități.”
9. Dezactivați notificările prin e-mail
Chiar dacă v-ați resemnat pentru a verifica doar e-mailurile în blocuri pre-desemnate, cântecul de sirenă al notificării dvs. inbox poate fi o tentare prea mare pentru a rezista. Dacă acesta este cazul, soluția este simplă: opriți notificările. „Dacă lucrați în blocuri de timp, nu veți merge niciodată mai mult de câteva ore fără să vă vedeți e-mailurile”, spune Miller. „Dezactivați notificările, deoarece acestea vă vor distrage de la ceea ce lucrați în prezent la biroul dvs.”
Vă puteți trage la răspundere utilizând funcția Boxerang Inbox Pause. Siksnans nu permite decât să vină e-mailul de două ori pe zi, la anumite ore, când este capabil să-și dedice atenția.
10. Strângeți sarcinile de e-mail fără minte în timpul perioadei de oprire
Asigurați-vă că conturile de e-mail sunt sincronizate în mod eficient cu telefonul dvs. și utilizați momente inactive pentru a face curățare rapidă a inbox-urilor. „O mulțime de mesaje primite nu necesită acțiune directă”, spune Ben Taylor, fondatorul HomeworkingClub.com. „Spamul poate fi șters, alte lucruri pot fi depuse și puteți face față cu multe dintre acestea doar în timp ce sunteți într-o coadă de supermarket de două minute.”
