Există o mulțime de asistenți administrativi talentați. Am întâlnit multe persoane, atât de sex masculin, cât și de sex feminin, care au făcut cariere ca asistenți executivi, manageri de birouri sau coordonatori administrativi, cultivându-și talentele de planificare a evenimentelor, management de proiect și concierge de clienți într-o carieră bine plătită. Acest tip de muncă este important și menține afacerile în funcțiune.
Totuși, nu sunt asistent administrativ - și nici nu sunt foarte talentat în special în aceste sarcini administrative. Sunt excelent cu clienții, dar când vine vorba de coordonarea călătoriilor și a transportului mai multor persoane, nu sunt fata ta. Sunt prietenoasă, dar vocea mea, asemănătoare cu cea a unui copil de 10 ani, nu se împrumută la o conduită de telefon profesional. Nu știu în mod natural câte kilograme de salată de cartofi pentru a comanda un prânz de 20 de persoane. De fapt, nu am planificat niciodată o petrecere mare - mama mi-a planificat întreaga nuntă.
Și totuși, de multe ori, s-a presupus că aș prelua sarcini administrative la serviciu - luând note, comandând prânzul, făcând copii - pentru că sunt singura femeie implicată într-un proiect. Multe femei profesioniste au împărtășit experiențe similare cu mine. De fapt, un fost coleg din industria editorială și mass-media mi-a spus recent că colegii ei de sex masculin au dat dreptate că va trimite invitații de calendar, va rezerva săli de ședințe și va lua note pentru un proiect trans-departamental. Este director principal și are o experiență de peste 15 ani, la egalitate sau care o depășește pe cea a colegilor ei.
Ceea ce este și mai neliniștitor este presupunerea că femeile sunt oarecum mai echipate să facă aceste lucruri decât omologii lor bărbați. Cu toate că am făcut atât de multe progrese, unii (deși, bineînțeles, nu toți) dintre colegii noștri mai mari de sex masculin nu pot părea să zdruncine credința că noi gălățenii sunt doar mai buni în a lua notite și a trimite invitații.
Ezit să scriu o piesă „cum să” despre gestionarea acestei situații, deoarece responsabilitatea inversării tradițiilor culturale nu ar trebui să se încadreze doar pe un singur gen. Dar, dacă sunteți ca mine, aveți de lucru (munca efectivă, munca pe care o plătiți să o faceți) și trebuie să încercați această problemă în mugur, așa cum se întâmplă. Deci, recunoscând că acestea sunt soluții pe termen scurt pentru o problemă care va dura mai mult de câteva zile lucrătoare pentru a corecta, iată ce a funcționat pentru mine.
1. Întrebați-vă: este un moment „Toate mâinile pe punte” sau este inadecvat?
Nu mă deranjează să arunc în timpul unei situații „toate mâinile pe punte”. De exemplu, lucrez în prezent pentru o întreprindere mică și, ca urmare a mărimii și bugetului companiei, mi-am asumat responsabilități legate de operațiuni, finanțe și resurse umane care, în mod normal, nu ar fi solicitate cuiva de marketing. Nu consider aceste responsabilități suplimentare necorespunzătoare, ci mai degrabă așezarea terenului în lumea de start.
Dacă, pe de altă parte, descoperiți că membrii echipei dvs. vă solicită în mod repetat (în loc de alți profesioniști cu aceeași capacitate, și mai ales în locul colegilor de sex masculin), să aveți grijă de sarcini administrative care nu au legătură cu poziția dvs. sau luând prânzul - treceți la numărul 2.
2. Nu stabiliți un precedent
Într-una din primele mele poziții din școala absolvită, m-am oferit să iau prânzul pentru șefa mea în prima zi. Încercam să fiu drăguț, dar am știut, fără să știu, un precedent periculos: Ulterior, el mi-a cerut să-l duc la prânz tot timpul.
Nu este nimic greșit în a fi prietenos și de ajutor, dar există o mulțime de moduri de a exprima disponibilitatea de a merge peste și dincolo de apelul datoriei, în afară de a rula erori personale sau de a sări când cineva are nevoie de ceva FedExed. Aflați din greșeala mea și gândiți-vă mult și greu înainte de a merge pe această cale.
De fapt, puteți stabili și precedentul pe care nu îl veți face: Dacă sunteți într-o echipă de proiect care nu are încadrată o persoană administrativă, luați timp în timpul ședinței de planificare inițială pentru a aborda direct cine va aveți grijă de organizarea de întâlniri, de obținerea documentelor tipărite etc. Recomandă din prim-plan ca aceste sarcini să fie împărțite între toți sau ca membrii echipei să alterneze.
3. Învață-i cum să pescuiești
Scopul voluntariatului pentru finalizarea sarcinilor administrative ar trebui să fie să-ți arăți disponibilitatea de a colabora și de a finaliza munca, nu de a arăta că vei face doar treabă pentru alte persoane. Cu asta în minte, dacă descoperiți că colegii vă solicită în mod repetat să scanați, să trimiteți fax, să copiați sau să programați ședințele, spuneți pur și simplu: „Permiteți-mi să vă arăt cum să faceți acest lucru, astfel încât să nu fiți în continuare să mă întrebați. Este foarte ușor. ”Și apoi parcurgeți-le prin proces.
Acest lucru va descuraja amândoi persoana să ceară din nou această favoare și va diminua sentimentul prost al „Sunt doar atât de neajutorat și de rău cu tehnologia, nu este atât de drăguț?” Care însoțește adesea aceste solicitări. Amândoi știm că sarcini ca acestea nu necesită puteri magice, doar câteva minute. Și vorbind despre timp:
4. Ridicați-vă pentru timpul dvs. valoros
Dacă un coleg vă solicită să copiați și să grupați o grămadă de documente de 40 de pagini, acesta vă cere să dedicați timp unei sarcini pe care mulți o pot face în loc să lucreze la proiectele dvs. reale, pe care, probabil, numai voi le puteți face.
Activitățile clericale sunt important, dar asta nu înseamnă că trebuie să aveți grijă de ei zi de zi. Aveți de făcut o altă treabă și, dacă vă puteți îndepărta de timp, acest lucru poate avea efecte negative. Dacă performanța dvs. suferă pentru că ați petrecut prea mult timp pentru sarcini administrative, managerul dvs. va vedea acest lucru ca o incapacitate de a da prioritate eficientă. Ați putea, de asemenea, să trimiteți un mesaj potrivit căruia preferați de fapt operațiunile legate de operații. Amintiți-vă, în schimb, că orice responsabilități „opționale” ar trebui să fie oportunități de a vă demonstra abilitățile, de a vă dezvolta profesional sau de a arăta managerului dvs. că vă gândiți în mod conștient la viitorul dvs. cu compania.
Nu pot sublinia suficient că nu există nimic demean în ceea ce privește activitatea administrativă. Dar dacă nu sunteți într-un rol administrativ, nu există niciun motiv pentru care colegii dvs. ar trebui să solicite sau să presupună că sunteți administratorul implicit doar pentru că sunteți singura femeie din sala de conferințe. Ridicați-vă pentru voi și reveniți la muncă.
