În calitate de cineva care conduce o organizație mare cu zeci de angajați virtuali, am văzut partea mea corectă de e-mailuri. Și, la fel ca în toate celelalte lucruri din viață, unele mesaje sunt mai bune decât altele.
În lumea corespondenței prin e-mail, „ugh” este probabil ultimul lucru pe care vrei să-l spună șeful tău când citești mesajul tău. Deci, ce tipuri de mesaje trebuie să evitați trimiterea și cum le puteți îmbunătăți? Mai jos sunt trei exemple principale.
1. E-mailuri de urmărire inutile
E-mailurile de urmărire au toate formele și formele, deci ceea ce face ca unul să nu fie necesar? Dacă tot mesajul tău este să ceri șeful tău să-ți trimită un e-mail, devine mai mult o problemă decât o corespondență importantă.
Mulți oameni trimit aceste e-mailuri din paranoia că au făcut ceva greșit sau au ratat ceva, dar vă pot spune din perspectiva șefului că este agravant să primiți mai multe e-mailuri de urmărire atunci când cineva nu mi-a oferit o șansă a respira.
Un exemplu: Cu mult timp în urmă, aveam un angajat care avea să intre în panică dacă nu răspund la e-mailurile sale într-o oră, crezând că însemna că ar fi făcut ceva greșit (când, în realitate, doar nu am primit la e-mailul ei). Mă pot gândi la o anumită instanță când am venit acasă de la o zi lungă pentru a găsi șase e-mailuri (da, șase !) De la ea, întrebând dacă i-aș primi mesajul.
Hopa.
Ce să trimiteți în schimb
În timp ce majoritatea oamenilor nu ar fi atât de paranoici încât să trimită șase e-mailuri de urmărire într-o zi, chiar și un e-mail de urmărire necorespunzător îți poate lăsa șeful enervat.
Cu excepția cazului în care conținutul e-mailului dvs. trebuie tratat astăzi (caz în care, probabil, ar trebui să vă vorbiți cu șeful în persoană, în loc să trimiteți e-mail), vă sugerez să așteptați cel puțin 24 de ore, apoi să trimiteți ceea ce îmi place să numesc un „faux follow mesajul „sus”.
Aceasta presupune trimiterea urmăririi dvs. („Verificați doar pentru a vă asigura că ați primit rapoartele trimestriale pe care vi le-am trimis în urmă cu două zile”), dar veți include și alte informații, indiferent dacă este vorba despre o prezentare viitoare sau actualizați un proiect curent („O, și tocmai am primit cele mai recente numere din contul X, iar vânzările au crescut cu 30%!”). Acest lucru vă permite să ceri șmecher șeful pentru o actualizare, oferindu-i, de asemenea, informații care să îi adauge o valoare, făcându-l să se simtă mai puțin ca și cum ai fi înșelat.
2. E-mailuri cu idei noi
Îmi plac cu adevărat membrii entuziaști ai echipei, dar un lucru care devine puțin copleșitor este atunci când angajații îmi trimit toate ideile lor noi - prin e-mailuri separate. Am primit o dată 10 e-mailuri diferite în intervalul de 24 de ore, deoarece cineva din echipa de marketing a lovit un pas de inspirație și mi-a trimis idei noi.
Deși a avea atât de multe lucruri noi de încercat a fost nemaipomenit, a fost extrem de confuz să încerci să cataloghezi totul și să urmărești fiecare e-mail și idee care veneau. Chiar și atunci când un singur e-mail vine cu idei sau concepte noi, este atât de ușor s-o pierd în gaura neagră care este inbox-ul meu.
Ce să trimiteți în schimb
În primul rând, aș recomanda să aștepți un moment mai oportun pentru a aduce idei. În cazul angajatului echipei de marketing, aș fi așteptat până la întâlnirea Google Hangout pe care am programat-o pentru săptămâna următoare pentru a aduce toate aceste lucruri.
Dacă nu sunteți sigur când este momentul potrivit - sau e-mailul este singura opțiune dintr-un motiv oarecare - aș recomanda să trimiteți un e-mail șefului dvs. pentru a spune că aveți câteva idei noi și doriți să știți care este cea mai bună modalitate de a împărtăși ei ar fi. Dacă angajatul meu mi-ar fi cerut asta, i-aș fi spus să-mi trimită un e-mail cu un document Word plin cu tot ce voia. Ar fi fost mult mai simplu și mai ușor de salvat pentru mai târziu. Șeful tău poate sugera un apel rapid pentru a discuta prin ele sau pentru a solicita stocarea ideilor și apoi trimiterea prin e-mail a acestora într-o anumită zi a săptămânii.
3. E-mailuri în care seful tău este distribuit fără motiv
Orice profesionist s-ar enerva că este CCed pe subiectele de e-mail din care nu fac parte din ele: doar se adaugă la mulțimea din ce în ce mai mare de e-mail-uri și sfârșești să pierzi timpul citind ceva ce probabil nu trebuie să fii.
Din perspectiva angajatului, o obțin: Vrei să te asiguri că șeful tău știe că îți faci treaba și că încerci să menții linia de comunicare deschisă. Dar, de cele mai multe ori, tot ce face este cu adevărat să înfundați inbox-ul șefului vostru.
Ce să trimiteți în schimb
Cu excepția cazului în care șeful tău trebuie să fie în bucle, scoate-l de pe linia CC și, odată ce interacțiunea sa încheiat, trimite un rezumat foarte scurt al informațiilor relevante care au apărut în timpul conversației („FYI, Compania Y va fi prezentat în acea poveste la data Z ”). Îți ține managerul la curent cu ceea ce se întâmplă, fără a-l ține în permanență în buclă în timp ce îți dai seama de detalii. Cu siguranță, un e-mail aruncă 42!
În general, numele jocului prin e-mailul șefului tău este acela de a-ți simplifica mesajele și de a fi mai selectiv cu privire la ceea ce trimiți. S-ar putea să pară contraintuitiv, dar dacă primesc mai puține e-mailuri de la un angajat, dar toate sunt semnificative, probabil cred că persoana respectivă face o treabă mai bună decât cineva pe care îl aud din toate timpurile.
