Lucrul într-un birou corporativ mare poate fi o binecuvântare și un blestem.
Pe de o parte, aveți la dispoziție tone de resurse - ajutor tehnic, echipe creative, mentori, o cameră de aprovizionare bine aprovizionată și orice altceva aveți nevoie doar de o comandă de achiziție.
Dar, pe de altă parte, birocrația unui cadru corporativ poate pune cu ușurință amprenta asupra noilor idei și poate încetini munca pe care trebuie să o realizați. Între politicile inutile, documentele interminabile și lipsa autorității de luare a deciziilor, puteți începe să vă întrebați dacă factorii de decizie corporativi încearcă în mod activ să vă îngreuneze munca.
Adevărul este că, probabil, nu vei putea să-ți scapi de o singură dată de compania ta de acest ridicol - er, birocrație - în curând. Dar, înfruntându-l fără probleme și tratându-l în mod corect, îl poți face mult mai puțin frustrant pentru tine și echipa ta.
După ce am petrecut câțiva ani în lumea corporatistă, iată care mi s-au părut cel mai frustrant - și cum am învățat să le fac față proactiv.
Problema: Lipsa de transparență
Cu excepția cazului în care vă aflați în suita C, este posibil să nu primiți multe informații despre deciziile de afaceri ale companiei dvs. Chiar dacă aveți un rol de supraveghere, veți fi probabil orbiți de anunțuri neașteptate, noi inițiative și schimbări de politici.
Ia-mi propriul birou: În urmă cu aproximativ o lună, patru dintre angajații din departamentul meu au fost chemați la o ședință în care au fost concediați - totul fără cunoștința mea prealabilă. În calitate de supraveghetor al acestora, m-am repezit la managerul meu pentru a întreba ce știa despre situație. S-a dovedit că nu știa că disponibilizările se întâmplau, pe ce informații se bazau și dacă mai aveau loc.
Același lucru s-a întâmplat și când compania noastră a fost achiziționată și fuzionată cu o altă companie. Schimbările de structură și de conducere au fost transmise numai anumitor departamente, lăsând restul angajaților să depindă de zvonuri până când informațiile au fost filtrate strategic.
Cum să se ocupe
În realitate, nu există nici o modalitate garantată de a obține o perspectivă asupra funcționării interne a companiei dvs. - dacă CEO nu dorește să știți, probabil că nu veți putea afla. Cu toate acestea, nu este rău să comunici în mod regulat cu supraveghetorul tău și să întrebi ce știe despre anumite situații. Am descoperit că, chiar dacă managerul meu nu-mi poate oferi multe specificații, pot obține informații ocazionale cu informații (care măcar îmi oferă o bucată din imaginea cea mare, chiar dacă nu pot vedea întregul lucru).
Cealaltă latură a confruntării cu o lipsă de cunoștințe (și frustrarea care vine odată cu aceasta) este să te concentrezi pe a fi agil în cadrul rolului tău. Cât de greu poate fi, dacă puteți învăța să acceptați schimbarea într-o manieră grațioasă și calmă (în loc să vă plângeți sau să întrebați în mod constant de ce lucrurile nu se pot întoarce la modul în care au fost înainte), veți avea o ajustare a timpului mult mai ușoară și luând modificările în pas.
Problema: Politici aparent inutile
Consultați manualul oricărei companii și veți găsi politică după politică cu privire la totul, de la comportamentul scontat la codul vestimentar până la luarea zilelor libere. În cea mai mare parte, probabil că nu vă puneți problema de ce aceste politici sunt necesare.
Adică, până când veți întâlni o regulă care specifică ceva absurd: De exemplu, PTO poate fi solicitat doar în pași de jumătate sau de zi întreagă, în loc de oră (și jumătate de oră? Uitați-l!) - deci aveți să folosească patru ore din acel timp prețios de vacanță pentru o programare la medic, în loc de doar unul. Sau regula care prevede că angajații pe oră nu își pot folosi telefoanele celulare pentru a text sau naviga pe internet chiar și atunci când stau în afara ceasului în timpul prânzului și pauzelor.
Pentru un birou plin de adulți care știu să-și facă treaba? Aceste politici par inutile și nedrepte.
Cum să se ocupe
Frustrant, după reguli, pot exista motive valabile pentru acestea. Am descoperit că mă ajută să le accept (și să le pun în aplicare) dacă sunt capabil să obțin mai multe informații despre aceste motive. Dacă, de exemplu, aflu că sistemul nostru PTO pur și simplu nu poate prelucra altceva decât cererile de patru sau opt ore, mă simt mai mulțumit decât să presupun că departamentul nostru de resurse umane vrea pur și simplu să ne oblige să ne folosim cât mai repede orele posibil. (Știu, de asemenea, având în vedere că acesta este singurul motiv al regulii, că poate fi posibil să-l îmbrățișezi - cum ar fi permis unei angajate să-și sară ora de prânz pentru a compensa programul de medic care a făcut-o târziu.)
Problema: Lipsa capacității de luare a deciziilor
Până nu vă aflați într-o poziție la nivel de director, nu aveți prea multe posibilități de a lua decizii în numele echipei, clienților sau chiar, chiar dumneavoastră.
De exemplu, funcția principală a echipei mele este de a configura software-ul clienților pentru a transmite cererile de asigurare în format electronic, dar recent am primit responsabilitatea de a răspunde la litigiile privind facturile. Așadar, clienții vor apela, irat că ar fi fost taxat de două ori mai mult decât ar fi trebuit. Am putea să cercetăm problema într-o oarecare măsură, deoarece am putea să ne conectăm de la distanță în sistemul lor.
Însă captura a fost, chiar dacă am constatat că factura a fost incorectă, nu am avut acces la contractul clientului, care a precizat ce sunt și nu suntem responsabili pentru plata. Chiar dacă s-a arătat că clientul merita un credit pentru plata în exces, nu am fost autorizați să-i acordăm acestuia sau ei. A trebuit să transferăm clientul într-un alt departament, apoi a trebuit să urcăm printre rânduri pentru a obține aprobarea. Pentru toți cei implicați a fost obositor și infuriant.
Indiferent de poziția în care lucrați, probabil veți experimenta și acest lucru. Este posibil să nu fiți autorizat să luați decizii, să schimbați procesele sau să ieșiți pe un membru pentru un client fără o aprobare corespunzătoare - ceea ce poate face pentru anumite situații inconfortabile.
Cum să se ocupe
Dacă știu dinainte că nu sunt persoana corectă pentru a face o schimbare sau pentru a da aprobarea pentru ceva, îmi place să dau dezvăluire completă din acest lucru. Așa că, atunci când vorbesc cu un client despre o factură, voi propune conversația explicând „Voi ajuta la cercetarea acestei probleme, dar pentru a corecta factura, va trebui să vă transfer la serviciul nostru pentru clienți departament, OK?
Stabilind așteptările corecte cu oricine este implicat, veți elimina frustrarea care ar fi apărut dacă ați aștepta până la sfârșitul conversației pentru a explica lipsa dvs. de autoritate.
Problema: documente interminabile și bandă roșie
În timp ce este posibil să aveți o listă de activități interminabile și o serie completă de proiecte, de fapt, progresul în ceea ce privește aceste elemente se dovedește a fi mai ușor decât spus. În loc să scufundați direct, trebuie mai întâi să creați un plan de proiect, în care să detaliați cine va trebui să implicați, cheltuielile pe care le veți suporta și un calendar prevăzut.
Pentru a primi feedback cu privire la aceasta, îl vei trimite prin e-mail șefului tău - și când nu auziți înapoi după o săptămână, veți trimite câteva mesaje de urmărire. Veți aștepta ca el sau ea să obțină aprobarea de la linia respectivă și abia atunci, săptămâni după ce „ați început” proiectul, veți putea de fapt să începeți.
Suna familiar? În medii de genul acesta, este greu - și incredibil de frustrant - să obții de fapt orice.
Cum să se ocupe
Din păcate, rezistența unui proces de aprobare existent, lung și obositor, așa cum ar fi, nu va face decât să dureze mai mult. Angajații mei, de exemplu, vin de multe ori la mine să se plângă de un anumit mod de a face lucrurile și, de fiecare dată, o să întreb: „Puteți documenta câteva exemple?” Până la urmă, acesta este singurul mod în care pot determina dacă se poate face o schimbare - și prezentați-o celor mai înalți, dacă da. Dacă angajații mei nu sunt pregătiți cu acele exemple, asta adaugă cel puțin o zi sau două la proces, dar dacă sunt gata, putem începe imediat.
Același lucru este valabil și pentru redactarea planurilor de proiect, completarea documentelor și elaborarea planurilor de proiect. Da, sunt o durere, dar dacă puteți anticipa nevoia pentru ei și începeți înainte de timp, veți începe cu capul (și veți evita frustrarea de a auzi șeful tău repetând: „Ați documentat asta? „). Sfat Pro: Încercați să creați șabloane reutilizabile pe care le puteți utiliza atunci când cereți aprobare, sugerați o schimbare sau prezentând o idee.
La sfârșitul zilei, regulile și politicile sunt acolo, deoarece fac posibil ca afacerile să funcționeze fără probleme. Pot fi frustrați, dar nu merg nicăieri. Dar ajustând modul în care te ocupi de birocrație, vei putea naviga mai ușor în ape - și vei face o mare diferență în viața ta de zi cu zi.
