Instrumentul # 1 al comerțului pentru consultanți este PowerPoint. Prezentări - de asemenea, „punți” - sunt utilizate în aproape fiecare situație de consultanță, inclusiv rapoarte finale (nu există documente Word masive aici), prezentări formale și documente de analiză detaliate.
Și după ce am creat câteva sute (mii?) Dintre ele în zilele mele, am învățat câteva sfaturi profesioniste pentru a crea împreună prezentări care sunt convingătoare, convingătoare și impresionante serios. Încercați aceste strategii pentru ca următorul dvs. PowerPoint să vă ofere clienții - sau șeful.
1. Utilizați Principiul Piramide
Înainte de a începe chiar să vă construiți prezentarea, este important să vă gândiți la structură. Întrucât prezentările sunt adesea livrate oamenilor ocupați, cu multă minte, o comunicare concisă și concisă este extrem de importantă. Și dacă nu planificați în prealabil structura generală, este puțin probabil ca prezentarea dvs. să spună povestea ușor de înțeles pe care o doriți.
Principiul Pyramid este o metodologie folosită de multe firme de consultanță pentru a ghida comunicarea structurată. În esență, o prezentare bună a informațiilor ar trebui să treacă de la un rezumat la nivel superior până la informații mai detaliate - la fel ca forma unei piramide. Deci, puntea dvs. ar trebui să înceapă mai întâi cu răspunsul sau recomandarea și apoi să urmeze argumente și fapte de susținere: „Recomand X și Y. Recomandarea X este susținută de faptele 1, 2 și 3…”
Menținerea acestei structuri este puternică din câteva motive. În primul rând, vă permite să vă prezentați punctele dvs. de audiență înainte de a începe să pună întrebări și să îi ajute să se concentreze asupra a ceea ce este important pe parcursul prezentării. Dar, de asemenea, creează prezentarea dvs. mai ușoară, deoarece nu trebuie să reinventați roata și să vă faceți griji cu privire la modul de a vă organiza cel mai bine mesajul.
2. Urcați pe trenul Tagline
Probabil că utilizați deja titluri în prezentările dvs. PowerPoint, dar știați că ar trebui să folosiți și tagline? Marcajele sunt, în esență, „propoziții cu subiecte” care rezumă mesajul cheie pentru fiecare diapozitiv dintr-o propoziție. De obicei plasate imediat după titlu, acestea ar trebui să vă ajute să vă comunicați povestea pe tot parcursul prezentării și să se asigure că cititorii pot digera rapid conținutul diapozitivului.
Care este diferența dintre un titlu și o linie de etichetă, întrebați? Un titlu spune ce este pe diapozitiv, în timp ce o linie de etichetă explică ce se poate învăța din diapozitiv. Așadar, un titlu ar putea fi pe linia „Rezumatul executiv”, iar o filă ar putea citi, „După efectuarea unei analize detaliate în cadrul organizației, am identificat cinci oportunități cheie care duc la o economie potențială de aproximativ 100 de milioane de dolari.”
Vrei să știi dacă le-ai înțeles? Scanați-vă prin diapozitive, uitându-vă doar la liniile de etichetă. Acestea ar trebui să se combine într-o poveste eficientă despre conținutul pe care îl prezentați, fără a lăsa lipsuri confuze.
3. Adăugați diapozitive în apendice
Știți (sau cel puțin sper că o faceți) că menținerea diapozitivelor simple și neclintite este esențială pentru a face o prezentare pe care oamenii o pot urma. Dar, mai ales dacă explici o analiză sau știi că publicul tău va dori într-adevăr ca datele să-ți creeze backup, se poate simți că trebuie să-ți împachetezi diapozitivele cu o mulțime de informații pentru a fi convingător.
Stop.
Chiar dacă știți că aveți nevoie de tone de informații de susținere pentru ceea ce spuneți publicului dvs. sau anticipați întrebări despre analiza sau proiectul dvs., nu supraîncărcați diapozitivele principale cu toate acestea. Vă garantez că vă va copleși publicul și nu vor primi mesajul final pe care încercați să îl transmiteți.
În schimb, încorporați diapozitive de apendice la sfârșitul punții dvs. cu toate materialele de susținere care nu se încadrează în narațiunea prezentării dvs., dar care pot fi utile. Acestea pot include tot felul de lucruri - date, mărturii, hărți de proces, diagrame adiționale - orice ar putea fi util în copierea de rezervă a ceea ce spui, dar care nu trebuie neapărat să spui povestea. Introduceți-le în apendice, veți avea informațiile de acolo pentru a reveni la întrebări, dacă apar întrebări, dar publicul dvs. nu va înțelege în detalii și nu va rata imaginea cea mare.
Combinați aceste sfaturi cu sfaturile lui Alex Cavoulacos pentru crearea de diapozitive frumoase PowerPoint și veți avea o prezentare finală în cel mai scurt timp.
