Ce este cu un nume? de ce contează de fapt numirea și organizarea fișierelor

Când i-am gestionat pe ceilalți, îmi amintesc că am stat cu răbdare în timp ce un analist din echipa mea a încercat să găsească un document de care aveam nevoie pe computerul ei. Când - cinci minute mai târziu - mi-a spus că nu o poate găsi și îmi va trimite un email imediat ce a găsit fișierul, mi-a lăsat o impresie cu adevărat slabă (și m-a făcut să mă întreb ce alte bile ar putea arunca. ).

Așadar, luați-o de la mine: în timp ce numele și organizarea fișierelor și folderelor este posibil să nu fie cel mai sexy subiect pe care l-am abordat (spune femeia care v-a adus sfaturi de buget și Excel), vă promit, este unul important. Nu numai că un sistem de stocare online eficientizat îți va face viața mai ușoară și te va economisi mult timp, ci te va face să pară mai organizat și pe deasupra lucrurilor tale către șeful și colegii tăi. Iată ghidul tău de a trăi.

1. Desktopul tău este biroul tău virtual

Știi cum oamenii îți spun să păstrezi biroul suficient de clar încât șeful tău să nu creadă că ești un slob? Acest lucru este valabil și pentru desktopul computerului. Este locul pentru a pune fișierele la care lucrați săptămâna aceasta, nu locul în care ar trebui să glisați fiecare atașament primit.

Vă recomand să împărțiți desktopul în cât mai puține foldere. Puneți unul pentru fiecare proiect mare la care lucrați în prezent, precum și folderul dvs. de lucru principal, unde puteți accesa cu ușurință orice altceva. Dacă încă nu, setați desktopul pe o grilă (astfel încât pictogramele dvs. nu se suprapun niciodată) și descoperiți marea bucurie a comenzilor rapide.

Dacă aveți nevoie de ajutor suplimentar pentru a aduce structura pe ecranul de domiciliu, încercați aplicații de organizare pe desktop, cum ar fi Clean sau DragThing pe Mac-uri sau Garduri pe PC-uri.

2. Dosarele ar trebui să aibă o strategie

Am observat că majoritatea oamenilor sunt peste folder sau sub-folder, dar puțini o înțeleg. Cum să știi unde cazi? Uitați-vă la unele dintre cele mai comune sau utilizate recent foldere și numărați documentele din ele. Dacă există zeci și zeci de fișiere, probabil puteți utiliza o structură puțin mai mare; întrucât, dacă aveți doar un document în Fișierele de lucru> Clientul A> 2012> Noiembrie> Raportul de vânzări , sunteți cu siguranță un consumator excesiv cronic.

Iată câteva reguli pe care încerc să le respect:

Stocați tipuri de fișiere similare: Aveți un folder Imagini client sau Modele financiare face ușor de știut unde să puneți (și să găsiți) fișiere de același tip.

Fii consecvent: de exemplu, organizează-te după client, după proiect sau după dată, și structurează-ți toate sub-folderele în același mod pe toate planșele. Încercați să vă organizați folderele astfel încât dacă altcineva a navigat prin ele, ar fi ușor și intuitiv să le urmeze fără a avea nevoie de direcția dvs.

Mențineți scurt numele: numele lungi sunt mai greu de citit și mai greu de curățat atunci când scanați folderul pentru un fișier. Acestea fiind spuse, utilizați doar abrevierile pe care le veți aminti mai târziu și le puteți căuta cu ușurință (de exemplu, „Nov” pentru lucrările „Noiembrie” - „EvntPlnng” pentru „Planificarea evenimentelor” nu).

3. Numele fișierelor au un scop

Când numești un fișier, alege o frază care înseamnă ceva. Dacă primesc un atașament numit DSC1045.jpg sau Draft Idea.doc , nu am nicio cale ușoară de a ști despre ce este vorba sau, mai important, de a-l căuta mai târziu. Un test bun: imaginați-vă că găsiți fișierul pe desktop după câteva luni. Ai putea cu ușurință să spui ce este? Dacă nu, redenumiți.

Pentru documentele pe care le creați în mod regulat, cum ar fi note pentru ședințele lunare ale consiliului de administrație, poate fi mai ușor să distingiți documentele în funcție de data întâlnirii și nu de subiect. Nu folosiți niciodată Luna-Zi-An, deoarece va sorta mai întâi după lună, apoi după zi, urmată de an. În schimb, utilizați Data-lună-dată (cu luna în număr), astfel încât să puteți sorta cu ușurință cronologic. De exemplu: Utilizați 2012-10-27 Board Presentation.pdf în loc de Oct27-12 Board Presentation.pdf sau 27-10-2012 Board Presentation.pdf . Vă va economisi tone de timp atunci când navigați și căutați mai târziu.

4. Control versiune, Control versiune, Control versiune

Dacă vă amintiți ceva despre denumirea fișierului, lăsați-l să fie controlul versiunii. Acesta este ușor. Când creați un document pentru prima dată, acesta ar trebui să se termine cu v1. De exemplu, aș numi o propunere: ClientA Proposition_v1.ppt . De fiecare dată când salvați modificările și le trimiteți clienților sau colegilor, actualizați-l la versiunea 2, 3, 4 și așa mai departe. Odată ce documentul este finalizat, veți dori să salvați ClientA Proposition_vf.ppt sau ClientA Propunere_final.ppt pentru acces ușor ulterior. Pentru că nu este nimic mai rău decât să ne întrebăm dacă a existat o versiune 14 sau dacă versiunea 13 a fost cu adevărat cea finală.