Mult prea mulți clienți vin la mine într-o etapă „Nu mai pot să o iau” din cariera lor.
Luați-l pe Tricia, de exemplu, care a venit la mine descurajat de meseria ei și de incapacitatea ei de a-l gestiona. Muncea ore întregi - majoritatea petreceau ședințe la ședințe și se ocupau cu sute de e-mailuri - apoi se grăbeau în ultimul moment să termine campaniile de marketing, care păreau întotdeauna să se transforme în exerciții de incendiu.
Mentalitatea „mereu pornită” ajungea la ea. Și era gata să renunțe.
Am văzut imediat că Tricia lipsește cea mai esențială abilitate de muncă pe care cred că trebuie să o aibă fiecare angajat: stabilirea și managementul priorității. Adică, capacitatea de a identifica în mod clar prioritățile cele mai importante și de a vă concentra marea majoritate a energiei și timpului dumneavoastră asupra acelor lucruri.
Din păcate, deși vorbim adesea despre managementul timpului și productivitatea în birou, arta prioritizării este adesea pierdută. Drept urmare, mulți oameni ajung ca Tricia: epuizați, frustrați și arsi.
Dacă vă simțiți copleșiți de orele excesive și vă schimbați în mod constant la nivel de doză, iată câteva semne de poveste că ar putea fi nevoie să vă gestionați mai bine prioritățile - și câteva modalități ușoare de a reveni pe drumul cel bun.
Semn # 1: Credeți că totul este important
Dacă te uiți la lista ta de activități și vezi totul la fel de important, este ușor să devii copleșit de volumul de sarcini, mai degrabă decât de calitatea din munca ta. Dar ia în considerare acest lucru: Principiul Pareto sugerează că 20% din sarcinile tale produc 80% din rezultatele tale și asta înseamnă că o mică parte din munca ta zilnică merită majoritatea atenției tale.
În cazul lui Tricia, ea a acceptat fiecare invitație de întâlnire pe care a primit-o. Dar asta nu a însemnat că întâlnirile au meritat timpul ei sau au ajutat-o să își îndeplinească vreunul dintre obiectivele sale principale.
Soluție: Obțineți clar obiectivele și obiectivele dvs.
Lucrați cu managerul dvs. pentru a vă face o idee clară despre modul în care va fi evaluată performanța dvs. (de exemplu, veți fi analizați pe baza sumei în dolari pe care ați adus-o sau a nivelului de satisfacție al clienților dvs.). După ce veți avea un control mai bun asupra livrărilor dvs., le puteți descompune în obiectivele săptămânale.
De exemplu, dacă obiectivul tău final este să generezi noi venituri, atunci principalul tău accent ar trebui să fie urmărirea avantajelor pe care le-ai obținut la o expoziție comercială și crearea de relații cu clienții potențiali, nu să petreci ore în fiecare săptămână pentru a ajuta la planificarea următoarei expoziții.
Pe măsură ce luați decizii cu privire la muncă pe parcursul fiecărei zile, întrebați-vă: „Cum mă va apropia de obiectivele mele?” Dacă nu, pune-l jos și continuă.
Semnul 2: sunteți consumat de activitate, mai degrabă decât de realizări
Ai început vreodată cu o listă la începutul zilei, te-ai simțit ocupat toată ziua, dar ai lăsat senzația că nu ai făcut nimic? Frustrant, nu? Tricia era cu siguranță ocupată, dar nu reușea prea multe.
În realitate, probabil ați făcut multe lucruri cu prioritate redusă - cum ar fi să faceți clic pe e-mailuri neimportante, să stați la întâlniri ineficiente sau să faceți sarcini mici care să nu înainteze munca importantă înainte. Poate că ți-ai petrecut ziua în proiecte ajutându-ți șeful sau colaboratorii, dar fără să-ți faci singur munca.
Soluție: Faceți un plan zilnic și respectați-l
Creați un plan zilnic care începe cu programarea celei mai importante activități. Aceste activități prioritare devin primele fisuri în calendarul dvs., înainte să vă gândiți să faceți altceva.
Este foarte probabil să îndepliniți anumite sarcini atunci când realizați o anumită dată și ora de angajament pentru acestea. Dacă e-mailul este o distragere constantă, opriți-l și verificați-l doar la două sau trei ori specifice pe zi. (Când sunteți înrădăcinat în lucru și vă distrageți citind un e-mail, este nevoie de 64 de secunde pentru a vă recupera atenția. Gândiți-vă la asta: pierdeți mai mult de un minut de timp valabil pentru fiecare e-mail pe care îl citiți în mijlocul muncii importante!)
Semnul # 3: Când ajungi la munca importantă, te distragi
Auziți „ding-ul” continuu de e-mailuri, texte și mesaje instantanee și vă simțiți obligați să aruncați o privire. Te distrezi constant de apelul de sirena al social media. Procrastinarea te împiedică să începi și perfecționismul te împiedică să termini. Și credeți greșit că, prin multi-tasking, veți face mai mult în aceeași perioadă de timp. Suna familiar?
Într-o anumită măsură, multitasking-ul este inevitabil, dar amintiți-vă: chiar dacă puteți să vă restrângeți munca la cele mai importante sarcini, nu veți putea face progrese dacă nu vă puteți concentra suficient de mult pentru a le finaliza.
Soluție: Dezvoltați-vă abilitatea de a vă concentra
După ce îți dai seama cu privire la munca prioritară care trebuie realizată, învață cum să obții - și să rămâi - concentrat pe acele sarcini. Încercați aceste strategii speciale:
1. Schimbă-ți munca: folosește tehnica Pomodoro pentru a programa sloturi de timp de 25 de minute pentru a lucra la sarcini prioritare. Nu te uita până nu se termină timpul, apoi fă o pauză scurtă. Repetați de patru ori, apoi faceți o pauză mai lungă.
2. Lotează-ți munca: grupează sarcini similare în blocuri de timp din calendarul tău, astfel încât să te poți concentra pe un lucru și să-l realizezi. Activități precum procesarea e-mailului, returnarea apelurilor telefonice sau examinarea documentelor pot fi grupate și efectuate în loturi.
3. Opriți mai multe sarcini: La sfârșit, fiecare sarcină va dura mai mult - și veți compromite calitatea lucrării dvs. de a porni.
Pe măsură ce parcurgeți ziua, faceți verificări frecvente ale realității: opriți-vă fiecare oră și întrebați-vă rapid: a contribuit ultima oră la obiectivele mele cele mai importante? Dacă nu, promite să îmbunătățești următoarele 60 de minute și să începi din nou. Dacă faceți o verificare a realității în fiecare oră, nu veți lăsa niciodată o zi întreagă să se îndepărteze de tine.
În cele din urmă, urmăriți-vă succesul. Încheie fiecare zi cu o trecere în revistă a ceea ce ai realizat și cum te-a mutat către cele mai esențiale livrări. Acest lucru îl face mai ușor să-l lase pe celălalt - neesențial - să meargă lucrurile.
Când sunteți gata să preia controlul vieții de muncă, nu uitați că nu este vorba despre managementul timpului sau productivitate. Ideea nu este să o rezolvați pe toate - este să vă pregătiți cel mai important . Îmi place să țin cont de sfaturile lui Brian Tracy: „Nu este timpul pe care-l petreci lucrând în general, ci timpul pe care îl petreci lucrând la sarcini prioritare.”
