Indiferent dacă lucrați pentru o întreprindere mică, o corporație uriașă sau orice altceva între ele, o bună comunicare și schimbul regulat de informații sunt vitale pentru succes. La fel de vechi ca afacerile în sine, întâlnirile sunt menite să fie o modalitate valoroasă de a vă asigura că toată lumea lucrează din greu spre aceeași stea nordică.
Și totuși, cei mai mulți dintre noi îi urăsc. După cum probabil știți prea bine toate, întâlnirile sunt adesea contraproductive și ocupă mult mai mult timp decât merită. Nu este mult mai rău decât să părăsiți camera să vă întrebați ce petreceți doar o oră făcând, mai ales într-o zi plină de gemuri.
Dar trebuie să fie așa? Nu. Pentru a profita la maximum de orice întâlnire pe care o programați sau participați, trebuie doar să evitați în mod conștient cele mai supărătoare timp. Nevoie de ajutor? Am pus la dispoziție o listă de trucuri pe care le puteți folosi pentru întâlniri mai scurte și mai productive, care sunt mai susceptibile să fie o utilizare excepțională a timpului tuturor.
1. Banish Probleme tehnice
Secundele cheltuite cu sclipici tehnice se pot transforma rapid în minute sau, mai rău, pot dura jumătate din întâlnire. Acest lucru este comun mai ales când vine vorba de comunicarea cu oameni care nu sunt prezenți fizic. Întrucât ultimul lucru pe care îl dorește cineva este să stea în preajmă în timp ce încercați să vă conectați laptopul la un proiector sau să ascultați 10 minute de „mă puteți auzi acum?” De la cineva care se alătură de la distanță, să vă echipați cu instrumentele potrivite pentru a face totul merge perfect.
Pe lângă tehnologia de partajare și proiecție a ecranului pentru toți de la fața locului, este esențial un software fiabil care vă conectează cu colegii de echipă de la distanță. Versiunea gratuită a Skype Meetings este o soluție excelentă, deoarece oricine se poate alătura rapid cu un URL personalizat (și ușor de reținut) de pe orice dispozitiv - fără a fi nevoie să-ți petreci timp înregistrându-te într-un cont sau să sări numere de apel.
2. Planificați întâlniri mai scurte
Întâlnirea tradițională de o oră poate continua pe ceea ce pare a fi pentru totdeauna, cu puțină presiune pentru a încheia lucrurile și a merge mai departe. Așadar, planificarea unei întâlniri mai scurte poate face minuni pentru eficiență - pur și simplu nu există timp de pierdut!
Atunci când stabiliți o întâlnire, provocați-vă să fiți cu adevărat cinstiți cu privire la cât timp va dura și, poate, să programați un timp mai puțin decât credeți că aveți nevoie. Amintiți-vă că lungimile de întâlnire nu trebuie să fie întotdeauna în trepte de 30 de minute și că bărbieritul de doar cinci sau 10 minute nu aveți nevoie de fiecare dintre ele se poate adăuga rapid.
Sfat Pro: Luați în considerare setarea unui cronometru pe computer pe care toată lumea îl poate vedea în timpul ședinței - urmărirea marcării timpului vă va ajuta să vă păstrați calea.
3. Setați o agendă specifică și respectați-o
Crearea unei agende poate părea o practică datată, dar este de fapt una dintre cele mai utile metode de a menține o întâlnire în mișcare rapidă. Gândiți-vă: dacă trimiteți doar o invitație pentru a discuta „ofertele de produse” fără alt context, toată lumea poate veni la întâlnire cu idei diferite despre ceea ce va fi acoperit și veți pierde timpul pe aceeași pagină.
În schimb, trimiteți o agendă o zi sau două înainte de timp și fiți cât se poate de specifici. Încercați următorul format simplu pentru fiecare subiect pe care trebuie să-l discutați:
- Subiect specific
- Ce trebuie pregătit înainte de ședință
- Ce actualizări vor fi date în timpul întâlnirii
- La ce întrebări trebuie să se răspundă în timpul întâlnirii
Este deosebit de important să stabiliți o perioadă de timp pentru fiecare subiect - acest lucru vă va păstra sincer cu privire la ceea ce se poate încadra realist în ședință și vă va oferi frâu liber pentru a înainta oamenii înainte când va fi timpul pentru următorul punct de pe ordinea de zi.
4. Arată, nu spune
O imagine spune 1.000 de cuvinte - și asta se aplică și reuniunilor! Imaginile, graficele și graficele te pot ajuta adesea să comunici în mod clar în loc să vorbești cu fiecare punct - fără să mai vorbim de economisirea tuturor timpului.
Așadar, când te pregătești, gândește-te la imagini vizuale care ar putea facilita comunicarea gândurilor tale. De ce să petreci timp explicând o actualizare a produsului când ai putea demonstra live? De ce să încerci să vină cuvinte pentru a împărtăși o idee complexă când o diagramă ar putea să o facă în câteva secunde?
Dacă te afli într-o cameră cu toți colegii tăi, nu-ți fie teamă să urci și să folosești tablă albă sau să-ți răsuci computerul pentru a arăta ce lucrezi. Dacă vă întâlniți cu oameni îndepărtați, acest lucru poate fi mai dificil, dar produsele precum întâlniri gratuite Skype oferă adesea o mulțime de instrumente de colaborare care fac din voi o briză pentru a împărtăși gândurile vizuale și descoperirile pe ecran. De exemplu, încărcătorul ușor de PowerPoint gratuit de la Skype Meetings (cu instrumente interactive precum un pointer laser virtual) sau funcția de partajare a ecranului vă permite oamenilor prin imagini pe care le-ați pregătit în mod gândit în avans, iar instrumentul pentru tablă virtuală permite colegilor să schițeze idei în timp real.
5. Știi cum să lași toți să cântărească
Da, o întâlnire ar trebui să fie în legătură cu colaborarea, dar atunci când toată lumea încearcă să-și spună piesa, conversația poate deveni mai lungă decât intenționează toată lumea. Așadar, încercați să căutați modalități creative pentru ca toată lumea să cântărească fără să ne ocupăm neapărat de timpul de întâlnire.
De exemplu, sondajele sau o prezentare rapidă a mâinilor sunt modalități utile de a evita obținerea prea multor opinii sau o discuție care se transformă rapid în toată lumea care vorbește unul peste altul atunci când încearcă să obții un consens rapid - o pierdere frustrantă de timp. Dacă organizați o întâlnire virtuală, puteți utiliza o caracteristică de IM integrată, cum ar fi ofertele de produse gratuite ale Skype Meetings, pentru a solicita oamenilor să trimită întrebări la care să răspundă la sfârșit sau să le permită oamenilor să dea voie gândurilor care nu sunt urgente. după întâlnire.
6. Reduceți întâlnirile la care nu trebuie să mergeți de fapt
Deși ar putea părea că trebuie să participați la fiecare întâlnire la care sunteți invitați, este în regulă să renunțați la una care știți că nu va fi o bună utilizare a timpului vostru. Dacă nu te prezinți sau nu se corelează îndeaproape cu ceva la care lucrezi, ar putea fi cel mai bine să fii la curent cu punctele cheie.
Nu uitați că un angajat bun și un coechipier puternic știe să acorde prioritate și să fie productiv. Deciziile și rezultatele tale afectează toată lumea, așa că reamintește-ți că modul în care îți folosești timpul are un impact și asupra echipei tale.
Nu sunteți sigur cum să optați cu grație? Discutați direct cu organizatorul pentru a-i anunța că, în timp ce apreciați că sunteți bucurat, sunteți într-un grozav cu tot ce lucrați și preferați să fiți capabili mai târziu. Dacă organizatorul este șeful dumneavoastră, asigurați-vă că includeți o notă despre progresul dvs. și planul dvs. specific pentru a merge mai departe cu ceva de genul: „Sunt încântat de discuțiile de astăzi, dar tot trag numere pentru Project Blue. Te-ar deranja dacă aș ține capul în jos și m-am prins de note mai târziu? ”
Întâlnirile pot fi într-adevăr unele dintre cele mai bune perioade petrecute în ziua dvs., atât timp cât sunt planificate cu gândire și se desfășoară cu măiestrie. Aceste trucuri ar trebui să vă ajute să vă duceți acolo!
