După cum probabil știți toți până acum, sunt un geek de e-mail imens. Fie că doriți să știți cum să vă organizați inbox-ul, să îl ștergeți în weekend sau să faceți o curățare completă pe primăvară, eu sunt dumneavoastră. Dar despre un lucru nu am vorbit încă: cum să abordăm e-mailurile individuale pe măsură ce intră.
Iată buzunarul. Cea mai bună modalitate de a prelua controlul asupra curierului de intrare este să luați o decizie cu privire la ce să faceți cu fiecare e-mail prima dată când îl vedeți, în loc să vă aruncați o privire și să promiteți să vă ocupați mai târziu. Aceasta are două avantaje: te asigură că inbox-ul tău nu se transformă într-o mizerie înghesuită în primul rând și îți economisește timp prin faptul că nu trebuie să te uiți la același e-mail mai mult decât o dată.
Suna greu, dar nu este - este nevoie doar de câteva planificări și câteva întrebări simple. Să începem.
Alegeți un timp
În primul rând, cu excepția cazului în care jobul tău necesită să răspunzi imediat la e-mailuri, îți recomand să parcurgi toate noile tale e-mailuri de câteva ori stabilite pe zi. Acest timp poate fi diferit în fiecare zi, trebuie doar să fie intenționat: de exemplu, astăzi mă voi lăsa deoparte de la 9-10 dimineața pentru a-mi trece inbox, apoi o să mă uit din nou la 4-5. Între timp, voi cerceta e-mailuri importante, dar ignor restul.
Știu că acest lucru este greu de făcut (și da, am știut să fac clic pe un GIF care se întoarce!), Dar dacă te respecți de acest program, vei descoperi că trecerea prin căsuța de e-mail este mult mai puțin copleșitoare. Ca să nu mai vorbim, veți avea parte de timp mare pentru a ajunge efectiv la munca reală.
Întrebați-vă asta
Următorul pas va fi prin căsuța de e-mail, citind fiecare e-mail unul câte unul și vă puneți această listă rapidă de întrebări pentru fiecare mesaj:
1. Am avut nevoie să primesc acest e-mail?
Știu că sun ca un record înregistrat, dar ar trebui să vă întrebați de fiecare dată asta. Este un memento bun să vă dezabonați, să vă filtrați și să vă eliminați de pe liste și buletine informative de care nu aveți nevoie. Reducerea pe e-mail este întotdeauna un câștig în cartea mea.
2. Trebuie să răspund la acest lucru?
Surprinzător, răspunsul nu este întotdeauna da. Dacă este un e-mail informativ sau un e-mail de grup care nu necesită răspunsul dvs., citiți-l, luați notă de orice informații utile, apoi arhivați-l sau arhivați-l.
3. Sunt persoana potrivită pentru a face acest lucru sau ar trebui să o predau?
Pe linii similare, amintiți-vă că nu trebuie să vă purtați sarcina de a face tot ceea ce vi se solicită. Știți ce vreau să spun: acele numere pe care le-ați obținut până când au angajat un analist junior, dar că șeful dvs. vă solicită în schimb, programarea călătoriilor care ar trebui să treacă într-un departament diferit, numărul pe care vi se cere să îl faceți chiar dacă nu este în fișa postului tău. Înmânează acele sarcini periferice persoanei potrivite și nu numai că îți vei șterge curierul, ci vei lăsa mai mult timp pentru a-ți face munca de bază.
4. Am nevoie de informații de la altcineva pentru a răspunde?
Dacă răspunsul de aici este da, întrebați persoana respectivă pentru informații, astfel încât să puteți muta e-mailul de pe placa dvs. Poate doriți să răspundeți lăsând expeditorului să știe că lucrați la acesta și să faceți o notă pentru a vă conecta cu persoana pe care o așteptați în câteva zile. Între timp, arhivați e-mailul sau folosiți Boomerang pentru a-l readuce în căsuța de e-mail la momentul potrivit.
5. Pot răspunde la e-mail chiar acum - în mai puțin de 5 minute?
Aici se ridică majoritatea oamenilor. Un număr bun de e-mailuri nu necesită informații suplimentare de la dvs. sau de la altcineva și le puteți răspunde destul de repede. Dacă acesta este cazul, răspundeți imediat la e-mail; te va economisi timpul de re-citire, procesare și gândire la el a doua oară. Bonus: cu cât răspundeți mai curând la un e-mail, cu atât este mai acceptabilă o răspunsare super scurtă.
6. Este urgent?
Din nefericire, urgența nu este din mâinile dvs., așa că dacă e-mailul este urgent, decideți dacă doriți să vă ocupați de aceasta chiar acum sau aveți grijă de ea atunci când ați terminat curățarea. Recomand pentru aceasta din urmă, întrucât îți vei împiedica puțin pasul dacă treceți de la a petrece câteva minute pe fiecare e-mail pentru a săpa într-o singură problemă.
Ocupați-vă de odihnă - conform condițiilor dvs.
Ce zici de restul? Dacă e-mailul are nevoie de mai mult de un răspuns de cinci minute și nu este urgent, decideți când este cel mai bun moment pentru a face față cu acesta.
De obicei, mă adresez la e-mailurile care necesită un răspuns scris îndelungat la sfârșitul mesajului de primire. Sau, dacă am o zi încărcată, îi pun pe Boomerang într-o zi în care cred că voi avea mai mult timp. Pentru mesajele care necesită mai multă muncă (punerea la punct a unui model, efectuarea unor modificări ale numărului Excel), am plasat acele sarcini pe lista mea de activități și le-am planificat pentru un bloc de timp care nu trimite prin e-mail în programul meu.
Sfat Pro: Pentru a face acest proces să meargă și mai repede, configurați-vă e-mailul astfel încât, după ce ați tratat un e-mail și l-ați depus sau l-ați șters, să fiți dus direct la următorul din inbox, în loc să reveniți la lista de e-mailuri. (Pentru Gmail, puteți face acest lucru prin opțiunea Auto-Advance în Google Labs.) Acest lucru vă va asigura că veți trece prin toate e-mailurile dvs. în loc să petreceți timp pentru a decide ce mesaj să acordați atenție următorului!
