Adresa Gettysburg avea o lungime de 271 de cuvinte.
Ieri, am primit un e-mail cu privire la o modificare a politicii companiei în ceea ce privește selectarea cafelei și ceaiului, care a fost de 350.
Știu - este importantă cafeaua. Dar dacă Lincoln a fost capabil să spună elocvent unei națiuni împărțite despre importanța umanității și a egalității în 271 de cuvinte, cred că ar trebui să fim capabili să trimitem e-mailuri legate de muncă, care sunt puțin mai scurte.
De nenumărate ori, ne este frică să fim informați în e-mailuri pentru că nu vrem să sunăm semnificativ sau pentru că credem că trebuie să oferim multe informații sau indicații pentru a ne înțelege. Și este corect. Dar cred că am fi cu toții de acord că mai puțin e-mailul ne-ar face viața de lucru mult mai ușoară. Și asta începe cu ca fiecare să fie mai puțin scurt.
Iată un ghid rapid și ușor de menținere a e-mailurilor scurte și dulci (fără să sune ca o prostie).
Tăiați puful
Primesc o mulțime de e-mailuri care încep cu puf. Și în timp ce, cu siguranță, este plăcut, poate fi și o pierdere de timp, mai ales dacă nu te cunosc cu adevărat sau dacă o să te văd într-o ședință la 16:00.
Cu alte cuvinte, nu trebuie să începeți fiecare e-mail spunându-le oamenilor că sperați să aibă un weekend bun. Dacă nu sunteți cu adevărat la contact cu cineva pentru a vă ridica, să presupunem că toți sperăm că toți au avut un weekend bun, așteaptă cu nerăbdare cel care urmează și, în general, se descurcă bine. Și apoi coborâți la afaceri.
Reduceți cuvinte suplimentare
Cu toții adăugăm cuvinte suplimentare la scrierea noastră din când în când, din mai multe motive. Îmbunătățește tranzițiile. Înmoaie limbajul dur. Uneori, ne face să sunăm mai deștepți.
Cu toate acestea, în e-mail, meseria dvs. nu este de a crea cea mai perfectă scrisoare din lume, ci de a comunica rapid și ușor. De fapt, vă provoc să eliminați orice cuvinte sau expresii care nu sunt absolut necesare.
Scoate următoarea frază dintr-un mesaj pe care l-am primit recent:
În acest moment, cred că ar avea foarte mult sens pentru noi toți să ne regrupăm asupra problemei și să propunem câteva puncte cheie pentru discuții în cadrul ședinței noastre în două săptămâni, care ne vor ajuta să ne apropiem de găsirea unei soluții care funcționează pentru toate părțile.
Care este punctul principal aici? Este greu de spus cu atâtea cuvinte suplimentare. O frază de genul „în acest moment în timp” nu adaugă nimic și, prin urmare, nu trebuie inclusă. De ce nu re-scrieți așa?
„Haideți să venim cu 2-3 puncte de discuție pe această temă înainte de următoarea noastră întâlnire.”
Toți cei de pe subiect știu despre ce vorbești, există un punct clar asupra propoziției și tocmai ai redus numărul de cuvinte cu aproximativ 70%.
Fii concis, nu confuz
Am avut cândva un șef care să-mi trimită e-mailuri scurte, criptice, care nu aveau sens. Primesc un e-mail la 8 dimineața, spunând doar următoarele:
„Gestionează primul lucru astăzi pe Facebook. -MJ“
Ce a vrut să spună prin mâner? Ce-i cu Facebook trebuie să fie gestionat? E-mailul meu m-a determinat să pun mai multe întrebări înapoi, la care trebuia să răspundă atunci. Deși e-mailul său inițial a fost scurt, am sfârșit prin a schimba mai multe e-mailuri și a irosit mai mult timp decât dacă ar fi inclus doar câteva informații pentru prima dată. Dacă ar fi adăugat încă câteva cuvinte, spuneți: „Manevrați răspunsurile utilizatorului Facebook în primul rând astăzi, deoarece am avut multe reclamații peste noapte”, am fi putut evita înainte și înapoi inutile.
A fi inteligent cu cuvintele tale și a fi scurt în execuția ta nu înseamnă doar să fii scurt. Asigurați-vă că sunteți în continuare clar cu mesajul dvs.
A recapitula
Înainte de a opri un e-mail, luați 30 de secunde în plus și citiți-l. Puneți-vă următoarele întrebări:
- Există un punct clar, ușor de înțeles către acest e-mail?
- Există ceva ce pot scoate, care nu se adaugă la punctul principal?
- Se poate simplifica ceva?
Cu cât te antrenezi mai mult pentru a-ți revizui scrisul, cu atât vei vedea că există domenii de îmbunătățit. Și, mai important, cu atât veți începe să efectuați automat aceste modificări în e-mailurile viitoare.
Un sfat final: introduceți e-mailurile într-un contor de cuvinte pentru a vedea câte cuvinte mediați în prezent pentru fiecare e-mail - vă poate șoca. Urmăriți progresul dvs. și vedeți cât de jos puteți merge.
